Для этого необходимо обратить внимание на действующие нормативные акты, регулирующие порядок и правила проведения резидентами и нерезидентами кассовых операций в иностранной валюте.
Центральный банк РФ разработал Положение от 5 января 1998 г. № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", которое утверждено Советом директоров ЦБ РФ 19 декабря 1997 г. (протокол № 47) и вступило в силу с 1 января 1998 г. Наряду с этим продолжает действовать "Порядок ведения. кассовых операций в Российской Федерации", утвержденный Советом директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.
В соответствии с п.23 "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", каждое предприятие может вести только одну кассовую книгу. Этим нормативным документом не предусмотрено никаких исключений и специальных правил для учета валютных средств, т.е. существующими нормативными документами предусматривается ведение одной кассовой книги для отражения операций движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте.
Прием наличных денег кассой и выдача их из кассы производится по приходным и расходным ордерам или по правильно оформленным другим документам (расчетно-платежным, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим) с оттиском на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера, подписанным руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это.
В соответствии с п.2 ст.11 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной валюте должен вестись в рублях на основании перерасчета иностранной валюты по курсу Центрального Банка РФ на дату совершения операции. Пересчет иностранной валюты в рубли производится согласно Положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006). В Положении отмечено, что датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Согласно ПБУ 3/2006 в регистрах бухгалтерского учета по счетам имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, запись производится одновременно в валюте расчетов платежей и в рублях. В связи с этим в отчете кассира (второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами) должна проставляться одновременно сумма в иностранной валюте и в рублях.
В приходных и расходных кассовых ордерах сумма в иностранной валюте указывается в графе "сумма". При этом по строке "сумма прописью" должна быть указана одновременно сумма рублевого эквивалента по курсу Центрального Банка РФ на дату совершения операции. И эта сумма служит основанием для того, чтобы кассир сделал запись в рублях в кассовой книге в графе "приход" или "расход".
Наряду с этим необходимо вести регистры аналитического учета по каждому виду иностранной валюты, проходящей по кассе. Такие регистры могут вестись в виде реестров, карточек либо иметь такой же вид, как страницы кассовой книги.
Для обособленного синтетического учета движения наличной иностранной валюты к счету 50 "Касса" открывают субсчет "Касса в иностранной валюте в Российской Федерации".
При нахождении иностранной валюты в кассе может изменяться курс валюты, в связи с чем возникает необходимость пересчета валюты по изменившемуся курсу с определением курсовой разницы. В случаях, когда записи в кассовой книге за несколько дней произведены по разным курсам, остаток по кассовой книге не будет соответствовать реальному остатку денежных средств в кассе. Именно это обстоятельство обусловливает необходимость производить дополнительные записи в кассовой книге, связанные с отражением курсовых разниц. Пересчет стоимости денежных знаков в кассе может производиться по мере изменения курсов иностранных валют. Отражение курсовой разницы следует оформлять мемориальными ордерами или бухгалтерской справкой. В случае роста курса валюты кассир на основании мемориального ордера делает запись в кассовой книге в графе "приход", а при падении курса - в графе "расход". При этом мемориальные ордера подшиваются к отчету кассира вместе с другими приходными и расходными документами и сдаются в бухгалтерию, где в отчете кассира определяют корреспонденцию счетов в общеустановленном порядке:
Дт 50 "Касса", Кт 91 "Прочие доходы и расходы" - при росте курса иностранной валюты;
Дт 91, Кт 50 - при падении курса иностранной валюты.
При этом следует иметь в виду, что отражения в бухгалтерском учете операций по переоценке в кассовой книге можно избежать за счет выдачи наличной иностранной валюты из кассы подотчетным лицам в день поступления валюты из банка, а также сдачи в банк наличной валюты в день ее возврата подотчетными лицами.
За нарушения порядка ведения валютных операций на руководителей совместных предприятий в соответствии с установленным законодательством РФ налагаются административные штрафы в пятидесятикратном размере минимальной месячной оплаты труда.
Должностные лица юридических лиц резидентов и нерезидентов, физические лица, виновные в нарушении валютного законодательства, также несут уголовную, административную и гражданско-правовую ответственность согласно законодательству Российской Федерации.
В мировой практике широкое распространение получили расчеты банковскими картами, которые внедряются уже и в России.
С этой целью Центральный банк РФ принял Положение от 24 декабря 2004 г. № 266-П об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт.
Данное Положение разработано в соответствии с ГК РФ, Федеральными законами "О Центральном банке Российской Федерации (Банк России)", "О банках и банковской деятельности", а также Законом РФ "О валютном регулировании и валютном контроле" и другими нормативными актами.
Банковская карта - это средство для составления расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента. Эмиссия банковских карт для физических и юридических лиц на территории России осуществляется кредитными организациями - резидентами, имеющими соответствующую лицензию.
Кредитная организация-эмитент заключает договор с клиентами на выдачу им банковской карты.
Юридическим лицам, в том числе совместным предприятиям, выдаются банковские карты:
а) расчетная корпоративная карта, держатель которой (уполномоченный юридическим лицом) может распоряжаться денежными средствами в пределах расходного лимита;
б) кредитная корпоративная карта, держатель которой (уполномоченный юридическим лицом) может распоряжаться денежными средствами в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом согласно договору с клиентом.
Расчеты пластиковыми картами имеют значительные преимущества по сравнению с другими формами расчетов:
во-первых, исключаются сложности с покупкой и вывозом за границу наличной иностранной валюты;
во-вторых, это удобство и быстрота расчетов;
в-третьих, возможность получения товаров (услуг) до поступления денежных средств поставщику;
в-четвертых, запрещается использование наличной иностранной валюты, выданной для оплаты командировочных расходов, на иные цели.
Корпоративные карточные счета по действующему плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий на территории России относятся к специальным счетам в банках, и в этой связи учет средств, перечисленных на специальный карточный счет, следует вести на субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".
Как правило, держателями корпоративных пластиковых карт являются один или несколько сотрудников совместного предприятия.
С помощью банковских карт юридические лица-резиденты в случае необходимости могут осуществлять безналичные операции на предприятиях, реализующих товары и услуги, и операции по получению наличных денежных средств, а именно:
оплатить в пределах Российской Федерации в рублях в безналичном порядке расходы, связанные с командированием работников юридического лица;
осуществить безналичные операции в рублях на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица;
произвести безналичную оплату в рублях представительских расходов на территории России;
произвести в иностранном государстве безналичную оплату в иностранной валюте расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц;
осуществить безналичную оплату в иностранной валюте представительских расходов за пределами Российской Федерации;
получить наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
Для расчетов при совершении указанных операций в иностранной валюте допускается списание средств со счетов юридических лиц в рублях. При этом иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов в иностранной валюте, на текущий счет клиента не зачисляется. При осуществлении валютных операций с использованием банковских карт должно соблюдаться валютное законодательство, и при учете необходимо руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006).