СП для использования пластиковых карт заключает договор с банком-эмитентом, который открывает специальный счет. Количество держателей пластиковых карт согласовывается между руководством СП и обслуживающим банком. При этом сотрудник, получивший на основании приказа пластиковую карту, считается подотчетным лицом и обязан отчитаться в установленном порядке по мере расходования средств. Расчетными документами, сопровождающими сделку по пластиковой карте, являются слипы (документы о расходах по карте) с приложением квитанций, товарных чеков на получение соответствующих услуг, товаров. В конце каждого месяца производится переоценка валютного остатка по карточному счету в общеустановленном порядке. В бухгалтерии операции с использованием банковских карт можно отразить в учете следующим образом:
а) открывается специальный карточный счет, и на него зачисляются денежные средства для обеспечения банковской карты:
Дт 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кт 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета", субсчет "Текущий валютный счет" или 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";
б) на основании поступивших выписок и представленного авансового отчета о расходе средств по пластиковой карте делается запись:
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Кт 55, субсчет "Специальный карточный счет";
в) отражается возникшая курсовая разница: Дт 55 "Специальный карточный счет", Кт 91 "Прочие доходы и расходы"; или Дт 91 "Прочие доходы и расходы", Кт 55, субсчет "Специальный карточный счет";
г) на основании утвержденного авансового отчета подотчетного лица должны быть отнесены затраты на расходы: Дт 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" или 97 "Расходы будущих периодов", Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Зарубежной командировкой считается поездка сотрудника по приказу руководства за границу России. Командировки подразделяются на:
краткосрочные - продолжительностью до 40 дней, не считая времени нахождения в пути;
длительные - продолжительностью от 40 дней и до одного года, не считая времени в пути.
Различают зарубежные командировки в страны СНГ (ближнее зарубежье) и страны, не входящие в состав СНГ (дальнее зарубежье).
Для командирования в страны СНГ командировки оформляются аналогично оформлению командировки на территории РФ: издается приказ с указанием фамилии, инициалов командируемого, его должности, а также цели, места и срока командировки; выписывается командировочное удостоверение в соответствии с требованиями нормативных документов.
При командировках в страны дальнего зарубежья (в том числе в страны Прибалтики) на командируемого оформляется только приказ, а командировочное удостоверение не оформляется, не требуется и проставление отметок о его прибытии в место командировки.
Дни пребывания в командировке определяются:
при командировании сотрудников в страны дальнего зарубежья - по отметкам таможни в загранпаспорте;
при командировании сотрудников в страны СНГ - по отметкам в командировочном удостоверении (если пунктов назначения несколько, то отметки о прибытии и выбытии должны быть сделаны в каждом из этих пунктов).
При зарубежных командировках сотрудников возникают расходы:
а) по проезду к месту командирования работника и обратно, провозу багажа;
б) по найму жилого помещения;
в) по суточным расходам за каждый день нахождения сотрудника в командировке согласно установленным нормам;
г) по представительским расходам;
д) по покупке в банке иностранной валюты или обмену чека на наличную иностранную валюту;
е) по получению визы (если страна является безвизовой, то расходы по уплате въездной пошлины);
ж) по получению загранпаспорта (если работник не имел загранпаспорта);
з) по прописке загранпаспорта (если это необходимо в стране командировки).
Все расходы по загранкомандировкам регламентируются:
ТК РФ (ст.168);
НК РФ (ст.217);
приказом Минфина РФ от 6 июля 2001 г. № 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации";
приказом Минфина РФ от 11 июля 2001 г. № 51н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран";
постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет федерального бюджета".
В соответствии с указанными положениями все расходы, связанные с командировками (в том числе свыше установленных норм) полностью включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), но при расчете налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль сверхнормативные командировочные расходы увеличивают эту налогооблагаемую базу л участвуют в расчете соответствующих налогов, т.е. налогооблагаемая база корректируется на сумму сверхнормативных командировочных расходов.
Существуют различные варианты финансирования зарубежных командировок, наиболее распространенный из которых - выдача командируемому аванса (подотчетной суммы) в рублях или иностранной валюте до начала поездки. Другим вариантом является совершение зарубежной поездки за счет имеющихся у командируемого наличных денег или банковских (пластиковых) карт (собственных или служебных). При этом варианте возмещение расходов производится после предъявления авансового отчета и получения из банка подтверждающих сумм расходов, списанных со служебной пластиковой карты.
Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" открываются субсчета: 1 - "Расчеты с подотчетными лицами в рублях"; 2 - "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте". Иногда могут открываться субсчета для каждого вида иностранной валюты. На субсчетах может быть отражена конвертация валюты, произведенная подотчетным лицом до или во время командировки.
При выдаче наличной иностранной валюты из кассы делается запись:
Дт 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте",
Кт 50-2 "Касса в иностранной валюте".
Подотчетные лица должны представлять в бухгалтерию авансовые отчеты о произведенных расходах не позднее трех рабочих дней по окончании командировки. Этот срок определяется исходя из того, что за это время, согласно порядку ведения кассовых операций, должны быть возвращены в кассу неизрасходованные деньги. При задержке авансового отчета подотчетным лицом по истечении установленного срока все суммы, по которым не предъявлено документальное подтверждение расходов по командировке, подлежат включению в совокупный годовой доход этого сотрудника с исчислением из него налога.
При определении норм командировочных расходов и корреспонденции счетов целесообразно произвести следующие действия:
1. Определить суммы расхода в пределах нормы и сверх установленных государственных норм.
2. Отнести их в рублевом эквиваленте на соответствующие счета.
3. Исчислить сумму НДФЛ, подлежащего взысканию с командируемого из суммы сверхнормативных расходов - суточных.
4. На суточные, выплаченные сверх установленных норм, начислить единый социальный налог (ЕСН). При этом следует учитывать определенные особенности, которые влияют на расходы по загранкомандировкам. Так, день пересечения границы при следовании в командировку относится к оплачиваемым в иностранной валюте, при возвращении - в рублях. При обеспечении бесплатным питанием во время командировки суточные выплачиваются в размере 30 процентов от установленных норм. В случаях выезда в командировку и возвращения из нее в один и тот же день суточные выплачиваются в размере 50 процентов установленной нормы.
Если принимающая сторона помимо питания обеспечивает командируемого средствами на личные нужды, направляющая сторона суточные не выплачивает.
При командировках в страны СНГ возмещение расходов производится по нормам, установленным для этих стран, а при транзитном их проезде началом зарубежной командировки считается пересечение границы СНГ.
В случаях командировки по нескольким странам применяются нормативы расходов, установленные в разных валютах. Пересчет разных валют в доллары США производится по справкам, выданным в пунктах, где производился обмен долларов на местную валюту.
При проверке гостиничных счетов следует иметь в виду, что за рубежом отели представляют комплекс услуг, которые включаются в общую стоимость счета. В связи с этим расходы на питание, квартирное и буфетное обслуживание при оплате из счетов исключаются, так как эти расходы оплачиваются из суточных.
При командировках в дальнее зарубежье в связи с отсутствием командировочных удостоверений, отметок о выбытии и прибытии важным моментом проверки отчета становится дата начала и окончания командировки. Для этого отдел кадров составляет справку на основе документальных данных, проездных документов и отметок в загранпаспорте. В случаях выезда (вылета) командируемого из какого-либо города России за рубеж (с выездом-вылетом его) из Москвы, его зарубежная командировка считается с момента вылета из Москвы, а время проезда внутри России считается внутрироссийской командировкой. Возврат наличных денег производится в валюте и в рублях по официальному курсу на дату возврата. Удержание из заработной платы командировочных расходов производится по официальному курсу последнего дня месяца, в котором производится удержание. Документально подтвержденные расходы сверх норм по оплате проживания не облагаются НДФЛ, на них не начисляется ЕСН.