УПРАВЛЕНИЕ ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ ОБРАЗОВАНИЮ
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
ТЕМА: ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ. ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ
ВЫПОЛНИЛА
СЫТИНА ЛЮДМИЛА АНАТОЛЬЕВНА
г. Пенза
1998
Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлённымипредметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следуетучитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач,значительными различиями в них по степени трудности,необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.
Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение напрактике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.
Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных качеств у людей различив, многое здесь определяется и индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы.
Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзывчивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.
Все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.
В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.
На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
Если документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).
Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.
Для сокращения времени печатания документов применяются табулирование.
ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.
Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите "подпись", гриф согласования, заверительную надпись "верно" дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "примечание" и "основание" также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов "приложение" и "основание", "примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.
1-е положение табулятора используют для обозначения начала абзацев в тексте.
2,3 и 7-е положение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами и составлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.
От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат", номер страницы многостраничного документа.
От 5-го положения табулятора печатают реквизиты "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу", а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.
От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения" должностным лицом, во втором ряду "грифа утверждения" - отметки о заверении копии.
Перед печатанием того или иного документа на пишущей машине устанавливают только те стандартные положения табулятора, которые необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.
ГОСТ 6.38 - 72 устанавливает также правила установки числа межстрочных интервалов при оформлении различных реквизитов документов.
При оформлении многострочных реквизитов следует использовать строки максимальной длины в пределах размеров, допускаемых ГОСТ 6.39 - 72, например:
Заместителю директора ВНИИКИ
по научной работе
Иванову 0.Л.
103001, Москва, К-1, ул. Мира, 4
При наименовании должности в реквизите "подпись":
Начальник Управления труда
и заработной платы А.С. Смирнов
В последнем примере при оформлении реквизита, для которого стандартом установлено только его начало, общая длина реквизитов принята такой, чтобы осталось достаточно места для других частей реквизита: "подпись", "личная подпись", "расшифровка подписи".
Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.