Содержание
Введение
1. Основы делопроизводства
1.1 Понятие делопроизводства
1.2 Компоненты делопроизводства
1.3 Документ
2. Нормативно-методическая основа делопроизводства
2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства
2.2 Регулирование вопросов делопроизводства
3. Классификация документов
3.1 Понятие классификации документов
3.2 Виды классификации
3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме
Заключение
Списокиспользованной литературы
Первоначально термин "делопроизводство" появился в устной речи (предположительно в XVII в) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - т.е. решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Термин "документ" появился в России в XVIII в. и означал "способ доказательства".
В сфере туризма важное значение имеет организационно-правовая, распорядительная и нормативно-методическая документация по организации документационного обеспечения предприятий сферы туризма (уставы, положения, инструкции, правила и т.п.), регламентирующая организационно-функциональную структуру и организацию деятельности, задачи и функции, компетенцию, права и ответственность руководителей и специалистов. К ней примыкает специальная документация оперативного назначения, относящаяся к организации и правовому регулированию взаимоотношений туристов и предприятий сферы туризма; документация по совершенствованию системы документационного обеспечения и информатизации процессов управления и всей деятельности предприятий сферы туризма, которую необходимо учитывать при выработке стратегии дальнейшего развития документационного обеспечения.
Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.
Цель работы: изучение организации современного делопроизводства в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.
Задачи: характеристика понятия "делопроизводство"; знакомство с нормативно-методической основы делопроизводства; изучение классификации документов.
Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Общий объем работы ___ страниц.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.
Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.
Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.
От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.)
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
документирования;
организации работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:
общеизвестных принципов обработки документов;
приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
сложившихся национальных традиций работы с документами;
установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
Документ обеспечивает:
закрепление информации;
сбор информации;
обработку информации;
передачу информации;
использование информации;
хранение информации.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к они:
отражают деятельность организации;
на их основе принимаются управленческие решения;
являются главным аргументом в спорных ситуациях;
являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
учет - с написанием различных отчетов;
планирование - с составлением планов;
инструктирование - с разработкой методик, инструкций;
руководство - с изданием приказов, распоряжений.
Документ может быть:
носителем информации (в сфере информационных технологий);
средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).
К основным функциям документовможно отнести: