Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов, которые начинаются словами: «учитывая...», «считая...», «принимая во внимание...», «рассмотрев...», «руководствуясь...» и т. д.
Если письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания предприятия-автора — информация о нем уже имеется на самом бланке.
Составители, кроме текста документа, должны сформулировать заголовок письма, указать адрес, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона.
Письма, отправляемые из учреждений, подразделяются на 2 группы:
1. инициативные
2. ответные.
Если письмо является ответным, то составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится на бланк при окончании оформления письма.
2.1.1 СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Это часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допускается только в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.
Начинается такое письмо словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т. п., далее указываются заголовки и поиск, признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
Например:
Направляем Вам на рецензию отчет о проделанной работе. Отзыв просим представить до 12.07.2005.
Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не составляется.
2.1.2 ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ
В таких письмах адресату предлагают принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Письма-приглашения могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Например:
ООО «Параллель» 23 июля 2005 года проводит семинар. Просим Вас принять участие и высказать свои предложения по рассматриваемым вопросам.
Семинар состоится в помещении ДК ХЭМЗ по адресу: пр-т Московский, 75.
Начало в 14.30.
Председатель учебно-воспитательного отдела (подпись) Ю. Ю. Юрьев
2.1.3 ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
В таком письме сообщается адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем рекламируется деятельность какой-либо организации, выпуск продукции, издание литературы.
Например:
Издательство «Спутник» предлагает Вашему вниманию книгу из серии «Библиотека фантастики» — «Война миров», выпущенную в этом году.
Книгу можно приобрести по адресу: ул. Строителей, 105, г. Харьков, либо заказать по почте, прислав открытку по адресу: Харьков-105, а/я 2369.
Заказанные книги высылаются наложенным платежом.
Ждем Ваших заказов.
2.1.4 РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО
Это письмо является разновидностью информационного письма, направляемого конкретному адресату, и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.
Его цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.
В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.
2.1.5 ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ
Письмо по своему стилю близко к форме письма-приглашения и информационного письма. Составляется письмо-извещение для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.
Начинается словами «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т. п., далее излагаются какие-либо факты.
Например:
Сообщаем Вам, что для продолжения в 2005 году научных исследований Вам выделяется 20 тыс. грн., в том числе 2 тыс. грн. на командировочные расходы. План командировок должен быть представлен не позднее 20.01.2005.
2.1.6 ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».
Например:
Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.
2.1.7 ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».
Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.
2.1.8 ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.
В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Например:
Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.
Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.
2.1.9 ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО
Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.
Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.
Например:
Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.
О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.
2.1.10 ПИСЬМО-ОТВЕТ
Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.
Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.
Например:
В ответ на Вашу просьбу, изложенную в письме от 12.06.2005, сообщаем о своем согласии на участие в исследовательских работах, проводимых Вашим институтом.
2.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по распоряжению руководства.
Цель написания докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки можно четко разделить на две части: в первой излагаются имевшие место факты или описывается сложившаяся ситуация, а во второй излагаются предложения, просьбы, рекомендации.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладная записка, подаваемая руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, оформляется на обычном листе бумага. Подписывается внутренняя докладная записка составителем.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке предприятия и подписывается его руководителем.
Например:
Генеральному директору
предприятия «Худпром»
Иванову И.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.04.2005 Харьков№_____
О назначении документальной ревизии в магазине
При проведении 01.04.2005 инвентаризации товарных запасов в магазине № 15 обнаружена недостача различных товаров на общую сумму 15 тыс. грн.
Прошу Вас назначить документальную проверку товарных операций магазина № 15 за период с 01.01.2005 по 01.04.2005.
Зам. начальника отдела учета
(подпись) П. П. Петров
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причины сложившейся ситуации, события, факта, поступка.
Объяснительные записки по своему содержанию могут быть разделены на две группы. К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на бланке предприятия.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, сложившейся ситуации, поступка или поведения отдельных работников.
Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписи исполнителя.
Например:
Директору завода «Южкабель» Иванову П. И.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
22. 05. 2005 Харьков №______
О нарушении производственной дисциплины
Одиннадцатого мая 2005 года на второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель. Вследствие плохого крепления кабеля произошел его отрыв от несущей конструкции. Ответственный за эксплуатацию силовых кабелей электрик Петров М. А. нарушил правила эксплуатации, что послужило причиной аварии.