·С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
·Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
·Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.
Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.
· Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.
· Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.
· Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что
o Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.
o Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.
· Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.
o Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.
o Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.
o Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.
По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]
Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.
Технология – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.
При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:
1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.
Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.
1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:
· Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;
· Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.
2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.
Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.
3. Формирование БД. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:
· Система хранения и обновления данных;
· Вопрос об основной увязке данных;
· Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.
Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.
4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – изменение методов и принципов работы:
1. Принципновых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
2. Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.
3. Принцип непрерывного подхода.
4. Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.
5. Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.
Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего внедрения, развития и использования современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов. [11]
2.3. Менеджер как субъект управленческой деятельности
Менеджер – это член организации, который осуществляет управленческие функции и решает управленческие задачи. [6]
Менеджеры – ключевые фигуры организации, хотя они выполняют различные управленческие функции, решают различные управленческие задачи. Независимо от своего места в организации, объёма работы, менеджер обязательно выступает в трёх ключевых ролях:
· роль по принятию решения. На менеджера возлагается роль не просто по принятию решения, но он должен взять на себя ответственность за принятое решение;
· информационная роль. Менеджер активно задействован в процессе информационного обмена. Менеджер куммулирует ту внешнюю и внутреннюю информацию для принятия решения, с другой стороны он организует распространение новой информации в рамках коллектива и за его пределами.
· роль руководителя. Менеджер формирует отношения как внутри организации, так и за её пределами. Также он осуществляет мотивационную деятельность.
Менеджер предполагает наличие особого мировоззрения. Основу этого мировоззрения составляет совокупность терминальных ценностей.
Терминальные ценности – это ключевые позиции, которые формируют сущность управленческой деятельности.
К ним относятся, например, способность и настрой руководителя к раскрепощению потенциала сотрудников. Способность руководителя совершенствовать способы и условия производительной деятельности. Способность к совершенствованию отношений в количестве. Способность повышать производительную культуру подчинённых. [22]
Терминальные ценности реализуются через определённые способы, возможности, которые называются инструментальными ценностями.
Инструментальные ценности – 1) ценности, которые характеризуют отношение руководителя к подчинённому:
o способность влиять на людей;
o навыки эффективного руководства;
o способность обучать;
o умение делегировать полномочия.
2) это ценности, которые характеризуют состояние самой личности руководителя:
o способность к творчеству;