- время;
- условия создания;
- комплектование.
15. Зарождение и развитие сети исторических архивов в Российской империи.
Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.
На основе документов бывшего Разрядного приказа был создан Разрядно-Сенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем землевладении.
16. Оформление приема дела на архивное хранение.
Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.
В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий.
В архив передаются документы постоянного хранения и временных, но длительных сроков — свыше десяти лет (значительную часть их составляют документы по личному составу). Вопрос о сдаче в архив дел временных сроков хранения (до десяти лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий: степени загруженности архива, обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т.п. Документы принимаются после проведения экспертизы ценности, оформления их в соответствии с правилами, по описям, одобренным ЭК учреждения.
Дела десятилетнего срока хранения могут приниматься по номенклатурам. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.
Принимая материалы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к фонду, если в архиве их несколько.
В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении в описи в гр. "примечания" делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках учета.
По окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения с указанием количества принятых дел и даты приема. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приема-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения. Но для этих дел не требуется подшивка, нумерация листов.
Если какие-то дела из сдаваемого комплекса нужны для работы структурного подразделения, то по окончании приема оформляется акт о выдаче документов во временное пользование и устанавливается контроль за своевременным возвращением дел в архив.
Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.
Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.
В государственные архивы передаются документы после истечения сроков ведомственного хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов в госархив и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок. Это решается госархивом совместно с ведомственным архивом.
Положение об Архивном фонде РФ установило предельные сроки хранения документов АФ в ведомственных архивах. Эти сроки подтверждены постановлением Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191:
15 лет — для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе РФ) подчинения;
10 лет — для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
75 лет — для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел;
до утраты практической значимости, но не более 25 лет — для научно-технической документации;
по окончании копирования, но не свыше 3 лет — для кинодокументов и фонодокументов, 3 года — для фотоснимков, 5 лет — для магнитных лент и дисков и других машинно-ориентированных (механографических) документов. Если перечисленная специальная документация входит в состав управленческой или научно-технической документации, то она хранится в ведомственном архиве в течение сроков, предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10, 5 и 25 лет).
Передача в госархивы документов с истекшими сроками ведомственного хранения осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с утвержденным графиком. Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организаций, действующих в пределах установленных сроков созыва (например, выборные органы власти, народные суды), дела могут приниматься на госхранение один раз в три — пять лет.
Перед передачей документов в госархив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.
Передача проводится в госархиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиву-сдатчику). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.
Документы личного происхождения также передаются по описи. Одновременно с документами передается дело фонда, включающее сведения о владельце, переписку с ним, его заявление о приеме документов на хранение в архив и т.д. Оформление передачи проводится аналогичным порядком.
Следует иметь в виду, что иногда госархив принимает не все документы постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов.
Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение (упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет (Положение о АФ РФ, п. 17; постановление Правительства России от 03.03.93 № 191, п. 1).
17. Обеспечение сохранности, систематизации, учет и описание ретроспективной информации в дореволюционной России.
На сундуке 2 замка, 2 ключа, открывание в присутсвии свидетелей для ограничения доступа кого попало. Сундуки делали из медленногниющего дерева – ясень, дуб, и оковывали железом. В 1724 году были выпущены правила работы в архивах, правила постройки соотвествующих зданий и оборудования помещений. До 19 века документы при поступлении в архив пересистематизировались, после середины 19 века – начал преобладать принцип преемственности, т.е. документы складывались так, как они пришли из делопроизводства.
18. Техническое оснащение и оборудование архива.
В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная документация требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.