российских госархивов и центров хранения документации — ЦЭПК Росархива, других госархивов — соответствующими органами исполнительной власти по представлению местных органов управления архивным делом после рассмотрения на ЭПК.
В настоящее время государственные и негосударственные архивы заключают договора о сдаче документов последних на госхранение, о порядке их использования.
Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет.
24. Организация архивного учета документов, дел и фондов.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности.
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету.
Основными учетными документами в государственном архиве являются:
книга учета поступлений
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела)
лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);
архивная опись(+опись особо ценных дел)
опись страхового фонда
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности
Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.
На каждый фонд заводится дело фонда.
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.
Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).
25. Формирование структуры Архивного фонда Российской Федерации.
В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории России архивные фонды, исторически или логически связанные между собой, а также архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью субъектов Федерации и муниципальной собственностью.
К федеральной собственности относятся архивные фонды ц архивные документы федеральных госархивов, архивные фонды и документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности фе. деральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, учреждений организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, а также документы, полученные от организаций и лиц негосударственной части АФ РФ.
Негосударственная часть АФ РФ включает архивные фонды и документы расположенных на территории России общественных объединений и организаций, религиозных организаций (с момента отделения церкви от государства) или частной собственности. В состав Аф РФ эти документы включаются при условии их значительной ценности и учитываются ГАС по правилам государственного учета.
Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:
1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;
2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей;
3) национализированные Советским государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов;
4) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);
5) поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.).
Документы, включенные в состав АФ РФ, изъяты из гражданского оборота и не могут являться объектом купли-продажи и иных сделок, нарушающих право государственной собственности на них.
26. Порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, копий и выписок из документов:
Наведение справок по запросам организаций и граждан составляет значительную долю всей работы ведомственного архива по использованию хранящихся в нем документов, так как в ведомственных архивах сосредоточены справочные документы по личному составу, которые хранятся длительный период.
Архивная справка — официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.
Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов.
Архивная выписка — архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.
Каждый из этих документов может быть изготовлен по запросу какого-либо учреждения, организации, предприятия или лица.
Работа по наведению справок начинается с просмотра научно-справочного аппарата. Для выявления материалов по тематическому запросу обращаются к каталогам — систематическому или предметно-тематическому. При их отсутствии — к описям фондов тех учреждений и их структурных частей, в которых согласно их функциям могут быть документы по теме. Изучается археографическая часть предисловия, так как в ней дается характеристика содержания документов. При встрече заголовка, содержащего указание на наличие нужных материалов, записывают номер деяа на листке и продолжают чтение описи. Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются выписки со ссылкой на листы.
Изложение текста должно быть сжатым, но достаточно ясно освещающим вопрос. При необходимости приводятся цитаты. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий. Если справка составляется на основе нескольких документов, после изложения сведений из одного документа следует в скобках сделать ссылку на архивный шифр этого дела и номера листов.
Законченная справка перепечатывается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения и заведующим архивом и скрепляется печатью.
В заявлении должно быть указано, для какой цели требуется справка и куда она должна быть представлена.
Нередко в личных делах встречаются невостребованные личные документы граждан. Все эти документы хранятся согласно перечню до востребования, но не менее 50 лет. И если владельцы этих документов затребуют их, им выдаются подлинники, а в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа заявителю. Запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным учреждениям по их запросам или работникам “соответствующх” ведомств -.