- неотложные меры;
- действия и структурные изменения стратегического характера.
На стадии выявления проблемы готовится первая часть в срочном порядке.
Выработка общей концепции будущего решения включает:
- стратегическое направление развития на несколько лет;
- обоснование главных целей, в том числе приоритетных;
- оценку необходимых ресурсоав, прежде всего финансовых;
- определение возможных сроков достижения намеченных целей при благоприятных внешних условиях.
Стадия выработки 2-3 альтернативных вариантов включает разработку;
- максимальный; - минимальный; - компромиссный варианты
На этом этапе рассматриваются параметры и их изменения: цели, сроки, инвестиции и другие показатели для повышения уровня обоснованности, реальности проводимых расчетов.
Стадия выбора оптимального решения и принятие конкретного решения.
Целесообразно выбрать критерий оптимальности для данного решения, т.е. отдать приоритет:
- максимизации цели; - минимизации затрат; - сокращение сроков достижения цели.
Каждое решение - сознательный компромисс, основанный на расчетах, формальной логике, а также на интуиции руководителя, опыте и чувстве ответственности и риске.
Принятие конкретного решения это переход от абстрактного к конкретному.
Подготовка решения - это общая концепция, принципиальные положения и параметры решения.
Принятие решения - это придание общим положениям конкретных рабочих форм, с указанием сроков и конкретных исполнителей, между которыми распределяются функции, права и ответственность, ресурсы.
С проектом решения знакомят основных исполнителей, смежные организации, учреждения.
Принятый документ может иметь форму развернутого бизнес-плана, инвестиционного проекта, долгосрочной адресной программы.
Единоличная и коллективная формы обсуждения проекта.
Единоличная - повышена ответственность руководителя за качество и сроки намеченных мероприятий.
Коллективная - более сбалансирована по содержанию, интересам, отражается опыт многих людей, разных точек зрения и подходов, это дополнительная своевременность и обоснованность. Активное обсуждение исполнителями проекта повышает его действенность.
15. Выработка вариантов решения
Решением называют выбор одной из ряда альтернатив в процессе достижения поставленных целей.
Технология подготовки принятия решения (4 стадии):
1. Выявление проблемы.
2. Обоснование общей концепции.
3. Выработка вариантов
4. Выбор и обоснование наилучшего варианта, который берется за основу для принятия окончательного решения.
3. Выработка вариантов решения.
Как правило max и min, а также компромиссный вариант.
Параметры: цели, сроки, инвестиции, другие ресурсы.
Цели - имеют количественные, качественные и временные характеристики. Проверить нельзя ли сократить количество, где-то упростить качество.
Если резервов экономии нет, начинается работа со сроками. Отдельные цели группируются по этапам их достижения.
Инвестиции - целесообразно всегда искать возможность удешевления заемных средств, банковских и др. кредитов. Так как качественные, структурные изменения в технологии и организации производства предполагают соответствующее обновление кадрового потенциала, то на этой стадии целесообразно создать систему подготовки молодых специалистов, их будущих рабочих мест. И они должны активно участвовать в процессе разработки решения и принятия.
4. На стадии выбора необходимо выбрать критерий оптимальности для данного решения. Например:
а) отдать авторитет максимилизации цен;
б) -"- сокращению сроков их достижения;
в) -"- минимизации затрат.
Каждое решение - это сознательный компромисс. Принятие решения характеризуется переходом от абстрактного к конкретному.
На стадии принятия решения общим положением концепции решения необходимо придать конкретные рабочие формы с указанием сроков и конкретных исполнителей, распределить функции, ответственность, права и ресурсы. Необходимо с проектом решения ознакомить основных исполнителей.
Заключительная стадия - принятие (подписание) решения. Принятый документ может иметь форму: бизнес-плана, инвестиционного проекта, долгосрочной адресной программы.
Формы обсуждения и принятия решения:
а) единоличная;
б) коллективная.
16. Организация выполнения решения.
Решением называют выбор одной из ряда альтернатив в процессе достижения поставленных целей. Решение - основной инструмент воздействия профессиональных работников государственной службы и коммерческих учреждений на управляемый объект.
Выполнение решений пока остается одной из слабых сторон деятельности органов государственной службы.
Три основных элемента организации выполнения решения:
1. Стимулирование и повышение уровня мотивации исполнителей
2. маневр кадрами и ресурсами
3. контроль
Мотивация - выполнения решения начинается с организационных мероприятий по совершенствованию структуры и технических средств его доведения до исполнения. Бывает, что документ принят своевременно, но по техническим причинам (бюрократическим и др.) доходит до места через месяц два, теряя свою актуальность, а иногда и смысл, поскольку ситуация изменилась.
Не менее важно убедить работника в том, что данное решение выражает интересы его самого и его коллег, что оно ко времени и вполне выполнимо. Недостаточная мотивация деятельности работников государственной службы - одна из причин низкой эффективности управленческого аппарата в целом. Эффективным методом повышения мотивации является привлечение в той или иной форме (представителей предприятия, территории, региона) к разработке концепции, ключевых положений и целей проекта решения. Будущие исполнители становятся соавторами готовящегося документа, хорошо понимают его замысел, согласны с ним, чувствуют свою ответственность за его реализацию.
Также эффективны результаты достигаются приглашением "рядовых" работников на специальные совещания, семинары, конференции; публикации материалов в печати, по радио, телевидению.
В итоге формируется общественное мнение по актуальному вопросу и способствует выполнению принятого решения.
Маневр кадрами, ресурсами. Поскольку в ходе реализации стратегических решений что возникают непредвиденные проблемы, целесообразно создавать временные (на год два) творческие группы из молодых и опытных специалистов. Сочетание профессиональных кадров. несущих в себе элементы консерватизма, устойчивости, с энергией и стремлением молодежи все создавать заново, а также с профессиональной учебой тех и других - необходимые условия успеха маневра кадрами в переломные моменты.
Контроль - это особый вид целенаправленной аналитической деятельности органов управления, основная функция которой состоит в том, чтобы обеспечить выполнение принятых решений, планов, программ в намеченные сроки.
Механизмы принятия решения :
1.Коллективные
2. Распоряжение (индивидуальные).
17. Организация контроля выполнения решения.
Решением называют выбор одной из ряда альтернатив в процессе достижения поставленных целей.
По своему содержанию контроль это сбор и обработка информации о траектории движения управляемого объекта. сопоставление ее с параметрами, заданным решением ( планом, программой), выявление отклонений, анализ причин, вызвавших такие отклонения и сбои, их оценка и выводы.
Задача контроля не в том, чтобы зафиксировать невыполнение, срыв решения, а в том, чтобы не допустить такового срыва. т.е. достигнуть цели в намеченные сроки. Поощрять контролеров следует за выполнение задания всем коллективом, а не за то, что они "поймали" виновных.
Особый аспект контроля - профессиональное наблюдение за использованием финансовых и кредитных средств, за денежными потоками.
В коммерческих структурах движение денег фиксируется в соответствующих балансах, где результаты и затраты имеют количественное выражение, взаимосвязаны между собой. Их контролируют: рынок, акционеры и специальные аудиторские организации.
В бюджетном секторе, где основными целями выступает решение социальных проблем. конечные результаты во многих случаях имеют качественный характер и не поддаются точному количественному измерению. поэтому велика вероятность появления злоупотреблений. Это обуславливает необходимость создания адекватной системы отчетности и контроля. Все бюджетные организации и учреждения обязаны регулярно предоставлять в вышестоящие органы статистическую информацию по установленным формам и специальные финансовые отчеты.
В ходе контроля и анализа результатов социально-экономического региона ( предприятия) руководство вынуждено вносить коррективы в принятые решения. Документ не может оставаться правильным на все время т.к. любая социальная и хозяйственная система движется во времени и меняется, спустя некоторое время ситуация становится другой. Могут появиться новые элементы и связи внутри системы. Часто трансформируются внешние факторы. Одним словом, руководитель приходит к выводу. что в новой ситуации возникают иные проблемы и нужно скорректировать стратегический курс, а значит принять новое решение.
Так начинается очередной управленческий цикл.
Контроль необходим:
1) т.к. существует неопределенность. множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому. чтобы задуманное реализовать.
2. Для предупреждения возникновения кризисных ситуаций.
3. Для поддержания успеха, чтобы определить какие именно направления деятельности организации наиболее активно способствовали достижению ее общих целей.