По требованию руководителя ревизионной группы при выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества руководитель ревизуемого муниципального предприятия в соответствии с действующим законодательством РФ обязан провести инвентаризацию денежных средств и материальных ценностей. На практике инвентаризации наличных денежных средств и товарно-материальных ценностей проводятся при каждой ревизии в обязательном порядке. Более того, любая ревизия начинается со снятия остатков наличных денежных средств в кассе ревизуемой организации. Объем инвентаризации устанавливает руководитель ревизионной группы по согласованию с руководителем ревизуемой организации.
В целях инвентаризации товарно-материальных ценностей руководитель ревизуемого муниципального предприятия издает приказ о назначении инвентаризационной комиссии и проведении инвентаризации в связи с ревизией. Представители ревизионной группы в инвентаризационную комиссию не входят.
В ходе проведения ревизии и оформления ее результатов особенно значительна роль главного бухгалтера и всей бухгалтерии проверяемой организации. Согласно закону главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики и ведение бухгалтерского учета, своевременное представление и достоверность отчетности. Он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Поэтому ревизия - прежде всего экзамен для бухгалтерской службы организации.
Ревизия финансово-хозяйственной деятельности организации проводится путем:
- проверки формы и содержания учредительных, регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов для установления законности и правильности произведенных операций;
- проверки фактического соответствия совершенных операций данным первичных документов, в том числе по фактам получения и выдачи указанных в них денежных средств и материальных ценностей, фактически выполненных работ (оказанных услуг);
- проведения встречных проверок поступления и расходования средств федерального бюджета, использования внебюджетных средств, доходов от имущества, находящегося в федеральной собственности;
- сличения имеющихся в ревизуемой организации записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которыми выданы денежные средства, материальные ценности и документы.
- контроля за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств, правильностью формирования затрат, полнотой оприходования продукции, достоверностью объемов выполненных работ и оказанных услуг, в том числе с привлечением в установленном порядке специалистов других организаций, обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей через проведение инвентаризаций, обследований, контрольных закупок сырья и материалов в производство, контрольных обмеров выполненных объемов работ, экспертиз и т.п.;
- проверки использования и сохранности бюджетных средств, доходов от имущества, находящегося в государственной собственности;
- проверки достоверности отражения произведенных операций в бухгалтерском учете и отчетности, в том числе соблюдения установленного порядка ведения учета, сопоставления записей в регистрах бухгалтерского учета с данными первичных документов и показателей отчетности с данными бухгалтерского учета, арифметической проверки первичных документов;
Руководитель ревизуемого муниципального предприятия обязан создать надлежащие условия для проведения ревизии - предоставить необходимое помещение, оргтехнику, услуги связи, канцелярские принадлежности, обеспечить выполнение машинописных работ.
При отсутствии или запущенности бухгалтерского учета в ревизуемом муниципальном предприятии руководитель ревизионной группы составляет соответствующий акт и докладывает руководителю контрольно – ревизионного органа, который, в свою очередь, направляет руководителю ревизуемого муниципального предприятия и в вышестоящую организацию либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемого муниципального предприятия, письменное предписание о восстановлении бухгалтерского учета в данной организации. Ревизия проводится уже после восстановления в ревизуемой организации бухгалтерского учета.
В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.98 (ред. от 26.03.2007г.) N 34н, первичные учетные документы, в том числе полученные с помощью средств вычислительной техники, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, параметры хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов Российской Федерации, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено их подписью с указанием даты внесения исправлений. Подлинность подписей проверяется по образцам, находящимся в бухгалтерии, и по другим документам (заявление о приеме на работу, трудовое соглашение и т.д.), наличие печатей, штампов, подписей в получении ценностей и т.п. Проверяется также наличие всех приложений к первичным документам, оснований на отпуск ценностей, спецификаций, доверенностей.Операции по движению денежных средств проверяются сплошным методом. Проверка кассы и кассовых операций может проходить по следующим направлениям: инвентаризация наличия денежных средств; проверка своевременности оприходования в полном объеме денежных средств, поступающих в кассу; проверка правильности списания денег на расход.Основными документами, которые изучаются при проверке кассовых операций, являются кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журналы (книги) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации выданных доверенностей, журнал (книга) регистрации депонентов, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты.Основная информация по расчетному счету содержится в банковских выписках и приложенных к ним первичных документах, поэтому следует проверять подтверждение каждой операции, отраженной в выписке, соответствующими первичными документами. Такая сверка должна сочетаться с контролем сущности проведенных операций по банковским документам.
При проведении проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами следует проверять наличие договоров на поставку товаров, купли - продажи и других, правильность их оформления. При наличии дебиторской и кредиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения, в случае наличия дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности выявить причины ее возникновения, а также установить, были ли приняты меры по ее взысканию.При необходимости осуществляются сверки расчетов с организациями, за которыми числится значительная дебиторская задолженность и перед кем имеется значительная кредиторская задолженность, при этом проверяются остатки на счетах, счета - фактуры и т.д.При проверке целевого использования бюджетных средств, выделенных на проведение капитального ремонта учреждений, используются следующие документы: проектно-сметная документация; договоры подряда; акты приемки и сдачи выполненных работ; договоры на поставку оборудования в соответствии со спецификацией проектно-сметной документации; счета на приобретение строительных материалов по заявкам подрядчиков. Необходимо руководствоваться Методическими указаниями по определению стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации МДС-35.2004, введенными в действие с 9 марта 2004г.
2.3 Оформление и реализация результатов проведенной контрольно – ревизионной работы
Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, а при необходимости - и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемого муниципального предприятия. Данный документ имеет важное юридическое значение.
Члены ревизионной группы после проверки вопроса программы ревизии составляют промежуточный акт, который подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса, и должностными лицами ревизуемого муниципального предприятия. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии. Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы, вручается руководителю ревизуемого муниципального предприятия и под роспись в получении с указанием даты получения. Для ознакомления с актом ревизии и его подписания по просьбе руководителя или главного бухгалтера ревизуемого муниципального предприятия по согласованию с руководителем ревизионной группы может быть установлен срок до 5 рабочих дней.
В случае если по акту имеются возражения или замечания, то подписавшие его должностные лица ревизуемого муниципального предприятия делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью. Руководитель ревизионной группы в течение 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно – ревизионного органа направляются в ревизуемое муниципальное предприятие и приобщаются к материалам ревизии. Письменные заключения вручаются руководителем ревизионной группы не позднее 5 рабочих дней.