Рис. 1 Планирование персонала
ПРОЦЕСС ОТБОРА КАДРОВ
Даже если организация способна привлекать новых служащих, имеется много трудностей на пути подбора правильного человека на определенную работу. Некоторые люди думают, что они могут сразу же оценить других, но на самом деле это является разновидностью избитого предвзятого мнения. Другие не уделяют этой трудной задаче достаточно времени или полагаются только на один источник информации, обычно это собеседование. Однако оно не может предоставить им все необходимые сведения, даже если они хорошо владеют навыками проведения такого рода мероприятий. Самым опасным представляется то, что занимающиеся подбором служащих не знают, что они хотят, и это делает неэффективным процесс отбора.
Первичное выявление кандидатов происходит путем анализа их документов (анкет, резюме, характеристик, рекомендаций) на предмет их соответствия требованиям организации к будущим сотрудникам. Его методы зависят от бюджета, стратегии, культуры организации, относительной важности должности. Однако с помощью оценки документов можно получить ограниченное количество информации.
Для облегчения анализа всем претендентам целесообразно предлагать стандартный бланк заявления, включающий сведения о фамилии, возрасте, образовании, опыте работы, специальные пункты. Заявление может быть совмещено с анкетой, содержащей вопросы о предыдущей работе, заработной плате, причинах увольнения, интересах, опыте предпринимательства, преподавания, научной деятельности, участия в общественных организациях, наградах, почетных званиях, публикациях, а также о лицах, которые могут что-то сообщить о претенденте.
В результате анализа документов принимается решение о целесообразности личной встречи с претендентом. Приглашение на нее может быть предварительно сделано по телефону, но обязательно должно быть подтверждено письменно. Правила хорошего тона требуют приложить к приглашению схему расположения офиса организации и кадровой службы.
Перед ознакомительным собеседованием, происходящим в рамках такой встречи, стоят следующие основные задачи:
1. Первичное определение компетентности, личных качеств претендента и его заинтересованности в работе.
2. Информирование его об организации и преимуществах работы в ней, обязанностях, возможных трудностях.
3. Выяснение интересов и ожиданий обеих сторон, возможности нахождения согласия между ними.
4. Предоставление претенденту возможности самому оценить, действительно ли он хочет получить данную работу.
Результаты ознакомительного собеседования с кандидатами обычно позволяют отсеять сразу же до 80 — 90% этих лиц, а для оставшихся выбрать наиболее подходящие способы дальнейшей проверки и изучения психологических и профессиональных качеств, их пригодности выполнять соответствующую работу.
Целевые собеседования дают возможность оценить интеллект, профессионализм, эрудицию, сообразительность, прилежание, реакцию, открытость новому, наблюдательность, любознательность, инициативность, энтузиазм, благоразумие, честность, причины оставления прежнего места, сноровистость и т.п.
Информацию о претенденте можно получить при помощи специального анализа и проверки автобиографий, характеристик, рекомендаций с последнего места работы. Но в целом их достоверность весьма невысока (как свидетельствует западный опыт, 25% характеристик и рекомендательных писем — ложные). Поэтому частоих содержание мало кого интересует: главное — общий вывод, а то и просто сам факт наличия. Кроме того, они содержат формацию преимущественно о прошлом кандидата, а не о его настоящих и перспективных возможностях.
Достаточно надежным способом проверки является тестирование, которое предназначается как для отбора лучших кандидатов, так и для отсева слабых. С помощью тестов можно оценить:
скорость и точность выполнения работы, устойчивость внимания,
аналитичность мышления, аккуратность, зрительную память, умение быстро ориентироваться, усидчивость, исполнительность, интерес к работе, умение общаться с людьми, личные склонности.
Преимущества тестирования заключаются в оценке современного
состояния кандидата с учетом особенностей организации и его
будущей деятельности.
Завершающим этапом процесса отбора является собеседование с линейным руководителем, который с помощью специалиста по персоналу и штатного психолога на основе сопоставления различных кандидатов выбирает наиболее подходящего из них. Такое собеседование проводится обычно с группой лучших претендентов (2—3 человека на каждую должность), направляемых кадровыми службами. Здесь и происходит окончательное решение судьбы претендента.
ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ
Эффективный отбор начинается с точной характеристики работы. Для руководящей и управленческой работы существенными данными служат:
-цель работы,
-ее роль в организации,
-основные задачи работы,
-право нанимать на работу или увольнять, лимиты финансовых затрат и т.д.,
-членство в комитетах, связи с другими отделами и др.
Только когда характеристика работы уже готова, Можно думать об отдельном служащем, чтобы заполнить эту вакансию. Решая этот вопрос, нужно принимать во внимание:
-физические данные,
-квалификацию,
-ум (интеллект),
-особые склонности,
-интересы,
-характер,
-мотивацию,
-обстоятельства.
При этом по каждому из этих пунктов следует спросить себя, что является:
-существенным, т.е. тем минимумом, без которого кандидат на должность, никогда не достигнет удовлетворительного уровня в работе;
- желательным, т.е. уровнем, необходимым на самом деле, чтобы обеспечить удовлетворительные стандарты;
- противопоказанным, т.е. чертами, являющимися очевидными недостатками.
Последние чрезвычайно важно, потому что на первой стадии подачи заявления на работу людей с нежелательными чертами отсеивают, и имеет смысл знать их все, чтобы не пропустить таких людей дальше уже на этой стадии.
При подготовке квалификационных требований важно быть точным, нужно тщательно выбирать слова и избегать таких обобщений, как "хорошая внешность", “уровень образования выше среднего” и т.д. Подробные данные, необходимые по каждой позиции, будут включать, по меньшей мере, некоторые из этих требований, хотя точная информация будет различаться от одной работы к другой.
1. Физические данные:
а) Рост,
б) Телосложение,
в) Здоровье,
г) Эталон внешности, необходимой для успешной деятельности,
д) Речевые характеристики кандидата,
е) Возрастные ограничения,
ж) Пол.
2. Квалификация:
а) Образование (уровень).
б) Тип школы, колледжа или необходимая университетская подготовка.
в) Требуемая техническая, коммерческая или профессиональная квалификация.
г) Необходимая конкретная профессиональная подготовка.
д) Опыт предыдущей работы (уровень, длительность работы на должностях) и ее виды (например, техническая, управленческая).
е) Другие необходимые навыки и знания, которые, возможно, не были раскрыты в пунктах 2(а) и 2(д), приведенных выше.
3. Интеллект:
Требуется определенный уровень умственных способностей.
4. Способности:
Способности, необходимые для того, чтобы получить работу таковы:
а) технические способности,
б) ловкость рук,
в) вербальные способности - письменные и устные,
г) математические способности,
д) умение общаться,
е) аналитические навыки,
ж) художественные способности.
5. Интересы
В определенной степени следующие интересы претендента на работу могли бы ему помочь добиться успеха. Сюда можно отнести:
а) решение интеллектуальных проблем,
б) конструктивные практические интересы,
в) общественные,
г) художественные.
6. Характер
Для успеха претендентам потребуются определенные черты характера чтобы:
а) работать с другими людьми,
б) влиять на других людей,
в) полагаться на себя,
г) быть готовым сказать другим, что делать,
д) получать удовольствие от напряженной работы,
е) обладать следующими качествами (часто характеризуемыми как личностные).
Например, - скрытный – общительный,
-непостоянный – стабильный,
-покорный – властный,
-ловкий / пользующийся моментом – правильный / любит правила,
-склонный к мягкости – склонный к жесткости,
-одаренный богатым воображением – практичный,
-консервативный – всегда готовый экспериментировать,
-нуждающийся в защите – самостоятельный / независимый,
-подозрительный – доверчивый,
-либеральный – авторитарный.
Вышеперечисленное можно рассматривать как "пункты оценки", при этом нужно указывать ее степень.
7. Мотивация
Какую мотивацию требует эта работа? Какого вида вознаграждения предлагаются за нее?
а) Деньги,
б) Безопасность,
в) Престиж,
г) Принадлежность,
д) Власть,
е) Услуги,
ж) Выдающееся мастерство,
з) Решение проблем.
8. Условия
Эта работа требует:
а) женатого / замужнюю, одинокого (ую) или семейного (ую) мужчину / женщину,
б) проживания в определенном районе,
в) возможности ездить домой / за рубеж,
г) способности работать долго / необычное количество часов,
д) способности находиться далеко от дома в течение долгого периода времени.