Контрольна по менеджменту (стр. 3 из 4)
Комунікації між різними відділами.
На додаток до обміну інформацією зі спадного чи висхідного організації мають потребу в горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій, оскільки організація – це система взаємозалежних елементів, керівництво повинне домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямку.
Наприклад, представники різних відділів у школі бізнесу періодично обмінюються інформацією з таких питань, як складання розкладу занять, рівень вимог у програмах для випускників, співробітництво в дослідницькій і консультативній діяльності й обслуговування місцевого населення. Подібним же чином у лікарні обслуговуючий і лікарський персонал різних відділень повинен обмінюватися інформацією про розподіл ресурсів, координацією діяльності робочих груп, контролем за витратами, новими методами лікування і т.п. у сфері роздрібної торгівлі регіональні керуючі збутом можуть періодично зустрічатися для обговорення загальних проблем, координації стратегії збуту про обмін інформацією про продукцію. У компаніях наукомістких галузей ключові керівники середньої ланки з виробничих, маркетингових і проектно-дослідницьких відділів зустрічаються для координації дій по відновленню продукції. На основі базової технології компанії можуть випускати різноманітні продукти, тому надзвичайно важливо через науково-дослідницький відділ одержувати інформацію про те, чого хоче ринок. Це дозволяє організації зберігати близькість до споживача і продовжувати ефективно задовольняти його запити. Подібним чином, виробничники повинні дати обґрунтування достатньо низьких витрат по реалізації майбутніх інновацій проектно-дослідницького відділу для того, щоб подальше виробництво було виправдано. В обміні інформацією з горизонталі часто беруть участь комітети чи спеціальні групи.
Додаткові вигоди від комунікації по горизонталі полягають у формуванні рівноправних відносин, що є важливою складовою задоволеності працівників організації.
Комунікації керівник - підлеглий.
Найбільш очевидним компонентом комунікації в організації є відносини між керівником і підлеглим. Хоча вони є прикладом обміну інформацією з вертикалі, розглянемо цей вид обміну інформацією окремо, оскільки він складає основну частину комунікативної діяльності керівника.
Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів, забезпеченням зайнятості у вирішенні завдань відділу, з обговоренням проблем ефективності роботи, досягнення визнання і винагороди з метою мотивації, удосконалюванням і розвитком здібностей підлеглих, зі збором інформації про назріваючу чи реально існуючу проблему, оповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також одержанням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.
Комунікації між керівником і робочою групою.
В доповнення до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і робочою групою. Комунікацією з робочою групою в цілому дозволяє керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожний має можливість подумати про нові завдання і пріоритет відділу, про те, як варто було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їх наслідки для цього й іншого відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиції раціоналізаторського характеру.
Крім того, іноді робоча група збирається без керівників для обговорення проблем, чи удосконалення змін, що насуваються. Такі відносини рівності можуть сприяти підвищенню задоволення співробітників своєю роботою.
Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і прямо пропорційно співвідноситься з її ефективністю. Але обмін інформацією не завжди так ефективний як варто було б, на ділі люди спілкуються між собою менш ефективно, ніж їм це здається.
Крім того, у багатьох випадках передане повідомлення виявляється неправильно зрозумілим і, отже, обмін інформацією – неефективним.
У ході обміну обидві сторони відіграють величезну активну роль. Для прикладу, якщо ви як керуючий, описуєте одному з підлеглих, як потрібно змінити роботу, це тільки початок обміну. Щоб обмін інформацією став ефективним, ваш підлеглий повинен повідомити вам, як він розуміє ваші завдання і результати його діяльності. Обмін інформацією відбувається тільки в тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, варто приділяти пильну увагу комунікаційному процесу.
Комунікаційний процес.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома чи більш людьми.
Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати уявлення про стадії процесу, у якому беруть участь двоє чи більше людей.
Практична частина
4. Питання № 302А. Аналізуючи схематичну модель, сплануйте діяльність підприємства та його функціональних підрозділів, головним видом діяльності якого є торгівля.
 |
Мал. 1. Схематична модель магазину продтоварів (тип організаційної структури).
5. Дослідження трудової діяльності охоронця з допомогою фотографії робочого дня. Все це в табличній формі.
Фотографія робочого дня – це повне відображення часу протягом повного робочого дня, це виконання всіх робіт і дій.
Індивідуальна фотографія робочого дня охоронника:
Таблиця 1.
| № з/п | Спостереження | Поточний час | Тривалість |
| 1. | Початок робочого дня | 08.00 | |
| 2. | прихід на роботу | 07.57 | |
| 3. | Поточний інструктаж | 8.05 | 25 |
| 4. | Збір у начальника охорони | 8.30 | 10 |
| 5. | Підготовка до прийому зміни | 8.40 | 10 |
| 6. | Передача зміни (документації, об’єктів, засобів охорони) | 8.50 | 40 |
| 7. | Доклад начальнику зміни про передачу зміни | 9.30 | 10 |
| 8. | Обхід об’єктів | 9.40 | 2.20 |
| 9. | Відпочинок | 12.00 | 2.00 |
| 10. | Обхід об’єктів | 14.00 | 2.00 |
| 11. | Відпочинок, обід. | 16.00 | 2.00 |
| 12. | Прийом об’єктів під охорону | 18.00 | 1.00 |
| 13. | Обхід об’єктів | 19.00 | 1.00 |
| № п/п | Спостереження | Поточний час | Тривалість |
| 14. | Відпочинок | 20.00 | 2.00 |
| 15. | Видача засобів безпеки, обхід об’єктів | 22.00 | 2.00 |
| 16. | Відпочинок | 24.00 | 4.00 |
| 17. | Нічне чергування на території | 04.00 | 4.00 |
| 18. | Передача об’єктів, які охороняються, підприємцям | 8.00 | 1.00 |
| 19. | Здача зміни | 9.00 | 30 |
| 20. | Припинення роботи | 9.30 | |
| Разом | 25.30 | 25.25 |
Висновок: Для успішної діяльності охоронника, тобто, простіше кажучи, щоб об’єкт, який охороняється, був недоторканим та щоб не було нарікань з боку роботодавців, необхідно надати такі умови для хорони, які тільки полегшували б його охорону, сприяли зацікавленості у роботі. Немаловажне й фінансове стимулювання охоронників, щоб вони за свою працю отримували дійсно зароблені гроші. Також потрібно створити умови для належного відпочинку на зміні. Ще після такого напруженого (більше доби) робочого дня, на охоронній фірмі є три зміни, тому, на повне відновлення сил охоронців, наступні два дні у них вихідні (в їх розпорядженні).
6. Оцінка та аналіз зовнішнього середовища охоронної фірми.
На роботу охоронної фірми впливають фактори прямої та непрямої дії. До факторів прямої дії відносять ті, які безпосередньо впливають на роботу фірми. До непрямих факторів відносять ті, які впливають за певних умов (погодних, соціальних та інших), і всі вони відображені у табличці 2.