Образцы форм для подготовки финансовых планов представлены в приложении 1 (см. ф. №1, 2, 3). Финансовому и управленческому персоналу фирмы рекомендуется готовить их с помощью бухгалтеров. После составления финансовых таблиц дается краткое заключение о полученной картине, включающее объем требуемых кредитов и долгов, уровень прибыли в результате продаж, скорость возврата долгов и т.д. При расчетах необходимо указывать источники оценок тех или иных расходов (табл. 5).
Заполнение 1-й и 3-й колонок помогает сделать разумный выбор, таблица может быть полезна при решении вопросов о дополнительных расходах.
Прогноз прибылей и убытков. Подготовка ф. №1 (см. приложение 1) заключается в определении прибыльности проекта. Решающим из разрабатываемых прогнозов является прогноз реализации (продаж). В данном разделе используется ранее составленные прогнозы размеров сбыта. Одновременно должны предусматриваться ассигнования на покрытие производственных издержек (или затрат на выполнение услуг). Уровень производства или управления определяется прогнозами сбыта, а также выполнением требований инвесторов. Материальные, трудовые, производственные потребности должны быть определены и переведены в стоимостную форму. Желательно разделение этих затрат на постоянные и переменные элементы. При определении эффекта от продаж учитываются производственные расходы и затраты на приобретение оборудования.
Торговые издержки включают расходы по транспортировке, хранению, рекламе и продаже в кредит. Общие и административные расходы охватывают зарплату управленческого персонала, представительские расходы, затраты на юридическую и бухгалтерскую помощь. В производственные или рекламные расходы входят арендная плата, коммунальные услуги, страховые взносы, телефонные переговоры и т.д.
Разрабатываемые планы должны подготавливаться помесячно на первый год и поквартально на второй и третий годы. Необходимо четко сформулировать способы сокращения производственных издержек и торговых затрат. Из-за важности планов прибылей и убытков для определения финансовой привлекательности проекта для потенциальных инвесторов очень важно, чтобы спорные положения были полностью раскрыты и документально оформлены. Такие спорные положения могут включать размеры долгов и процентные ставки торговых издержек, общие и административные расходы, составляющие фиксированный процент от стоимости или продаж.
Помимо уже подготовленных и рассмотренных в предыдущем разделе положений, следует подчеркнуть главные рискованные моменты, способные воспрепятствовать достижению прибыльности и торгового успеха проекта, и чувствительность проекта к этим моментам. Обсуждение должно отражать мнение разработчиков проекта о рискованных ситуациях, которые могут возникнуть у фирмы, отраслью из-за внешних причин. Сюда может быть включено рассмотрение таких ситуаций, как эффект от сокращения объема продаж или задержка с достижением запланированного уровня производительности. Желательно указать специальные виды страхования, охватывающие кредитный риск.
Форма анализа денежных потоков. Для нового проекта прогноз денежных потоков (см. приложение 1, ф. №2) может быть более важен, чем прогноз прибылей, из-за того, что в нем детально рассматриваются величина и время максимального денежного притока и оттока. Обычно уровень прибыли, особенно в начальные годы осуществления проекта, не является определяющим при рассмотрении непосредственных финансовых нужд. Более того, доходы, как правило, не превышают расходы в некоторые периоды. Прогноз денежных потоков и выявит эти условия. Проводя планируемый уровень продаж и капитальных затрат в тот или иной период, прогноз подчеркивает необходимость и время дополнительного финансирования и определяет пиковые требования к рабочему капиталу. Администрация решает, как это дополнительное финансирование должно быть получено и в какие сроки и как будет осуществлен возврат средств. Часть необходимого финансирования может быть обеспечена за счет средств фирмы (это отражается в бизнес-плане), часть – за счет банковских кредитов на 1-5 лет и за счет краткосрочных кредитов. Эта информация является частью прогноза денежных потоков.
Если проект разрабатывается в сезонной или циклической отрасли, или в отрасли, где смежники требуют от новой фирмы наличных выплат (или необходимо капитальное строительство), прежде чем продукт будет готов к продаже и начнет приносить доход, прогноз денежных потоков является важнейшим фактором для принятия решения о продолжении дела. Детализованный прогноз, который понятен и пригоден для руководства, может помочь привлечь внимание к проекту, несмотря на периодически возникающие денежные кризисы, которые следует предотвращать. Прогнозы денежных потоков предусматриваются на каждый месяц первого года и по кварталам второго и третьего годов.
Когда денежный поток сформулирован, необходимо обсудить противоречия между денежными потребностями и их возможным удовлетворением в критические точки, например при низком накоплении средств и при предполагаемых снижениях продаж. Это позволяет проверить чувствительность бюджета, базирующегося на различных предложениях о факторах бизнеса и дающего те или иные результаты.
Форма бухгалтерского баланса. Баланс детализирует использование и вложение финансовых ресурсов, требуемых для поддержания проектируемого уровня производства. Инвесторы просматривают планируемые бухгалтерские балансы (см. приложение 1, ф. №3), устанавливая, не превышают ли долги допустимых размеров, рабочий капитал, текущие издержки, товарный оборот и т.д., и в зависимости от этого определяют будущее финансирование проекта. Форма бухгалтерского баланса может быть подготовлена на начало проекта и на конец каждого года на 3-5 лет работы.
График безубыточности. График безубыточности показывает уровень продаж (производства), необходимый для их покрытия. Он включает расходы, как зависящие от уровня производства (производственный труд, материалы, торговые издержки), так и не зависящие от него (арендная плата, уплата процентов, жалованье служащим и т.д.). Уровень продаж, при котором покрываются все расходы, является уровнем безубыточности проекта (см. приложение 1). Для инвесторов и руководителей полезно знать точку безубыточности и определить трудность ее достижения. Желательно, чтобы планируемые продажи были значительно выше, чем уровень безубыточности. Должен быть подготовлен график безубыточности и обсуждена возможность снижения точки безубыточности в случае уменьшения планируемого начального уровня продаж. Следует также показать эффект от снижения себестоимости на графике безубыточности.
Контроль стоимости. Доходные планы будут зависеть от способности осуществлять управление и контроль за ценами. По этой причине многие инвесторы хотят знать тип системы управления ценами, которую собираются использовать в деле. Поэтому финансовый план должен включать краткое описание того, как будет достигаться и поддерживаться уровень цен, кто будет отвечать за прослеживание колебаний элементов стоимости, как часто будут представлять соответствующую информацию и как это будет влиять на бюджет.
12. Предложения, выдвигаемые фирмой
В этом разделе бизнес-плана определяются необходимый объем средств на разработку проектов, виды и размеры гарантий, предоставляемых инвесторам, и краткое описание перспектив увеличения капитала. Дается формулировка этих целей, подкрепляя их финансовыми предложениями, что может стать первым шагом на переговорах с потенциальными инвесторами. Возможно, что для получения финансирования придется предоставить большие гарантии, чем первоначально планировалось.
Финансовые требования. Суммируя плановые денежные потоки за три года, можно установит требуемый объем финансирования. Определить, какие суммы могут быть получены по данным предложениям, какие – по кредитам, срочным займам и из других источников.
Гарантийные предложения. Необходимо обосновать виды и объем гарантий, предоставляемых инвесторам. Если гарантии не ограничиваются простыми акциями (например, долговые обязательства с гарантиями, долговые обязательства плюс акции), следует установить значимость, сроки и условия возврата, а также указать долю собственности, которой будут располагать инвесторы после принятия предложений, выпуска акций или по гарантиям. Если гарантии предоставляются как частное капиталовложение, в план включается следующее положение: «Акции, проданные в соответствии с данным положением, защищены и не могут быть просто перепроданы. Будущий инвестор должен признать размеры ограничения гарантий и права перепродажи в определенный период. Каждый покупатель должен отвечать за соблюдение данного договора».
Акции. Следует представить в табличной форме настоящее и будущее число выпущенных в обращение акций, определить число акций, распределяемых среди администрации, и число акций, которые будут введены после достижения необходимого финансирования, а также указать, сколько акций фирмы останется не выпущенными в обращение и сколько из них резервируется для будущих ключевых служащих.