Когда готово расписание проекта, его участники должны знать свою роль в управлении проектом. Следовательно, необходимо установить связь между всеми участниками проекта для передачи информации о возникающих изменениях в процессе работы. Изменение расписания на основе полученных данных и сравнение его с первоначально составленным планом гарантирует эффективное использование ресурсов, отслеживание стоимости проекта и бюджета, сохранит сроки исполнения и стоимости работ с учетом возникновения непредвиденных обстоятельств. Использование Primavera Project Planner (далее P3) в комбинации с другими программами поможет сделать систему более информативной. Р3 с Sure Trak Project Manager используют для объединения небольших проектов в проектной группе; Р3 вместе с Monte Carlo for Primavera помогает провести анализ риска выбранного аспекта проекта и т.д. Все эти программы от Primavera в сочетании друг с другом, а также доступ к базе данных E-mail (электронная почта) и Structured Query Language (SQL) дадут нужную Вам информацию вовремя и в любом месте.
Необходимо установить частоту, с которой необходимо контролировать процесс, приблизительно раз в неделю или в две недели. Для этого устанавливается точная дата, определяется порядок и методы отчетности о выполненных работах.
Ввод фактической информации. Учитывая, кто и какие работы выполнял и их стоимость можно улучшить смету будущих работ. При определении фактически выполненной части проекта записывают фактически использованный объем ресурсов для каждой работы и длительность ее выполнения, а также, сколько времени еще потребуется для ее завершения. Данные, используемые для анализа должны быть максимально точны.
Для обмена проектными данными с удаленными участниками обычно используют Primavera Post Office Application. Такой подход обеспечивает унификацию процедуры корректировки проектов, ввод фактической информации по заранее согласованным таблицам статуса и возвращение данных электронной почтой в основной офис для пересчета расписания.
Поскольку все программы Primavera используют Btrieve машинную базу данных, можно использовать доступ к другим базам данных Open Database Connectivy (ODBC) - открытых баз, таких как Microsoft's Excel и Word, Borland's Quatro и Paradox, Lotus 1-2-3 и Approach. Программное обеспечение Primavera также обеспечивает возможность импорта/экспорта, которые помогают ускоренному вводу данных в больших проектах. Связь с другими типами программного обеспечения расширяет возможности поиска данных, обеспечивая доступ к проектной информации, находясь вне рабочего места, в мобильном офисе или в пути.
Составление расписания проекта. После сбора необходимых данных с различных мест, программ/баз данных, составляется расписание проекта.
Сравнение полученных результатов с исходным планом - это наилучший способ выявить правильность реализации проекта. Если имеется отставание в работе, можно устранить его причину, изменив при этом расписание работ и/или откорректировав их содержание. Если корректировку по времени произвести невозможно, необходимо убедиться в том, что все участники проекта оповещены о задержке для корректировки собственных планов. Чем раньше это будет сделано, тем меньше будут потери времени в дальнейшем.
Выравнивание ресурсов решает проблемы, связанные с планированием работ, использующим одни и те же ресурсы. Для подготовки реалистичного плана необходимо убедиться, что расписание предусматривает нормальный расход ресурсов. Для этого выравнивают график использования ресурсов. Если на нем обнаруживаются трудно-управляемые пики и впадины можно использовать механизмы сжатия, растяжения и/или разбиения для лучшего использования ресурсов на основе текущих требований.
Анализ производительности. После составления расписания и выравнивания ресурсов, производится анализ данных: на экране, в отчетах по линейным и логическим диаграммам, профилям использования ресурсов, а также другим табличным и графическим отчетам.
Отчеты и графики позволят отслеживать процесс работ и фактические затраты, сравнивать прогресс и затраты с директивным планом, а также предсказывать тенденции развития для более точного определения дальнейших действий. Они позволят ответить на первоочередные вопросы: Будет ли проект завершен вовремя в пределах бюджета? Будут ли ресурсы использованы эффективно?
Корректировка расписания. Если после тщательного планирования и ввода фактической информации выясняется, что проект отстает от графика, это означает, что ресурсы были неправильно распределены, стоимости превышают существующий бюджет, изменен график финансирования или случилось любое из многих других вероятных событий. В таком случае необходимо приступить к осуществлению резервного плана и/или откорректировать расписание с учетом изменившихся требований, что приведет положение дел в надлежащее состояние.
Информационные потоки. Проектная документация должна содержать точную информацию о том, каким образом будет осуществляться передача информации. Если рабочие группы не знают что происходит, они не смогут эффективно сделать свою работу. Поэтому на стадии проектирования определяется, кто будет отвечать за передачу данных, что должно быть передано, где и когда.
Использование графических отчётов, диаграмм и временных шкал упрощает понимание. Для улучшения наглядности выделяют проблемные области. Сделайте проектные разногласия очевидными. Помните, что уровень подробностей, в каждом сообщении, должен соответствовать уровню информированности того, кому оно предназначено. Квалифицированное распространение современных проектных данных есть ключ к достижению Вашей цели в мере управления проектом.
Управление по отчетным периодам. Primavera рекомендует контролировать проекты по периодам времени. Это позволяет отслеживать динамику выполнения проекта: выполнено за последний отчетный период, за текущий период, на текущую дату.
Для разработки плана проекта необходимо определить уровень детализации, набор работ, а также проанализировать подходы к управлению будущего проекта, отвечая на следующие вопросы:
Набор работ. Для создания первоначального расписания определяют набор работ, а также время необходимое для выполнения каждой из них и зависимости между ними. Для фиксации исполнителей, предоставляющих фактическую информацию о выполнении при корректировке, назначают ответственных за выполнение каждой работы.
Логические зависимости между работами. Логику проекта определяют обычно с технологами или руководителями групп, выполняющими работу, так как ни кто кроме них не знает лучше, что должно быть сделано, почему и в какой последовательности. Иногда приходится изменять логику несколько раз, прежде чем появится логический смысл.
Критический путь - последовательность работ, требующая наибольшего времени до завершения. При ограниченном сроке выполнения проекта исследуют можно ли сжать расписание путем параллельного выполнения работ, имеется ли достаточно ресурсов для выполнения сразу нескольких различных заданий и т.д.
Окончательный план. Когда составленное расписание удовлетворяет всех участников проекта, сопоставляют графики потребления ресурсов и выполнения работ. Расписание указывает на необходимые действия и когда они должны быть сделаны, ресурсы, необходимые для выполнения работ - это люди, оборудование, материалы и деньги. Полезно убедиться, что ресурсы доступны в те моменты и в том количестве, когда это необходимо.
Соотношение стоимости и длительности проекта. Можно ли обеспечить завершение проекта в более короткие сроки при наличии большего количества денег или большего объема ресурсов? Если окончательное решение по финансированию (графику и объему) принято можно начинать работу.
Организация проектной информации. Для улучшения информативности работам назначают коды по фазам, обязательствам, отделам, местам расположения и т.д. Коды работ позволяют фокусировать внимание на ключевых элементах для уточнения представления о происходящем.
Варианты выполнения проекта. Что может случиться непредусмотренного? Что произойдет, если основные ресурсы перераспределятся на другие работы? Если новая технология позволит экономить материалы, удастся ли сохранить качество производства? Сколько времени уйдет на изменение цен? Варианты реализации проекта помогут быстро перестроить план в случае непредвиденных обстоятельств.
Планирование, контроль, управление, связь и анализ - все это и есть управление проектом.
Р3 строит логическую диаграмму. Р3 позволяет ускорить создание проекта, используя PERT представление, где каждой работе соответствует прямоугольник. Вид Линейный график, который является таблицей с графической частью, представляющей работы в соответствии со шкалой времени, позволяет рассматривать расписание. После разработки списка работ можно легко соединить их в определенную сетевую логику
Типы Работ. Р3 предлагает различные типы работ, при помощи которых Вы сможете моделировать различные взаимодействия между работами/ресурсами. Вы можете использовать типы работ в сочетании с календарями либо работ, либо ресурсов для определения работ, длительность которых определяется объемом работы или интенсивностью использования ресурсов.