На предприятиях с автоматизированной системой бухучета кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.
Выдача денег из кассы производится строго по расходным ордерам или же надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, а также лицом, получившим деньги.
Согласно п.27 «Порядка ведения кассовых операций» выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.
Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности".
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя, причем это требование должно соблюдаться и при выдаче денег работникам предприятия.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
· наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
· правильность оформления документов;
· наличие перечисленных в документах приложений.
При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Согласно п.38 «Порядка ведения кассовых операций» учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в приложении.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций систематически проверяется банками. Причем копию акта проверки с перечисленными нарушениями банк передает в соответствующую территориальную налоговую инспекцию.
Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению всеми предприятиями.
Приказом Минфина РФ от 21.12.98г. №64Н "О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства" утверждены типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, где ведомость формы N В-4, (см. приложение) применяется малым предприятием для учета денежных средств и фондов, учет которых ведется на следующих бухгалтерских счетах: 02 "Износ основных средств", 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", 80 "Прибыли и убытки", 85 "Уставный капитал" и 88 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".
При использовании одного бланка ведомости для отражения операций, учитываемых на нескольких бухгалтерских счетах, на каждый из них в ведомости отводится необходимое количество строк и в графе "Основание" записывается его номер и наименование.
По окончании месяца по каждому счету подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту и выводится сальдо на первое число месяца следующего за отчетным.
В конце месяца дебетовые и кредитовые обороты заносятся в шахматную ведомость, форма В – 9, выводят конечные остатки по счетам и формируют бухгалтерскую отчетность.
Подводя итог и сравнивая организацию учета кассовых операций на предприятиях малого бизнеса с другими предприятиями, мы видим, что формы первичных кассовых документов и правила их составления общие, но есть различия в ведении аналитического и синтетического учета. Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе любого предприятия.
Список использованной литературы:
1. Приказ Минфина РФ от 21.12.98г. №64Н "О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства".
2. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40, с изменениями и дополнениями от 26 февраля 1996 г.
3. Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с изменениями и дополнениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.)
4. «Организация и учет кассовых операций и налично-денежного обращения в организациях». Издательство «Экономика», М., 2006г, 236стр.