Поступление материалов от поставщиков производится на основании, договоров поставки. Поставка продукции производится поставщиком: иногородним покупателям (строительной организацией) — путем отгрузки железнодорожным или водным, автомобильным транспортом; одногородним получателям, как правило, автомобильным транспортом.
На отгруженные материалы поставщики выписывают платежные требования или счета-фактуры с приложенными к ним отгрузочными документами (товарно-транспортные накладные (приложение П), железнодорожные накладные и др.) и высылают их покупателям.
Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы по железной дороге, водным транспортом и другим направляются в отдел снабжения предприятия, работники которого обязаны:
- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов по форме № М-1;
- проверить соответствие данных этих документов договору поставки, в частности, наименование материала, количество, цена, сроки поставки и др.;
- сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
- акцептовать (т.е. дать согласие на оплату) расчетные документы поставщика или отказаться от акцепта;
- передать документы в бухгалтерию.
По мере поступления материальных ценностей на склады организации в журнале делается отметка о номерах приходных ордеров (или актов о приемке) и датах поступления или запросах, связанных с розыском непоступивших грузов.
Работник, регистрирующий документы на получение грузов, обязан периодически на первое число каждого месяца сверять с бухгалтерией организации данные о материалах в пути.
Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации в получении груза непосредственно со склада поставщика или железной дороги, отпускаемого им по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, бухгалтерия выдает в одном экземпляре под расписку получателю доверенность по форме № М-2.
Если материалы со складов поставщиков строительные организации получают регулярно, то в этом случае выдается доверенность по форме № М-2а. Выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей по форме № М-3.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности – не более 15 дней.
Поступившие на склад материальные ценности должны быть своевременно оприходованы и отражены на счетах бухгалтерского учета. Материалы, поступающие на склады, должны приниматься по счету, весу, объему и качеству и приходоваться в соответствующих единицах измерения.
Если материалы поступают в одной единице измерения (по весу), а приходуются в другой единице (по счету), в этом случае их движение должно отражаться в аналитическом учете в двух единицах измерения по весу и счету. Железобетонные деревянные конструкции и изделия учитываются в штуках по маркам, метрах квадратных, кубических и т.д. Если материал поступает в тоннах, а расходуется в килограммах, его приходуют в килограммах.
На поступившие на склад материалы кладовщики выписывают приходные ордера по форме № М-4. На основании их зав. складами (кладовщики) делают записи в карточках складского учета материалов по форме № М-12. Если поступление материалов незначительное, приходные ордера по форме № М-4 можно не выписывать, а записи в складскую картотеку делаются на основании документов поставщиков.
Если материалы поступили с поврежденной упаковкой, несоответствующего качества или имеющие количественное расхождение (недостачи) либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов их приемка производится комиссией, которая составляет акт о приемке материалов по форме № М-7.
Он составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – бухгалтерии для направления претензии поставщику. При наличии приемного акта по форме № М-7 приходный ордер не выписывается.
Материалы, изготовленные в подсобных и вспомогательных производствах строительных организаций, приходуются на склады на основании накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по форме № М-11. Они применяются для учета движения материальных ценностей внутри предприятия между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Материалы могут также поступать на склады от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет. Подотчетные лица должны представлять в бухгалтерию организации документы, подтверждающие факт оплаты полученных материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходным ордерам, чеки контрольно-кассовых аппаратов и др.), а также документы, подтверждающие факт получения материальных ценностей.
При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного места жительства и паспортные данные.
Повторно используемые подрядчиком конструкции, детали и материалы, полученные от разборки зданий и сооружений, подлежат оприходованию по ценам их возможного использования за вычетом стоимости переработки, необходимой для применения их в дело по актам формы № М-35.
Для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы предназначена товарно-транспортная накладная форма № ТТН-1 (приложение П).
Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарно-материальные ценности, поступающие из-за пределов Республики Беларусь, приходуются на основании документов, выписанных грузоотправителем.
Материальные ценности отпускаются со складов и приобъектных кладовых на производство строительно-монтажных работ, на нужды вспомогательных и подсобных производств, на хозяйственные и другие цели только материально ответственным лицам. Список лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, образцы их подписей и именные штампики передаются на склады.
Материальные ценности отпускаются на производство строительно-монтажных работ и на другие цели по весу, объему или счету в соответствии с нормами расхода. В соответствии с нормами устанавливается лимит отпуска материалов.
Для оформления отпуска материалов, которые многократно используются на нужды производства, предназначены лимитно-заборные карты по формам № М-8, М-28, М-28а. Они выписываются производственным или плановым отделом в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу.
При отпуске материалов со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте структурного подразделения, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения. После использования лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию.
Для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой или нарочным), предназначена товарная накладная на отпуск и оприходывание товарно-материальных ценностей формы № ТН-2.
Материалы, потребляемые нерегулярно, на хозяйственные и прочие нужды, отпускаются требованиями. Ими также оформляется отпуск материалов на замену, сверхлимитный отпуск. Для оформления сверхлимитного отпуска применяются требования, имеющие определенный отличительный признак, например цветную диагональную полоску, цветной знак в углу документа и т.д. Требования на сверхлимитный отпуск выписываются только с разрешения лиц, уполномоченного разрешать такой расход материалов.
Требования выписываются в двух экземплярах, из которых первый с распиской получателя остается на складе, а второй с подписью заведующего складом выдается на руки получателю.
Учет материалов в бухгалтерии ЧУП «Лидская ПМК» организован вручную по книжно-журнальной форме на соответствующих регистрах бухгалтерского учета. Учет движения материалов в бухгалтерии ведется только в денежной оценке. В течение месяца материально ответственные лица (зав. складами, кладовщики, прорабы, мастера и другие лица) сдают в бухгалтерию первичные документы по приходу и расходу материалов. Принятые от материально ответственных лиц первичные документы подвергаются в бухгалтерии проверке по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставления в документах кодов). Проверенные и принятые документы подвергаются таксировке (количество умножается на цену), и определяются суммы прихода и расхода материалов. Таксировка осуществляется по каждой строке документа, а в лимитно-заборных картах таксируется итог по каждому номенклатурному номеру материалов.