Кроме того, организации, в учетной политике которых не предусмотрено ежемесячное проведение инвентаризации товаров, вправе создавать резерв на списание возможных потерь товаров в пределах утвержденных норм, сумма которого включается в издержки обращения.
Так, согласно п. 4.1 Методических указаний №86 и п. 5 Методических рекомендаций по разработке учетной политики предприятия торговли и общественного питания, утвержденных приказом Минторга РБ от 27.01.1998 №10, некоторые виды расходов, как, например, естественная убыль продуктов при хранении, выявляются или возникают в течение года неравномерно. Для более точного определения фактических затрат отчетного периода эти расходы включают в издержки каждого месяца в плановом размере. На суммы, предусмотренные сметой, ежемесячно начисляют резерв: Дт‑44 «Расходы на реализацию» – К‑т 96 «Резервы предстоящих расходов».
Суммы фактических затрат по мере их возникновения или выявления относят затем в дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов»; излишне начисленная сумма резерва сторнируется. В соответствии с Инструкцией №89 на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» отражается движение сумм, резервируемых согласно учетной политике и (или) в порядке, установленном специальными нормативными правовыми актами, в целях равномерного включения предстоящих расходов в затраты на производство и расходы на реализацию.
Правильность образования и исполнения сумм по тому или иному или иному резерву периодически (а на конец года обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и т.п. и при необходимости корректируется методом «красное сторно» или дополнительной записью. При этом следует учитывать, что создание резерва на списание возможных потерь товаров в пределах утвержденных норм в обязательном порядке должно быть оговорено в учетной политике организации на отчетный год.
1.2 Товарные потери при хранении
Наличие и состояние товарных запасов на складах розничной торговли выявляетсяв ходе проведения инвентаризации.
Субъектам хозяйствования при проведении инвентаризации следует руководствоваться порядком, установленным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Минфина РБ от 05.12.1995 №54.
Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризаций в течение отчетного года устанавливается в течение отчетного года устанавливается руководителем предприятия (учреждения), собственником имущества данного предприятия (учреждения) или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь. При этом проведение инвентаризации обязательно в случаях:
при смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения);
при ликвидации предприятия (учреждения);
при ликвидации предприятии (учреждения);
перед составлением годовой отчетности;
при смене руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного лица;
при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);
по решении контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.
При натурально-стоимостном учете результаты инвентаризации отражают по каждому наименованию и артикулу товарно-материальных ценностей отдельно в сличительной ведомости, выявляя тем самым отклонения фактических остатков от учтенных остатков.
Согласно ст. 12 Закона РБ от 18.10.1994 №3321‑XII «О бухгалтерском учете и отчетности (с изменениями и дополнениями) выявленные в ходе проведения инвентаризации недостачи товарно-материальных ценностей регулируются в бухгалтерском учете организаций в следующем порядке:
– излишек имущества в соответствии с решением руководителя организации приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации – на увеличение доходов (источников финансирования);
– недостача имущества и (или) его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на себестоимость продукции (работ, услуг), в некоммерческой организации – увеличение расходов;
– недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и (или) его порчи в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации – на увеличение расходов. При этом в протоколах инвентаризационных комиссий должны быть приведены исчерпывающие объяснения причин, по которым эти сверхнормативные недостачи товаров не могут быть отнесены на виновных лиц, а также должно быть указано, какие меры приняты по предотвращению подобных недостач и потерь.
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками пересортице.
При этом следует учитывать, что взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортицы может быть допущен только по товарно-материальным ценностям одинакового наименования и в тождественных количествах при условии, что излишки и недостачи образовались в один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого материально-ответственного лица.
Важным моментом является то, что применение норм естественной убыли, возможно, только в том случае, если такие нормы утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств. Если такие нормы отсутствуют, вся недостача рассматривается как недостача сверх норм.
Нормы товарных потерь, методика их расчета и порядок их отражения в учете утверждены приказом Минторга РБ от 02.04.1997 №42 (далее – Нормы).
При хранении и реализации товаров в организациях розничной торговли могут возникать следующие виды товарных потерь:
– естественная убыль товаров;
– бой, лом товаров вследствие их ломкости;
– порча товаров или повреждение потребительской тары, в которую упакована продукция, что в свою очередь вызывает потерю потребительских свойств товара;
– потери от завеса тары;
– потери, образующиеся при подготовке отдельных видов товаров к продаже;
– нормируемые потери в магазинах самообслуживания.
1.3 Учет товарных потерь вследствие естественной убыли товаров
Нормы естественной убыли товаров в розничной торговой сети установлены в процентах к стоимости товара и применяются к товарам, реализованном в межинвентаризационном периоде, без учета времени их нахождения в магазине.
Учет движения товаров в организациях розничной торговли ведется в стоимостном выражении, и поэтому расчет общей суммы потерь товаров в пределах норм естественной убыли за межинвентаризационный период производится в следующем порядке:
1) сопоставляются учетные и фактические остатки товаров по конкретному материально ответственному лицу (бригаде) и определяется результат инвентаризации (недостача и ли излишек товаров);
2) в случае обнаружения недостачи на основании первичных документов, отражающих наличие, поступление и списание (передачу) товаров, определяется стоимость реализованного в розницу за межинвентаризационный период каждого наименования товара, по которому установлены нормы естественной убыли;
3) сумма нормируемых товарных потерь по данному виду товара определяется путем умножения стоимости реализованного в розницу за межинвентаризационный период товара на норму естественной убыли;
4) общая сумма естественной убыли всех товаров за межинвентаризационный период определяется путем суммирования рассчитанных потерь всех товаров, по которым установлены нормы естественной убыли;
5) сравниваются суммы выявленной недостачи и рассчитанной естественной убыли и определяется размер потерь, списываемых в пределах норм.
При исчислении размера естественной убыли в пределах установленных норм для розничной торговой сети следует помнить, что в розничный оборот не включаются следующие товары:
– отпущенные другим магазинам, филиалам магазина 9 ларькам, палаткам), имеющим самостоятельный учет материальных ценностей, а также проданные в порядке мелкого опта социально-культурным учреждениям (детским садам, санаториям, больницам) и другим организациям;
– возвращенные поставщикам, а также сданные на переработку;
– списание по актам вследствие лома, крошения, порчи, снижения качества, завеса и повреждения тары.
На товары, отправляемые в другие магазины и на переработку, а также возвращаемые поставщикам, применяются нормы естественной убыли, установленные для складов и баз розничных торговых организаций общественного питания по соответствующему сроку хранения. В системе потребительской кооперации этот порядок распространяется так же на отпуск товаров головными магазинами другим предприятиям.
Для ускорения подведения результатов инвентаризации продовольственных товаров организациям розничной торговли рекомендуется вести накопительную ведомость для расчета естественной убыли товаров. В данной накопительной ведомости формируется информация для расчета предельного размера товарных потерь от боя, лома, порчи товаров. Для этого указывается не только процент потерь, но и наименование товара. Списываемая согласно представленным актам о порче, бое, ломе товара, сумма потерь каждого наименования товаров за межинвентаризационный период не должна превышать рассчитанной согласно накопительной ведомости суммы.