Реинжиниринговый подход к управлению бизнес-процессами в организации (стр. 10 из 20)

Каждый номер хранилища данных содержит префикс «D» и уникальный номер хранилища.

Каждая внешняя ссылка включает в себя префикс «E» и уникальный номер внешнего элемента.

2.8. Пример: моделирование процесса обмена данными на основе метода DFD.

В случае с методом DFD рассмотрим построение модели на примере документооборота, существующего внутри консалтингового проекта на стадии анализа и сбора данных для оптимизации организационной структуры управления (ОСУ).

На стадии диагностики ОСУ выделяют следующие основные области для анализа:

– принятие управленческих решений;

- скалярная цепь;

– функций управления;

– «зоны прав и ответственности» в организации.

Ниже представлена диаграмма DFD описания обмена данными на стадии диагностики ОСУ.

Рис.9 Модель описания процесса обмена данными при диагностике ОСУ

2.9. Выводы по второй части

Представленный выше стандарт уже достаточно давно используется во всем мире практиками – консультантами в своих проектах по реинжинирингу бизнес-процессов. Стандарт IDEF уже давно прошел проверку временем на профессиональную пригодность.

Завершая вторую часть статьи о стандарте IDEF, хотелось бы еще раз отметить его основные свойства.

Широкий спектр применения. Стандарт IDEF можно использовать как при описании процессов в малых, так и в крупных (холдинговых, сетевых) организациях. Стандарт IDEF может быть использован как инструмент реинжиниринга не только для описания процессов, протекающих в коммерческих организациях, но и в некоммерческом секторе, а также специфических процессов, существующих в управлении государственными учреждениями и организациями.

Простота синтаксиса и семантики. Стандарт IDEF достаточно прост с точки зрения его освоения. Как уже было показано выше в настоящей статье синтаксис и семантика стандартов IDEF 0 и IDEF 3 содержит набор символьных элементов, каждый из которых носит свое информационное содержание. Нет в стандарте IDEF одинаковых символов с разными свойствами, как и наоборот – нет разных символов с одинаковой трактовкой. Стандарт IDEF обладает строгим понятийным аппаратом, без которого невозможно существование на практике кодированной информации.

Информационная полнота. Стандарт IDEF способен описывать большие массивы информации о процессе. Это отражается не только в части графического представления информации о бизнес-процессе. Стандарту IDEF присущи и аналитические способности, без которых графическое представление информации было бы неполноценным. В частности к таким дополнительным инструментам к стандарту IDEF можно отнести функционально – стоимостной анализ, строение границ диаграммы стандарта и т.д.

Возможность использования в электронном виде. Стандарт IDEF также используется и в электронной форме. В частности, он использован в качестве «платформы» для программного продукта BPwin корпорации Logic Works Inc.

В третьей части статьи «Стандарт IDEF – инструмент реинжениринга бизнес-процессов» будет рассмотрен метод функционально-стоимостного анализа, как дополнительного инструмента для моделирования бизнес-процессов с использованием стандарта IDEF.

Часть 3.

Функционально-стоимостной анализ модели бизнес-процесса.

Настоящей статьей мы завершаем серию публикаций по стандартам семейства IDEF (Integrated computer aided manufacturing DEFinition). Несомненно семейство стандартов IDEF более разностороннее и многограннее, чем мы представили во второй части статьи «Стандарт IDEF – инструмент реинжениринга бизнес-процессов». Однако перед нами не стояла цель раскрыть весь спектр методик на основе стандарта IDEF, который бы не уместился в рамках настоящей статьи. Выбранные нами три метода описания бизнес-процессов (IDEF0, IDEF3, DFD) позволяют увидеть полную картину существующего процесса.

Постоянно консультанты задаются вопросом, как верифицировать данные, полученные в результате своей работы над бизнес-процессом (и не только).

В качестве базисного метода верификации результатов работы мы будем использовать метод функционально-стоимостного анализа (activity based costing – ABC).

Функционально стоимостной анализ (ФСА) – метод сбора и анализа стоимости функций (activity). С помощью ФСА определяется стоимость ресурсов (сырья, материалов и т.д.), совмещается с функциями процесса, а затем сопоставляет функции с выходами в системе (так называемыми – «Объектами затрат»).

В работе над проектом анализ занимает около 80% всего времени, которое затрачивает консультант. При завершении вспомогательной работы по сбору информации, которая в действительности занимает не более 20% от общего времени, уходящего на решение целей консалтингового проекта, консультант приступает к своей основной работе, заключающейся в предложениях клиенту по решению его проблем. Таким образом, прежде чем приступать к описанию метода ФСА требуется понять, что такое анализ вообще и какие разновидности анализа известны.

Анализ по своей природе является «методом научного исследования (познания) явлений и процессов, в основе которых лежит изучение составных частей, элементов изучаемой системы…Анализ служит исходной отправной точкой прогнозирования, планирования, управления экономическими объектами и протекающими в них процессами» (Сов.эконом.словарь).

Конечная цель консалтингового проекта – осуществление изменений и анализ фактов должен приблизить нас к ее достижению.

Прежде, чем углубиться в анализ собранных консультантом данных, необходимо осуществить два последовательных действий: отредактировать собранную информацию и систематизировать ее.

При редактировании информации необходимо производить следующие действия:

- проверить полноту данных, полученных на этапе сбора информации;

- проверить ясность записей и их представления;

- исключить и (или) исправить найденные ошибки.

Редактирование – это под-этап, который подразумевает собой очистку информации перед тем, как можно будет далее ее использовать для аналитических операций.

В управленческом консультировании особенное место занимают следующие разновидности анализа информации:

- анализ систематизированных данных;

- причинно-следственный анализ;

- сравнительный анализ;

- анализ будущего;

- синтез.

Анализ, полученной в ходе исследования модели бизнес-процесса, является обязательной составляющей реинжиниринга бизнес-процесса. На этом этапе консультант выясняет основные характеристики:

- каким образом происходит работа того или иного работника, структурного подразделения;

- какая информация (данные) циркулирует между единицами структурных подразделений. Каким образом эта информация используются компанией;

- каковы затраты на осуществление той или иной операции или всего процесса в целом;

- адекватен ли существующий процесс происходящим изменениям в среде, окружающей компанию;

И должен получить ответ на главный вопрос, который он ставил перед собой в самом начале своей работы: «Какие изменения должны произойти в организации, чтобы она смогла осуществлять свою деятельность с меньшими материальными затратами, меньшей потерей времени и с поступательным увеличением качества производимой продукции и услуг.

В этой стоатье мы не делаем открытий, мы просто исследуем возможности. Так же как и работа над консалтинговыми проектами не ставит целью делание открытий. Изменения – вот цель любого проекта. Одним из таких инструментов. Который позволяет представить картину того,что необходимо менять в организации, является функциональностоимостной анализ.

Функционально-стоимостной анализ (ФСА) имеет несколько значений. В первую очередь ФСА – метод определения стоимости и других стоимостных характеристик изделий, услуг и потребителей, использующих в качестве основы функции и ресурсы, задействованные в производстве, маркетинге, продаже, логистике и т.д.

ФСА позволяет выполнить следующие виды работ:

- определить и провести общий анализ себестоимости бизнес-процессов в организации;

- осуществить функциональный анализ, связанный с установлением и обоснованием выполняемых структурными подразделениями функций с целью обеспечения выпуска продукции высокого качества и оказания услуг;

- изучить и определить основные, дополнительные и излишние функциональные затраты;

- провести сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в различных функциональных блоках за счет упорядочения функций подразделений организаций;

- провести анализ полученных результатов, улучшающих в будущем деятельность организаций.

ФСА – один из методов, позволяющий указать на возможные пути улучшения. Стоимостных показателей. Цель ФСА – достичь позитивных изменений в деятельности организаций по показателям стоимости, трудоемкости и производительности.

В отличие от традиционных методов ФСА позволяет:

1. Предоставлять информацию в форме, понятной для персонала организации, участвующего внутри бизнес-процесса.

2. Распределять накладные расходы в соответствии с детальным расчетом использования ресурсов, подробным представлением о процессах и их влиянии на себестоимость, а не на основании прямых затрат или учета полного объема выпускаемой продукции. При традиционном методе распределения все затраты первоначально собираются на центрах ответственности, а затем распределяются в соответствии с укрупненными базами распределения между продуктами, обычно пропорционально показателям, связанным с объемом производства продукции. Метод ФСА позволяет выявить процессы, которые вызывают возникновение косвенных затрат, связать их с тем или иным продуктом на основе выявления наиболее точной взаимосвязи между продуктами и процессами и наиболее точно перераспределить а продукты соответствующие косвенным затратам. При использовании ФСА также возможно первоначальные отнесения затрат на подразделения, а уже с подразделений на процессы.