Розділ 3. Особливості проведення аудиту в умовах використання клієнтом обчислювальної техніки для ведення обліку матеріальних витрат на виробництво продукції
Етапи здійснення аудиту матеріальних витрат на виробництво продукції в умовах використання клієнтом обчислювальної техніки не відрізняються від аудиту методом документальних перевірок, відрізняється сам процес, а не важливість встановлення тих чи інших фактів.
Основними діями аудитора у разі використання прикладної програми методів аудиту за сприяння комп'ютера є:
а) визначення мети прикладної програми;
б) визначення змісту файлів об'єкта аудиту;
в) визначення типів операцій і способів, котрі необхідно перевірити;
г) визначення аудиторських процедур у системі програми;
д) розподіл обов'язків між комп'ютерним персоналом та керівництвом;
е) зіставлення вигідності від використання ПЗК з витратами на її впровадження;
є) оцінка рівня впевненості, що ПЗК будуть правильно оформлені і в необхідний спосіб зафіксовані і зареєстровані;
ж) визначення дефіциту в комп'ютерній техніці і вміння користуватися нею;
з) використання функцій програми й оцінка отриманих результатів.
Аудитор повинен керувати процесом використання програми методів аудиту за сприяння комп'ютера. Таке керівництво забезпечить правильне виконання процедур програми, допоможе виключити співробітників клієнта в управлінні методами аудиту за сприяння комп'ютера. Специфіка роботи з прикладними методами аудиту за сприяння комп'ютера залежатиме від параметрів і властивостей самої програми, тому аудитору необхідно: ухвалити технічні моменти і виконати огляд роботи з використанням методів аудиту за сприяння комп'ютера; зробити огляд засобів керування системою ЕОД підприємства, наприклад, з'ясувати можливість внесення виправлень у систему програми і доступ до бази даних. Якщо аудитора не задовольняє організація робочого місця під час використання комп'ютера клієнта, він має право обробляти інформацію за допомогою методів аудиту за сприяння комп'ютера на іншому, більш придатному для поставленої мети комп'ютері; слід гарантувати відповідну інтеграцію та імплементацію висновків аудитора в процесі контролю.
Процедури, які виконуються аудитором для управління контрольними прикладними програмами, можуть включати:
а) участь у проекті і тестуванні комп'ютерних програм;
б) отримання гарантії того, що програма працює відповідно до деталізованої спеціалізації;
в) перевірку відповідності конфігурації комп'ютера клієнта вимогам установки ПЗК;
г) перевірку програми на великих тестових файлах перед запуском в основну роботу;
д) перевірку можливості обробки ПЗК необхідного обсягу і кількості інформації;
е) перевірку правильності функціонування ПЗК - адекватність інформації вводу-виводу;
є) організацію відповідного контролю за доступом до ПЗК, який виключає несанкціонований доступ і маніпуляцію даними.
Необов'язкова постійна присутність аудитора під час управління програмою методів аудиту за сприяння комп'ютера, однак необхідно мати гарантію виконання необхідних процедур аудиту. Щоправда, така присутність бажана, оскільки вона може забезпечити практичну вигоду, тобто можливість своєчасно зреагувати на несподіваний результат, змінити дані помилкового прикладу, виправити неправильний вхідний файл та ін. Процедури, які виконуються аудитором для управління прикладними програмами, можуть включати:
а) управління послідовністю подання тесту там, де це стосується обробки кількох циклів;
б) використання тесту спочатку для малої кількості даних, а потім запуск програми з повним набором даних;
г) підтвердження того, що для обробки даних використовувалася ефективна версія ПЗК;
д) забезпечення використання ПЗК для обробки даних у відповідний термін і в контрольних точках, які мають істотний розмір.
Використовуючи методи аудиту за сприяння комп'ютера, аудитор може визнати необхідним залучення співробітника клієнта, який працює за комп'ютерним фахом. У такому разі аудитор мусить впевнитися в тому, що не існує можливості втручання в роботу ПЗК з боку співробітника клієнта і, як наслідок, не буде впливу на результати тестування.
Практика аудиторської роботи вимагає застосування обчислювальної техніки, яка дозволяє звільнити час аудиторів для більш глибокого дослідження операцій, підвищити продуктивність праці, покращити якість аудиту, скоротити терміни їхнього проведення.
В тому випадку, коли контрольні дані обробляються разом з реальними даними клієнта, аудитор повинен бути впевненим, що після завершення тестування всі контрольні записи будуть вилучені з реального розрахунку клієнта. Використання програмних засобів може обмежуватися тестуванням окремих розділів, або відстеженням шляху однієї суми, а може включати процедури, пов'язані з побудовою бухгалтерського балансу клієнта.
Коли аудитор починає перевірку, в середовищі електронної обробки даних, він повинен мати певні навички і досвід роботи з технікою, яка виконує підрахунки, або повинен залучити до роботи спеціаліста і делегувати йому частину своїх функцій. Аудитор повинен мати достатній рівень знань ЕОД для того щоб спланувати, виконати і використати результати контролю. Рівень необхідних знань залежить від складності і конфігурації конкретного методу контролю і програмного забезпечення контролю, а також системи обліку. Аудитор повинен розуміти, що використання автоматичних систем при конкретних обставинах може вимагати від нього значно більшого рівня знань комп'ютера і вміння роботи з автоматизованими системами.
Аудитору необхідно проаналізувати відповідність автоматичних методів контролю, засобам обслуговування комп'ютера і необхідним автоматизованим системам бухгалтерського обліку і картотекам. Аудитор може планувати використання інших засобів в обслуговуванні комп'ютера в тому випадку, коли виконання роботи з використанням автоматичних методів на комп'ютерній техніці клієнта буде неефективним, неекономним і непрактичним, наприклад, з причини несумісності з операційною системою.
Аудитор повинен керувати процесом використання програми контролю. Таке керівництво забезпечить правильне виконання процедур програми. Специфіка роботи з прикладною програмою контролю буде залежати від параметрів і властивостей самої програми, тому аудитору необхідно:
- ухвалити технічні специфікації і виконати технічний огляд роботи, включаючи використання автоматичних систем;
- зробити огляд засобів керування системою ЕОД підприємства, наприклад можливість внесення виправлень в дереві програми і доступ до бази даних;
- гарантувати відповідну інтеграцію висновків в процес контролю.
Ефективність перевірки повинна підвищитися при допомозі автоматичних систем з точки зору отримання найкращих доказів. При плануванні перевірки, аудитор повинен розглянути відповідну комбінацію організації і методів контролю при сприянні комп'ютера. Необхідно врахувати фактори, які впливають на прийняття рішень при використанні комп'ютера, а саме:
- знання комп'ютера, кваліфікація і досвід аудитора;
- сумісність автоматичних систем і технічних засобів, на яких програмне забезпечення буде функціонувати;
- ефективність;
- синхронізація у часі.
Ефективність перевірки може бути покрашена при використанні автоматичних методів з точки зору отримання і оцінки контрольного доказу, наприклад:
- деякі операції можуть бути перевірені більш детально і продуктивно при використанні комп'ютера;
- під час аналітичних процедур можна проаналізувати більш ефективно, а ніж ручним методом результати операцій в звітах і незвичайні величини;
- використання автоматичних систем дає можливість проведення додаткових незалежних процедур більш ефективно для отримання оцінки рівня впевненості в засобах управління і контролю.
Аудитор як користувач інформації повинен володіти методикою алгоритмізації і постановки задач для наступного програмування їх і розв'язання на ЕОМ спеціалістами іншої галузі.
Постановка задачі - це формулювання початкових посилань, необхідних для розв'язування задачі, і описання її математичного змісту. У постановці задачі відображаються її організаційно-економічна суть, зміст постановки, періодичність розв'язання, зв'язок задачі з іншими задачами, організація збирання початкових даних або використання наявних у базах даних, часові обмеження на видавання розв'язку задачі.
Аудитору необхідно володіти методичними прийомами постановки задач, для перевірки достовірності даних, що видає ЕОМ при автоматизованій обробці обліково-економічної інформації, а також для формулювання задач, розв'язання яких на ЕОМ зумовлено потребою ревізії. В зв'язку з цим аудитор повинен глибоко вивчити інформаційне забезпечення АСОІ - сукупність засобів і методів побудови інформаційного фонду.
Практика аудиторської роботи вимагає застосування електронно-обчислювальної техніки, яка дозволяє звільнити час аудитора для більш глибокого дослідження операцій, підвищити продуктивність праці, покращити якість перевірок, скоротити терміни їхнього проведення.
В умовах новітніх інформаційних технологій закладена в ЕОМ вхідна інформація може багаторазово використовуватись різними службами, в тому числі і контрольною. Аудитор повинен бути максимально звільнений від виконання розрахункових і технічних операцій і зосередити свою увагу на питаннях контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства.
При перевірці одних об'єктів аудиту в умовах автоматизованої обробки облікової інформації можуть вживатися загальноприйняті методи аудиту, однак при перевірці інших об'єктів необхідні різні розрахунки і обчислення. У таких випадках розрахунково-обчислювальні операції згідно з завданням аудитор або інший член бригади виконує на обчислювальних машинах. Зустрічні перевірки операцій формалізуються на мову ЕОМ і повністю автоматизуються.