Необхідно пам'ятати, що ефективність обчислювальної техніки виникає не сама по собі, а завдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку ця техніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повинні бути пріоритетними, якщо управління має на меті одержання високих результатів діяльності свого суб'єкта.
В суб'єктах чи структурних підрозділах з невеликим документообігом завдання АСДЗУ можуть вирішуватися автоматизованим робочим місцем секретаря (інспектора-оператора). Машинне виготовлення документів та ведення банку даних також здійсняється за допомогою АРМ. Подібне автоматизоване робоче місце може бути колективним, тобто використовуватися кількома співробітниками (секретарем, секретарем-стенографістом, оператором ПК, помічником керівника, працівником діючого підрозділу), кожний з яких виконує певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологічний зв'язок з автоматизованими робочими місцями (або периферійними дисплеями) керівника, його заступників та основних спеціалістів. В документаційній службі суб'єкта, яка має великий документообіг (в апараті управління великих промислових підприємств, фірм та об'єднань, міністерств), доцільно мати кілька робочих місць, розподілених по блоках та підсистемах АСДЗУ. Наприклад:
· АРМ начальника канцелярії та диспетчера (адміністратора банку даних) АСДЗУ;
· АРМ секретаря (помічника) керівника суб'єкта (вирішення питань підготовки інформації для керівника, редагування та розробка найважливіших документів, актуальність інформаційних сервісних завдань для керівника та ін.);
· АРМ інспектора-оператора з введення інформації в АСДЗУ, довідково-інформаційної системи документів, для запитального та беззапитального обслуговування користувачів;
· АРМ інспектора-оператора з контролю за виконанням документів;
· АРМ інспектора-оператора з ведення довідково-інформаційної системи та контролю за виконанням листів громадян;
· АРМ інспектора-оператора з підготовки та редагування документів;
· АРМ інспектора-оператора (секретаря) колегіального органу суб'єкта (введення в систему рішень та ухвал, контроль за виконанням, підготовка засідань, визначення складу учасників засідань та запрошених, автоматизоване виготовлення протоколу, витягів з протоколу та ін.);
· АРМ інспектора-оператора з ведення банку даних;
· АРМ інспектора-оператора відомчого архіву з ведення довідково-інформаційної системи архіву та банку архівних документів.
Вказані автоматизовані робочі місця об'єднуються каналами зв'язку в проблемно-орієнтаційний комплекс (розподілену локальну обчислювальну мережу) та створюють "електронну канцелярію" суб'єкта. На першому етапі експлуатації "електронна канцелярія" автоматизує інформаційне забезпечення керівника суб'єкта. На наступних етапах розвиток системи передбачає підключення до неї автоматизованих робочих місць заступника керівника, керівників і спеціалістів структурних підрозділів та всіх співробітників документаційної служби.
Важливим завданням "електронної канцелярії" стає вибірковий розподіл інформації за вказаними АРМ та застосування безпаперового документообігу - так званої електронної пошти - в суб'єкті шляхом передачі інформації каналами зв'язку між банками даних та колективного використання інформаційних ресурсів. В суб'єктах при різних обсягах опрацьованої інформації структура АРМ в складі "електронної канцелярії" може змінюватися: вона або поділяється на більш дрібні операційні комплекси, або об'єднується для виконання більш об'ємних АСДЗУ. Застосування АРМ в документаційному забезпеченні управління дає можливість гнучко та послідовно змінювати технологію опрацювання інформації відповідно до загальної тенденції до скорочення кількості використаних документів та безпаперового вирішення багатьох питань управління.
У багатогалузевих суб'єктах автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, охоплюючи всі структурні підрозділи, можуть базуватися на поєднанні різних технічних засобів, які виконують централізоване та децентралізоване опрацювання інформації. Наприклад: на рівні управління суб'єкта АСДЗУ базується на єдиному комп'ютері (обчислювальній системі) та мережі автоматизованих пунктів опрацювання інформації, в структурних підрозділах - на основі проблемно-орієнтаційних комплексів АРМ, з'єднаних з центральним комп'ютером. При цьому найважливішою умовою ефективності такої системи є її технологічна та інформаційна єдність на всіх рівнях управління та регламентація процесу функціонування і розвитку. Технологічна єдність необхідна також для раціонального поєднання АСДЗУ з традиційною системою документаційного забезпечення, яка ще займає на даний час в роботі суб'єктів значне місце [33, 76].
Для задоволення інформаційних потреб усіх користувачів в ІС існує банк даних (БнД). До складу БнД входять такі складові: сукупність технічного та програмного забезпечення, база даних, СУБД, словник даних, адміністратор БД. Головні складові банку даних — база даних і програмний продукт, який називається системою управління базою даних (СУБД). Система управління базами даних (СУБД) — це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.
Банк даних (БнД) — це автоматизована система, сукупність інформаційних, програмних, технічних засобів і персоналу, що забезпечує зберігання, нагромадження, оновлення, пошук і видачу даних. База даних (БД) — це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними та швидкий доступ до даних. В основу організації БД покладено принцип єдності, тобто БД повинна бути єдиною. На всіх етапах життєвого циклу БД складається з двох компонентів: структури та даних. На різних рівнях опису БД її структура зображується:
· на інфологічному рівні (сутність — зв’язок);
· на датологічному рівні вона може бути однією з моделей даних — ієрархічною, мережевою, реляційною, об’єктно-орієтованою, об’єктно-реляційною, багатовимірною, змішаною;
· на фізичному рівні (структура файлів даних і допоміжних файлів).
Більшість баз даних мають табличну структуру. Файли даних також складаються зі структури та даних. Структура охоплює такі компоненти: ім’я поля, тип поля, довжина поля. Дані — це компонент БД, над яким виконуються в ІС дії. Використання принципів бази та банку даних передбачає організацію зберігання інформації у вигляді БД, де всі дані зібрано в єдиному інтегрованому середовищі, і до інформації як важливого ресурсу забезпечено широкий доступ користувачів. Така організація даних усуває цілий ряд проблем:
· відпадає потреба в кожній прикладній програмі детально вирішувати питання організації файлів;
· усуває багаторазове введення й дублювання одних і тих самих даних;
· не виникає проблеми зміни прикладних програм у зв’язку із заміною фізичних пристроїв або зміни структури даних;
· підвищує рівень надійності та захищеності інформації;
· зменшує надлишок даних.
Технологія баз і банків — провідний напрям організації внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз і банків даних визначається рядом чинників: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам’яті, збільшенням її об’ємів, новими засобами та можливостями в галузі комунікації. База даних — це динамічний об’єкт, який змінює значення зі зміною стану предметної сфери, яка відображається (зовнішніх умов стосовно бази) [34, 54]. Словник метаданих сам по собі є БД і містить інформацію про саму БД, є інструментом адміністратора БД і БнД та відіграє особливу роль. Адміністратор БД (АБД) — особа або група осіб, які відповідають за загальне керування БД. Важливе завдання адміністратора БД — захист даних від злому, несанкціонованого та некомпетентного доступу.
Для виконання функції адміністратора в СУБД передбачено різні службові програми. Адміністрування БД передбачає виконання функцій для забезпечення надійної та ефективної роботи бази даних, задоволення інформаційних потреб користувача, відображення в БД динаміки предметної сфери.
До обов’язків адміністратора БД належать: визначення інформаційного змісту БД, структури зберігання та стратегії доступу, взаємодія з користувачами, визначення контролю повноважень процедур перевірки вірогідності даних, а також стратегії даних, керування ефективністю БД. 2.3. Використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установиВідомо, що продукт діяльності управлінця - прийняття рішень (підкреслимо, що рішення - це те, що реалізується, інакше слід вести мову лише про бажання чи наміри). Будь-яке управлінське рішення (в тому числі - й рішення нічого не змінювати) має свою ціну і свої наслідки.
Практика свідчить, що досить часто "сировиною" і приводом для прийняття серйозного управлінського рішення слугують такі випадкові фактори:
· керівник побував у відрядженні (у тому числі - за кордоном), щось цікаве там побачив та вирішив використати у своєму підрозділі;
· керівнику доповіли про якийсь кричущий факт, і він приймає рішення негайно вжити певних заходів;
· із засобів масової інформації керівник отримав дані про впровадження чогось у подібному підрозділі.
Це далеко не повний перелік прикладів, коли управлінське рішення приймається на базі випадкових факторів. І хоча іноді такі рішення бувають ефективними, такий підхід ніяк не можна назвати науковим.
У цьому плані можна зрозуміти дії керівника. Існує три основних постачальника "сировини" для прийняття управлінських рішень: зовнішній світ (держава, партнери, засоби масової інформації).