Висновки дорозділу 3
Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих у прийомах труда, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, способах їх з'єднання для створення продукту чи послуги, що відповідають певним вимогам.Технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого чи невиробничого, перш за все — управлінського процесу.Автоматизована інформаційна технологія (АІТ) — системно організована для розв’язання задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основі застосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки та зв’язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.
Сучасна інформаційна технологія орієнтована на застосування найширшого спектру технічних засобів електронно-обчислювальних машин і засобів комунікацій.
Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці.
Автоматизацію окремих підрозділів, процедур чи ділянок роботи (так звану "клаптеву" автоматизацію) часто лають і протиставляють комплексним системам автоматизації. Недоліки такої автоматизації очевидні: постановниками задач (замовниками розробок) у цьому випадку є представники служб установи.
Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.
Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування. Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат.
Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані. На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації, що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.
4.1. Обґрунтування удосконалення документообігу та
документа-ційного забезпечення
У сучасному світі інформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у системі управління підприємствами та організаціями України. У суспільстві спостерігається перерозподіл реальної влади — від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками. За науковими висновками, рівень інформаційного забезпечення підприємствами та організаціями значною мірою впливає на розвиток економіки та політичну обстановку в країні. Він пов’язаний з можливістю найефективнішого використання інтелектуального потенціалу як своєї, так і інших країн для розвитку економіки, а також застосуванням усіх видів інформаційних технологій для формування соціокультури — глибинної основи нації, призначеної запроваджувати та розповсюджувати духовні та ідейні цінності народу, його культуру [22, 42].
Аналіз стану розробок, впровадження та експлуатації інформаційних систем для підприємствами та організаціями в Україні показав, що протягом останніх років виконано значну роботу із застосування інформаційних технологій. Практично в усіх підприємствами та організаціями забезпечується інформаційна підтримка поточної роботи з використанням персональних комп’ютерів із набором типових програмних продуктів.
Більшість підприємствами та організаціями застосовують локальні обчислювальні мережі. У час, коли Україні на тлі економічних реформ у країні розгортається адміністративна реформа, питання формування інформаційної та аналітичної бази для прийняття управлінських рішень на державному рівні є особливо актуальним. Підприємствами та організаціями відчувають недостатність інформаційного забезпечення своєї діяльності.
Поглиблене вивчення процесів комп’ютеризації підприємствами та організаціями, що:
1) аналітичні служби ще недостатньо технічно оснащені, особливо засобами комунікації;
2) підвищуються вимоги до якості прийманих рішень, які залежать від професійних якостей аналітиків і від впровадження сучасних інформаційних технологій в процес прийняття рішень;
3) обсяги та потоки інформації і в середині держави, і міждержавні зросли так, що процес інформаційного обміну не може бути ефективним без структурування системних угод за допомогою телекомунікаційних систем.
Єдиний підхід до подолання становища, що склалося, полягає у створенні гармонізованої інформаційно-аналітичної системи (ІАС) підприємств та організацій. Закон України «Про національну програму інформатизації», Указ Президента України «Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади», Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації», і «Про затвердження Порядку формування та виконання галузевої програми і проекту інформатизації» визначили основні пріорітетні напрямки розвитку системи документаційного забезпечення підприємств та організацій [2, 3, 4, 5, 6, 7].
Національна програма інформатизації визначає стратегію розв’язання проблем забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншої діяльності в сферах загальнодержавного управління.
Програма спрямована на вирішення таких основних завдань:
· розробити нормативно-правові сфери інформатизації, комплекси заходів методичного, інформаційного, організаційного забезпечення Національної програми інформатизації;
· розробити основні державні стандарти засобів інформатизації та інформаційно-телекомунікаційних систем;
· розробити сучасну телекомунікаційну структуру та забезпечити її розвиток;
· створити національну систему інформаційних ресурсів;
· інформатизація діяльності органів державної влади (законодавчої, виконавчої, судової) та органів місцевого самоврядування;
· інформатизація фінансово-економічної, соціальної та адміністративно-правової сфер державного управління;
· створити систему інформаційно-аналітичного забезпечення органів державного управління (за галузевою програмою).
В управлінні підприємствами та організаціями суттєве значення має забезпеченість спеціалістів, керівників державних органів необхідною інформацією. Від достовірності інформації і своєчасного її подання значною мірою залежить якість прийняття управлінських рішень. Тому для підвищення ефективності і своєчасності прийняття управлінських рішень необхідна раціональна організація інформаційних баз. Під інформаційною базою розуміється сукупність інформації, певним чином організованої, зафіксованої на носіях системи і збереженої для автоматизації функцій державного управління.
Поняття «організація інформаційної бази» включає визначення її елементів і структур, способів подання, нагромадження, зберігання, перетворення, передавання інформації для всіх категорій користувачів у необхідній формі та за вимогами в часі. Ці визначення є загальними і можуть бути застосовані при розробленні інформаційних систем у державному управлінні економікою, соціальною сферою, в адміністративно-правових та інших аспектах [23, 241].
Щодо структури ІБ, то вона має свої особливості в кожній інформаційній системі, в кожному напрямі управління підприємствами та організаціями. Структура ІБ, як її склад і зміст, визначається, з одного боку, вимогами системи і самою суттю управління, а з іншого — вимогами комп’ютерних технологій оброблення даних, що застосовуються в управлінні конкретними підприємствами та організаціями.
Проаналізувавши перелік таких вимог, доходимо висновку, що інформаційні бази слід розглядати як такі, що за загальними принципами структуризації поділяються на внутрішні та зовнішні. Зовнішня ІБ включає вхідні та вихідні повідомлення, перелік яких завжди визначається відносно конкретної інформаційної системи чи підсистеми. У управлінні підприємствами та організаціями за напрямами (функціями) управління виділено системи:
· законодавчої діяльності;
· фінансова;
· податкової служби;
· Національного банку України;
· правоохоронних та інших державних органів.
Кожна з наведених інформаційних систем включає локальні системи районного, обласного і державного рівнів, по відношенню до яких можна розглядати вхідні і вихідні повідомлення.