Система «ДОКПроф» складається з трьох функціональних підсистем: структура, допуск, клієнт. У підсистемі «Структура» вирішуються задачі централізованого управління системою в цілому. Підсистема дає змогу задати організаційно-штатну структуру, визначити порядок взаємодії і логічне розміщення підрозділів у системі, вести централізований список користувачів системи.
Підсистема «Допуск» вирішує задачі управління локальними підрозділами. Вона дає змогу сформувати реєстр журналів і документів, характерних для даного підрозділу, розмежувати правила взаємодії посадових осіб і порядок допуску до журналів і документів. Підсистема «Клієнт» уможливлює організацію роботи користувачів у системі відповідно до заданих правил.
У системі «ДОКПроф» кожний документ проходить такі стадії:
· складання завдання на розроблення проекту документа;
· розроблення проекту документа;
· розроблення системи реєстрації документів;
· зберігання документів в журналі реєстрації;
· виконання і контроль виконання документів;
· списання з подальшим збереженням у справі.
Завдання на розроблення проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або зведеною схемою. Виконавець, отримавши завдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрут відпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа виконавець може сформувати доручення на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, які мають на це відповідні права.
Реєстрацію документів у системі може здійснювати тільки користувач, наділений відповідними правами. Призначення реєстраційних атрибутів і створення контрольно-реєстраційної картки (номер, дата, контрольні терміни виконання та ін.) здійснюються відповідно до інструкції Кабінету Міністрів України № 1153 від 17.10.1997 р.
Система дає змогу автоматизувати процес реєстрації документів як у малому підприємстві, що має одного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великій компанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться поняття «супервізор реєстрації» — користувач, керуючий процесом реєстрації документів. «ДОКПроф» уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині системи, так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail) [25, 165].
Зберігання документів після реєстрації здійснюється в призначеному йому електронному журналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають користувачі, наділені відповідними правами доступу до визначеного журналу. Система забезпечує атрибутний і контекстно-залежний пошук документів у журналах реєстрації і справах зберігання документів.
Користувачі, що беруть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому система дає змогу переглянути весь ланцюжок виконавців документа й одержати інформацію щодо кожного етапу виконання: терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання доручення виконавець формує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю або відправляється на доопрацювання користувачем, що сформував це доручення.
По закінченні роботи з документом користувач, який ініціював ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. Після цього документ може бути перереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядається в додатку як документ із своїми зв’язками. Тобто в будь-якому документі формується система гіперпосилання на документи, з якими він зв’язаний, і завжди існує можливість переглянути дерево зв’язків й здійснити швидкий перехід до необхідного документа [24, 43-44].
Якщо стандартизація технології створення типових модулів і моделей даних є першим архівознавчим напрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створення уніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації на предметному рівні.
У зв’язку з тим, що вже на першому етапі інформатизації з’являються можливості для інтеграції даних всієї архівної галузі, розроблення як локальних, так і національної систем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідно орієнтуватися на комп’ютерні технології промислового ґатунку з типовими системами і технологічними модулями, створення системного комп’ютерного комплексу архівної справи (СККДС).
Оскільки на першому етапі основним об’єктом автоматизації має стати облікова інформація рівня фонду, необхідно прийняти рішення про стандартизовану структуру даних та її зміст, розробити формат електронного запису. Важливим завданням у цьому напрямі є вирішення проблем сумісності існуючих і перспективних БД, вихід на БД країн СНД, передусім Росії, країн Балтії та Білорусії, а також європейських країн з метою об’єднання ресурсів «україніки» в зарубіжних архівах, створення мета-БД, налагодження доступу до існуючих БД, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім Росії, на компакт-дисках.
Структура СККАС, розміщення сукупності БД і сховищ даних архівів відбиває організаційну та функціональну побудову архівної системи, де органічно поєднуються централізація та регіональна самостійність. Для рівня загальнодержавної та національної інформаційних систем інтеграція ресурсів здійснюється на базі інформації НАІС, Фондового каталогу та інших БД, які репрезентують сукупні інформаційні ресурси галузі на найвищому рівні узагальнення. На першому етапі ця інформація створюється на базі існуючого фондового каталогу, даних централізованого комплектування та обліку, що надійшли традиційним шляхом. За тією самою технологією може створюватися й зведений Державний реєстр національного культурного надбання, унікальних документальних пам’яток НАФ України, тоді як повнотекстові ресурси документів формуються й зберігаються в архівах.
Технічне забезпечення СККАС і локальних комп’ютерних мереж архівів складається з web-серверів, CD-ROM-серверів, серверів БД для підтримки електронних БД обліку та НДА, комунікаційних серверів з модемами для здійснення телекомунікаційних зв’язків, робочих станцій для центральних та обласних архівів. Функції серверів виконують комп’ютери типу Pentium відповідної конфігурації. Транспортним середовищем для інтеграції локальних БД пропонується обрати Internet. На серверах багатьох установ, що комп’ютеризують документну інформацію, як загальне програмне забезпечення використовуються операційні системи UNIX та Windows NT, а на робочих станціях — Windows і MS-DOS. Ці операційні системи є найпоширенішими й можуть виконувати свої функції й стосовно архівної інформації. Для здійснення різноманітних функції введення, зберігання та використання інформації необхідні спеціальні технічні засоби: сканери, лазерні принтери, ксерокси, факсимільні апарати, пристрої для записування інформації на CD-ROM, магнітооптичні накопичувачі з перезаписом інформації тощо.
Прикладне програмне забезпечення має спиратися на дві групи пакетів прикладних програм, орієнтованих на автоматизацію внутрішніх технологічних процесів та підтримку Internet-технологій для обміну в міжнародних комп’ютерних мережах. Такий підхід вимагає відмови від реляційних підходів і використання постреляційної програми продукції фірм Netscape Communication і Microsoft, які набувають поширення в глобальних комп’ютерних мережах. Українські універсальні та наукові бібліотеки вже прийняли такий курс розвитку. Вибір цієї програмної продукції зумовлений не лише її високими технологічними параметрами, а й можливістю безкоштовної інсталяції значної частини розробок цих фірм на серверах і робочих станціях. Зважаючи на те, що архівна інформація є набагато складнішим об’єктом комп’ютеризації, лише такий підхід дасть змогу реалізувати інформатизацію архівної галузі в комплексі з бібліотечними фондами.
Отже, розгортання СККАС має створити організаційні, методичні, техніко-технологічні та лінгвістичні передумови для інформаційної інтеграції НАФу. З одного боку, вона має забезпечити мобільність і відкритість архівної інформаційної бази України та надати можливість поліпшити архівний облік, описування, каталогізацію, значно вдосконалити систему управління архівною справою. З іншого боку, збільшиться кількість і підвищиться якість пропонованої інформації, що стимулюватиме розвиток користувачами на загальних фундаментальних засадах власних методів здійснення пошуку та оброблення інформації. Комплексний підхід до інформатизації архівної справи дасть змогу з найменшими витратами перейти до другого етапу, який передбачає системний розвиток комп’ютеризації, створення інтегрованих масивів інформації та розвинену мережу безпосередньо в архівах. Висновки до розділу 4У сучасному світі інформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у системі управління підприємствами та організаціями України. У суспільстві спостерігається перерозподіл реальної влади — від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками.