У цих регістрах необхідно робити відмітки про те, хто прийняв і хто видав документ із зазначенням підрозділів підприємства, дати господарської операції та ті суми.
Нумерація первинних документів ведеться з початку року. Присвоєння номерів первинних документів дає змогу здійснювати контроль за їх рухом і виконанням, а також повинне забезпечити розподіл документів за звітними періодами та їх легкий пошук.
Код номеру документу може складатися з літерного або цифрового виду документа, позначення його порядкового номеру в звітному періоді (арабська цифра) та місяця, в якому зареєстровано господарську операцію в облікових регістрах (римська цифра).
Наприклад, Д/125/IV, що означає - договір за номером 125, укладений в четвертому місяці поточного року. Якщо первинний документ складається в інших підрозділах, ніж обліковий, то ідентифікаційний номер повинен починатися з символу підрозділу (наприклад, CM/TV88/VI, що означає - прибутковий ордер за номером 88, складений у шостому місяці поточного року працівником складу матеріалів).
Одним з питань організаційного характеру в бухгалтерському обліку є використання символів (кодів), тобто скороченого позначення найменувань відповідних об'єктів. Необхідність символізації виникає в умовах масовості операцій або певних об'єктів і зумовлюється потребою в їх упорядкуванні для раціоналізації і економії часу при роботі з ними.
Для забезпечення символізації може використовуватися відповідна форма: літера або число. Допоміжною формою символізації є застосування колірного зображення.
Для документації остання форма символізації передбачає закріплення за однорідними бланками документів певних кольорів для позначення підрозділу, в якому складається документ Така символізація може застосовуватися на великих підприємствах, де документи складаються у великій кількості підрозділів.
Наприклад, розглянемо колір звіту про використання коштів виданих під звіт або на відрядження залежно від структурного підрозділу підприємства. Можливе наступне колірне зображення:
планово-фінансовий відділ - білий колір;
загальний відділ - блакитний колі;
текстильно-трикотажний цех - червоний колі:
меблевий цех - жовтий колі;
відділ збуту - сірий колір.
Для того, щоб номер документу одразу "кидався у вічі", його можна вписувати відповідним кольором у правому верхньому кутку первинного документу та його додатків.
Символізація бухгалтерських документів може передбачати також заміну найменувань документів скороченими позначеннями. Це зумовлено тим, що повне найменування документа у ході бухгалтерської обробки не мас вирішального значення для характеристики господарської операції. Крім того, кодування номерів документів може забезпечити їх належне групування. Приклад кодування документів за видами наведено в табл.2.
Таблиця 2. Кодування документів за видами
| Символ | Види документів |
| К | Касові документи |
| Б, | Банківські документи (поточний рахунок) |
| Б2 | Банківські документи (інші рахунки в банку) |
| П, | Документи з придбання основних засобів |
| Лг | Документи з придбання запасів |
| Р | Розрахункові документи |
| Д | Договори |
| X | Інші документи |
Реєстрації підлягають всі потоки документів:
вихідні (документи, які передаються контрагентам);
вхідні (документи, які надходять ззовні);
внутрішні (документи, які складаються і використовуються в межах підприємства).
Після реєстрації і присвоєння номеру вихідному документу необхідно зафіксувати цей номер на всіх копіях документу.
Вихідні первинні документи (наприклад, накладна, рахунок) в обов'язковому порядку підписуються керівником, головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.
Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі вказівки щодо реалізації документу та встановити строки виконання. Вказівки оформлюються у вигляді резолюції* безпосередньо на документі.
З резолюцією керівника документ передається виконавцю та перебуває у нього до вирішення питання.
Усі вихідні документи, які надсилаються іншим підприємствам, організаціям, установам, реєструються у відповідному реєстрі (приклад 1).
Приклад 1. Підприємство ЗAT "Орбіта" РЕЄСТР № 03 вихідних документів за 01 серпня 2005 р.
| №з/п | Дата | Назва документу | Номери документів | Адресат (кому) | Короткий зміст | Хто склав |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 05.08 | Накладна | 178 | ТзОВ "Смак" | Реалізація продукції | Сивий CM. |
Всього передано документів один (літерами)
"01"серпня 200 5р. Здав (підпис) бухгалтер Онікійчук O.K.
Відправка вихідних документів бухгалтерської служб здійснюється разом з усіма документами підприємства через відповідну посадову особу (наприклад, секретаря-референта) або загальний відділ. При відправці обов'язково провіряється правильність оформлення документів.
Обліковими працівниками документи приймаються під розписку, про що робиться відмітка в спеціальних описах або реєстрах (приклад 2).
Приклад 2. Підприємство ЗАТ "Орб/та" РЕЄСТР № 08
| приймання документів за 01 серпня 2005 р. | |||
| Назва документа або групи документів | Кількість документів | Номери первинних документів | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Накладна видаткова | 1 | 754 | |
| Накладна прибуткова | 1 | 1378 | |
Всього прийнято документів два (літерами)
"01 "серпня 2005р. Здав комірник Васильчук В.К.
(підпис) (розшифрування підпису)
"01" серпня 2005 р. Прийняв бухгалтер Перегуде ПА.
(підпис) (розшифрування підпису)
Працівникам бухгалтерської служби забороняється приймати первинні документи за операціями, які суперечать законодавству та встановленому порядку приймання, зберігання й використання активів і зобов'язань.
Працівники, які приймають первинні документи, зобов'язані перевірити їх за формою і змістом: встановити наявність у документі обов'язкових реквізитів і відповідність відображеної в документі господарської операції чинному законодавству, а також логічну узгодженість окремих показників операції.
Якщо документи здаються особами, відповідальними за їх складання, перевірка здійснюється у присутності останніх. Особливу увагу в ході приймання слід звертати на точність зазначення одиниць виміру та їх відповідність кількісним показникам.
За наявності недоліків, наприклад, за відсутності підпису, документ повертається назад для виправлення у підрозділ підприємства або до працівника, який допустив порушення. Якщо в ході перевірки знайдено підробки будь-яких реквізитів або інші зловживання з документами, такі документи залишаються у бухгалтерській службі.
Слід пам'ятати, що відповідно до кримінального законодавства за підробку документів, навіть без завдання шкоди, винна особа притягується до кримінальної відповідальності. Тому про виявлені зловживання і порушення головний бухгалтер повинен повідомити керівництво підприємства.
Після перевірки документи підлягають бухгалтерській обробці.
Поняття "обробка" передбачає вплив на щось. У бухгалтерському обліку обробкою називається сукупність робіт з підготовки первинних документів для запису сум господарської операції в облікові регістри.
У зв'язку з тим, що обробка завершується систематизацією даних, бухгалтерській обробці підлягають лише правильно оформлені первинні документи.
Для відображення у регістрах бухгалтерського обліку первинні документи приймаються в оригіналі. Як виняток можливе використання копій, наприклад, у ході відновлення бухгалтерського обліку внаслідок зникнення або знищення документів.
Порядок внесення даних до облікових регістрів залежить від форми ведення бухгалтерського обліку, яка застосовується на підприємстві.
Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів повинно здійснюватися в міру її надходження до місця обробки, що забезпечить своєчасне складання бухгалтерської звітності.
Первинні документи, які пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису до облікового регістру та підпис особи, яка його здійснила, а при комп'ютеризованій обробці - відбиток штампу особи, відповідальної за їх обробку.
Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів відображається в Головній книзі, оборотно-сальдовій відомості й на кінцевому етапі у звітності, порядок складання якої встановлюється відповідними нормативними документами.
Після бухгалтерської обробки документи повинні включатися до справ.