Ведення бухгалтерського обліку передбачає необхідність повного та зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського життя у первинних документах, що забезпечується документуванням. Документування пронизує весь процес ведення бухгалтерського обліку та є базою для складання облікових регістрів і бухгалтерської звітності.
Як елемент методу бухгалтерського обліку документування є складовою бухгалтерського спостереження - збору інформаційних даних Про факти господарського життя та їх реєстрації у первинних документах.
У процесі спостереження відбуваються: опис фактів господарського життя; фіксація даних про них на матеріальних носіях - документах; зберігання і передача інформаційних даних для бухгалтерської обробки.
Оскільки об'єктів бухгалтерського обліку, дані про стан і зміни яких підлягають реєстрації, дуже багато, бухгалтер особисто не може спостерігати за всіма господарськими операціями. Тому на підприємствах обов'язки щодо складання первинних документів передаються іншим працівникам, які беруть участь у здійсненні операцій. За допомогою документів, які складаються такими працівниками, бухгалтер спостерігає за всіма змінами у складі засобів і джерел їх утворення.
Первинною дією документування є складання документу. Документування може здійснюватися ручним або механізованим способом.
Класичний підхід до документування господарських операцій у бухгалтерському обліку полягає в тому, що:
а) документальному оформленню підлягають всі факти господарського життя виражені у вартісному вимірнику;
б) підставою для відображення фактів у системі бухгалтерського обліку можуть бути лише правильно оформлені документи.
В економічній літературі та офіційних документах можна зустріти різні назви документування - "первинний облік", "первинні документи", "первинна документація".
Однак використання терміну "первинний облік" є некоректним, оскільки немає "вторинного" або "третинного" і т.д. обліку. Пояснення документування через такі терміни як "первинні документи" або "первинна документація" також некоректне, оскільки вони є результатом документування.
Для облікових працівників важливо мати всі нормативні документи, які регулюють питання документування господарських операцій. Текст цих документів може зберігатися у програмних засобах комп'ютерної техніки.
Процес документування складається з 3-х етапів (див. рис.3).
| Процес документування | |
| 1 етап | складання первинних документів |
| 2 етап | приймання первинних документів |
| 3 етап | обробка первинних документів |
Організація бухгалтерського обліку повинна забезпечити своєчасне та повне документування здійснених господарських операцій суб'єкта господарювання.
Це надасть можливість здійснювати контроль за збереженням майна власника, зокрема, за зберіганням матеріальних і грошових цінностей. Крім того, документування є основою для нагляду за діяльністю осіб, наділених правами розпорядження майном підприємства.
Складання первинних документів відбувається безпосередньо на підприємстві. Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
Крім того, керівник повинен забезпечити виконання всіма підрозділами та працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.
Перелік первинних документів є значним, однак, у бухгалтерській службі складається лише незначна їх частина (прибутковий і видатковий касові ордери, довідки та розрахунки бухгалтерії, довіреності, перепустки на винесення ТМЦ за межі підприємства).
Інші документи складаються працівниками інших структурних підрозділів підприємства, тому правила складання первинних документів повинні роз'яснюватися всім причетним до цього процесу працівникам. У свою чергу, працівники бухгалтерської служби повинні знати порядок оформлення всіх документів, вміти читати їх реквізити, а також перевіряти правильність їх оформлення.
Окрім первинних документів бухгалтерського оформлення працівникам бухгалтерської служби доводиться мати справу з організаційно-розпорядчими документами, тобто установчими документами, положеннями, інструкціями, наказами та ін. Крім того, бухгалтери можуть брати участь у підготовці проектів розпорядчих документів.
Зокрема, головний бухгалтер візує ті розпорядчі документи, виконання яких передбачає здійснення витрат (накази про преміювання, встановлення надбавок працівникам та ін). Тому працівники бухгалтерської служби повинні знати основні вимоги, які висуваються до цих документів.
Облікові працівники для виконання своїх посадових обов'язків отримують копії розпорядчих документів, наприклад, накази з особового складу. На основі останніх відбувається нарахування заробітної плати, видача премій та ін.
Відповідно до законодавства первинні документи повинні складатися в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.
Складання та оформлення документів передбачає заповнення всіх його реквізитів і одержання всіх необхідних резолюцій, віз, печаток і штампів.
За результатами досліджень документування господарських операцій займає більше 50% обсягу облікових робіт. Тому в зниженні витрат праці на складання й обробку первинних документів приховано значні резерви зниження витрат на управління підприємством.
Скороченню витрат коштів і часу на складання первинних документів, зменшенню їх кількості, а отже, й часу на їх обробку, може сприяти:
застосування накопичувальних документів замість разових, наприклад, відомостей виробітку (журнал обліку готової продукції) замість лімітно-забірних карток, вимог тощо. Такі дії виключають етап накопичення даних з разових первинних документів;
поєднання первинного документа з обліковим регістром (наприклад, відпуск матеріалів зі складу без видаткового документа під розписку одержувача в книзі складського обліку з наступним складанням бухгалтерської проводки за підсумками регістрів складського обліку);
оформлення декількох операцій одним документом (наприклад, надходження матеріалів від постачальника та їх оприбуткування на склад - проставленням спеціального штампу та підпису комірника на документі постачальника).
Для відображення в бухгалтерському обліку документи приймаються лише за умови правильного їх оформлення. З ряду причин документи можуть бути складені з помилками.
У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.
Виправлення помилок здійснюється за такими правилами:
закреслюються відображені у документі неправильні дані (закреслення здійснюється однією лінією так, щоб можна було прочитати виправлене);
поряд із закресленим записом робиться правильний;
на полях документу робиться запис "Виправлено на... (повністю зазначається текст нового запису)";
особа, яка внесла виправлення, підписується під записом "Виправлено на..." і ставить дату виправлення;
документ, до якого внесено зміни, ще раз підписується всіма особами, які підписували його раніше.
Для усунення неточностей і помилок може також застосовуватися спосіб від'ємного або сторнувального запису.
При цьому помилковий запис повторюється червоними чорнилами (пастою кулькової ручки червоного кольору) або стандартними кольорами (синій, чорний) із занесенням його в прямокутну рамку. Червоний колір або прямокутна рамка анулює помилковий запис, після чого має бути зроблено правильний запис.
У документах, якими оформлюються касові та банківські операції і операції з цінними паперами, виправлення не допускаються взагалі.
Приймання первинних документів відбувається від інших підприємств або інших працівників підприємства (структурних підрозділів підприємства). Документи від інших підприємств можуть надходити поштою (у т. ч. електронною), телетайпом, факсом, доставлятися кур'єром.
При отриманні таких документів необхідно перевірити правильність їх доставки: звернути увагу на цілісність конвертів, чи наявні всі сторінки документу та додатки.
В документах, які надійшли факсом, перевіряється загальна кількість отриманих сторінок, їх відповідність вказаній кількості на першому листі факсу, можливість їх читання.
Якщо документи, які надійшли поштою та мають прострочений строк виконання, то необхідно зберігати конверти, оскільки в такому випадку печатка на ньому може слугувати доказом дати отримання документа.
У випадку неповного отримання документів факсом або поганої якості окремих сторінок про це слід повідомити відправника. Враховуючи, що факс, як правило, виводиться на світлочуттєвий папір, доцільно одразу зробити копії таких документів.
Бухгалтерські документи надходять у загальному потоці документів, адресованих підприємству, а потім передаються до бухгалтерської служби.
Відповідальна особа повинна відсортувати документи, які потребують термінового прийняття рішень керівником або виконання. Інші документи можуть передаватися заступнику керівника, вповноваженому приймати рішення щодо виконання документів.
Перед передачею вхідних документів на розгляд керівнику їх необхідно зареєструвати і зафіксувати факт створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому номера з подальшим записом у книгах або журналах реєстрації первинних документів, поділених на розділи за кожним видом документів.