Організація обліку (стр. 2 из 6)

Після складання тексту наказу настає час його оформлення, яке також має свої правила.

1.3 Загальні вимоги до оформлення наказу

Порядок оформлення наказів передбачає відповідність до встановлених вимог. Так, накази оформляються на папері формату А4 (210 х 297 мм). Складання наказів на папері довільного формату не допускається. Якщо наказ друкується в текстовому редакторі Word, використовується шрифт із розміром кегля 12 – 14. При друкуванні таблиць у складі наказу допускається використання шрифту менших розмірів.

Для виділення частини тексту наказу можуть використовуватися курсив, підкреслення, напівжирне зображення, а також зсув окремих елементів тексту щодо меж основного тексту.

Як правило, накази мають оформлятися на бланках підприємства. Водночас зауважимо, що виготовлення бланків конкретних видів наказів доцільне, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

Кожний надрукований аркуш наказу (на бланку чи без) повинен мати такі розміри полів:

– ліве: 2,75 – 3,50 см (1,25 – 2,25 см при розташуванні тексту на звороті листа);

– праве: 1,25 – 2,25 см (2,75 – 3,50 см при розташуванні тексту на звороті листа);

– верхнє – 2,50 см;

– нижнє – 2,00 см.

Слід мати на увазі, що для наказів довготривалого та постійного термінів зберігання, які буде переплетено або підшито у справу, розмір лівого поля встановлюється на рівні 3,50 см.

При оформленні тексту наказу на двох і більше аркушах другий та наступні аркуші має бути пронумеровано арабськими цифрами, причому номер аркуша розташовується посередині верхнього поля без крапки чи тире, а також без слова «сторінка» (стор. або с.). Якщо наказ оформляється на обох сторонах аркуша, непарні номери проставляються на лицьовому боці, а парні – на звороті аркуша.

Особливу увагу слід приділити реквізитам наказу – необхідним складовим елементам цього виду документів.

1.4 Обов'язкові реквізити наказу

Конкретний набір реквізитів залежить від виду наказу, етапів його підготовки та роботи з ним. Оскільки накази складаються з тих самих складових частин (реквізитів), то, вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання дат, грифів затвердження, погодження, порядку підписання тощо), можна грамотно оформити будь-який наказ.

Так, наказ, що складається на підприємстві, повинен мати такі обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення:

– найменування підприємства – автора наказу;

– код форми наказу (при використанні ПК);

– назву виду організаційно-розпорядчого документа (наказ, розпорядження);

– дату;

– реєстраційний індекс;

– заголовок до тексту наказу;

– текст наказу;

– візи;

– підпис.

Під час підготовки та оформлення наказу склад обов'язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами (зокрема, кодом підприємства за ЄДРПОУ), якщо цього вимагає його форма чи оброблення.

Стисло зупинимося на деяких із перелічених реквізитів.

Найменування підприємства має відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване у статуті підприємства.

Дата й реєстраційний індекс (реєстраційний номер) наказу – це найважливіші пошукові ознаки наказу. Саме за цими реквізитами знаходять потрібний наказ серед інших аналогічних. При цьому зауважимо, що під реєстрацією наказу розуміється фіксація факту його створення шляхом проставляння на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу (його ще називають номером наказу) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про наказ. Реєстрація наказів здійснюється з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної в них інформації.

Основним принципом реєстрації наказів є одноразовість: кожний наказ реєструється на підприємстві лише один раз – у день підписання. У разі передачі зареєстрованого наказу з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

Під час реєстрації наказу проставляється умовне позначення – реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера в межах групи наказів, які реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ. Журнальна форма реєстрації наказів допускається на підприємствах з обсягом документообігу до 500 – 600 наказів на рік.

Оскільки реєстраційний індекс наказу – це його умовне цифрове (іноді – літерно-цифрове) позначення, що проставляється при реєстрації, то для нього відводиться місце у бланку наказу поряд із датою. Реєстрацію наказів звичайно провадять децентралізовано за двома основними групами наказів. Накази щодо основної діяльності – в канцелярії, накази щодо особового складу – у відділі кадрів.

При цьому накази щодо особового складу та основної діяльності мають окрему нумерацію в межах своєї групи. У наказах щодо особового складу до порядкового номера звичайно додаються літери К (кадри) чи О/С (особовий склад). Наприклад: наказ № 8к, наказ № 8-к або наказ № 9о/с, наказ № 9-о/с.

Що стосується дати, то вона також є обов'язковим реквізитом будь-якого наказу. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині наказу разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Оформляється вона без лапок. Згідно з пунктом 4.3.3 Примірної інструкції № 1153 дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Тому при підготовці наказу до підписання завчасно друкують місяць і рік, а число проставляється керівником, який підписує наказ.

Наступним обов'язковим реквізитом є заголовок до тексту наказу, який має бути максимально стислим та ґрунтовним і точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен грамотно узгоджуватися з назвою організаційно-розпорядчого документа, формуватися за допомогою віддієслівних іменників у прийменниковому відмінку та відповідати на запитання «про що?». Наприклад: «Про створення примирливої комісії». У випадку складання наказу на підставі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, котра конкретизує його зміст.

Підпис – обов'язковий реквізит наказу, що надає йому юридичної сили. Підписується, як правило, перший примірник наказу. Слід пам'ятати, що за відсутності посадової особи, підпис якої заготовлено на наказі, наказ підписує особа, котра виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала наказ, та її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

Реквізит «підпис» складається з найменування посади особи, яка підписує наказ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене – на наказі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів та прізвища (приклад рис. 1).

Приклад підпису наказу <...>

або

Заст. директора

___________ (підпис)

_______________ (ініціали, прізвище)

Рис. 1

На наказах, що потребують особливого посвідчення їх аутентичності, проставляється відбиток печатки. Згідно з підпунктом 4.6.15 Примірної інструкції № 1153 печатку необхідно проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала наказ. При цьому на наказі має залишитися чіткий відбиток усіх елементів зображення печатки.

Як уже зазначалося вище, накази можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Наприклад: затвердити додану інструкцію з діловодства; затвердити графік документообігу (додається). У такому разі реквізит «Додаток» (на відміну від листів, претензій, позовних заяв тощо) після тексту наказу самостійно не оформляється. Самі ж додатки (документи) до наказів мають у правому куті позначку із зазначенням, додатком до якого наказу вони є. Приблизний зразок оформлення наведено на рис. 2.

Зразок оформлення додатків до наказу Додатокдо наказу від 22.06.2003 р. № 38 ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА <...> або Додаток 1
до наказу від 22.06.2003 р. № 45 ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ <...>