НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Інститут заочного та дистанційного навчання
Кафедра обліку і аудиту
КУРСОВА РОБОТА
з дисципліни „Організація обліку”
Тема:
Виконала: студентка_________________________
______ курсу _______ групи,
спеціальності _.050106 „Облік і аудит”
Прийняв викладач___________________________
Київ 2008
Вступ
За всіхчасівзасобомзміцненнязаконності та контролю був документ. Він, власнекажучи, і виник перш за все для того, щобзафіксуватиінформацію та надати їй юридичноїсили (лат. documentum – доказ, свідоцтво).
Управлінська діяльність будь-якого підприємства, установи чи організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів – наказів та розпоряджень. Саме в цих документах відображається та обліковуєтьсяадміністративно-господарськадіяльність. Від того, наскількиюридично правильно буде складено та оформлено наказ, багато в чомузалежитьсвоєчасністьвиконанняуправлінськогорішення. Звичайноскладанням та оформленнямцього виду документівзаймаютьсяспеціальноуповноваженіпрацівники, безпосередньозайнятіділоводством. Однакдосить часто, особливо на невеликих підприємствах, цявідповідальна робота «не за профілем» лягає на плечі бухгалтера. Тому йомудужеважливо знати вимоги, щовисуваються до складаннянаказів та порядку їхоформлення.
Метою моєї курсової роботи є детальне вивчення організації бухгалтерського обліку на МП «Турист», та складання установчих документів на основі діяльності цього підприємства.
I Оформлення установчих документів
Середдокументів, робота з якимиобов'язкова для будь-якогопідприємстванезалежновідйогоорганізаційно-правовоїформи, можнавиділити два види – накази та розпорядження.
Розглянемодокладно, яківимогивисуваються до складання та оформленняцихвидівдокументів. При цьомузауважимо, щорозпорядження (на відмінувід наказу) – це вид розпорядчого документа, щовидаєтьсякерівникомпідприємстваз метою вирішенняоперативнихпитань, якийзвичайномаєобмеженийтерміндії та стосуєтьсявузького кола осіб.
1.1 Попередня робота
Складання наказів забирає значну частину робочого часу відповідального працівника та вимагає від нього певних зусиль, адже щоб скласти повноцінний наказ, насамперед потрібно добре знати висвітлюване в ньому питання та володіти достатньою інформацією.
Тому, приступаючи до складання наказу, керуються такими правилами:
– по-перше, уточнюютьсядоцільність, мета наказу і коло питань, щопідлягаютьвирішенню.Цедозволяє правильно вибрати для фіксаціїуправлінськогорішення вид наказу, його форму, якібагато в чомувизначають стиль і характер викладення тексту;
– по-друге, необхідно вивчити нормативно-правові акти, що регулюють порядок вирішення питань такого типу. Це найголовніший етап, що показує професійні знання особи, котра готує наказ, особливо якщо подібне питання вирішується укладачем уперше. Знання нормативно-правових актів забезпечить відповідність змісту наказу до законів України та грамотне оформлення рішення керівника, а отже, наказ не міститиме положень, що суперечать законам та іншим нормативно-правовим актам.
Сьогодні за наявності відповідних електронних баз даних, що містять повнотекстовий набір законів та інших нормативно-правових актів щодо напрямку діяльності підприємства, провести таку попередню підготовку цілком можливо.
Крім того, при складанні наказів потрібно вивчити раніше видані накази (розпорядження), щоб уникнути суперечності з ними, а також дублювання, що дозволить приділити увагу невирішеним аспектам проблеми. Цей етап підготовки наказу також легше провести, маючи в пам'яті комп'ютера тексти всіх наказів (розпоряджень).
Знаючи, як вирішуються подібні питання, та зібравши всю необхідну інформацію, складають проект наказу.
При цьому слід зауважити, що всі накази залежно від кількості порушених у них питань поділяються на прості та складні. Прості, тобто такі накази, що містять одне питання, значно легше обробляти (реєстрація, поставлення на контроль, формування у справи), направляти на виконання. Складні накази стосуються кількох самостійних питань і виконавців або різних структурних підрозділів підприємства. З них доводиться знімати копії, а в деяких випадках – навіть установлювати черговість виконання. Оброблення таких наказів спричинює додаткові труднощі (при реєстрації вноситься кілька питань, при поставленні на контроль виділяється кожне питання окремо, складно вирішити питання про включення такого наказу в справу тощо). Тому при складанні найчисленніших видів наказів рекомендується включати до них по одному питанню. Інакше складні за змістом розпорядчі документи формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а зазначаються лише їх вид (наказ, розпорядження) і дати.
Коли підготовчу роботу завершено, переходять безпосередньо до складання тексту наказу. При цьому, як правило, використовують трафаретні тексти, набір стандартних фраз і висловів. Розглянемо основні вимоги, що висуваються до тексту наказу.
1.2 Вимоги до тексту наказу
Текст наказу найчастіше складається з двох взаємозалежних частин – констатуючої та розпорядчої.
Констатуюча частина є введенням у сутність розглядуваного питання. Вона має на меті пояснити, чим спричинена необхідність видання наказу (розпорядження). У ній може бути перелічено факти, події, дано їм оцінку. Звичайно в констатуючій частині вказується нормативно-правовий акт, на виконання якого або відповідно до якого видається цей наказ. Констатуюча частина не є обов'язковою, вона може бути й відсутня, якщо немає потреби надавати роз'яснення.
Основне навантаження в наказах несе розпорядча частина, що викладається в наказовому способі. При цьому використовується форма викладення тексту від першої особи (наказую, постановляю), оскільки накази (розпорядження) є розпорядчими документами, що видаються на засадах єдиноначальності. Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії або кілька однотипних дій, вона поділяється на пункти. Приписувана дія виражається дієсловом у неозначеній формі. Наприклад: підготувати, зарахувати, організувати, забезпечити, покласти, розробити тощо.
Що стосується власне манери викладення інформації, то тут основними вимогами виступають стислість і чіткість, що виключають можливість двоякого розуміння тексту, бо неточно зрозумілий наказ, може призвести до небажаних наслідків. При цьому, звичайно, в наказі має бути відображено всю необхідну інформацію із цього питання.
Стислість викладення досягається насамперед відбором необхідної та достатньої інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті наказу має нести змістове навантаження. Досягти чіткості у викладенні допомагають ретельний добір слів, правильна композиційна структура тексту і продуманість формулювань.
При відборі слів слід уникати використання в одному реченні однокорінних слів, тавтології. Наприклад: адресувати на адресу; квітень місяць; п'ять чоловік дітей; пам'ятний сувенір тощо.
Крім того, неприпустиме вживання в наказах розмовних та застарілих слів, архаїзмів. Наприклад: канцелярист, управлінець тощо.
Повсюдного поширення в розпорядчих документах набуло застосування скорочених слів та словосполучень, що зменшує обсяги наказів та прискорює сприйняття інформації. Наприклад: Міністерство фінансів України – МФУ; відділ праці та заробітної платні – ВПЗ; сторінка – с.; примірник – прим.; дивися – див.; рік – р. тощо. Щоправда, при цьому слід пам'ятати, що скорочення, уживані в наказі, мають бути зрозумілі кожному, отже, застосовуватися можуть лише загальноприйняті скорочення. Крім того, при першому застосуванні скорочення в тексті рекомендується давати в дужках його розшифрування. Наприклад: організаційно-розпорядча документація (ОРД).
Для кращого сприйняття наказу його текст поділяється на абзаци. Звичайно абзац містить не більше трьох речень. Подібний прийом допомагає вдуматися у зміст наказу, зробити невеликі паузи при читанні.
Для деяких типових управлінських ситуацій, що потребують видання наказу (про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про створення, ліквідацію філій та підрозділів, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до штатного розкладу апарату управління, до посадових інструкцій, про переведення на новий режим роботи тощо), може бути розроблено уніфіковані форми наказів, в яких передбачено не лише склад, а і порядок розташування інформації. Уніфікований текст наказу може бути надано у вигляді трафарету, таблиці.
Інший спосіб уніфікації тексту наказу – надання його у вигляді таблиці, тобто у вигляді переліку відомостей чи даних, приведених до певної системи та розташованих по графах і рядках. Таблиця дозволяє надати інформацію в найбільш компактному та наочному вигляді. Зауважимо, що розділяти заголовки бокових частин і граф таблиці діагональними лініями не допускається.
Закінчивши складати текст, відповідальний працівник формулює до нього заголовок, що є обов'язковим елементом будь-якого наказу. У заголовку стисло, чітко та ясно відображається основний зміст наказу. Якщо наказ складний і в ньому відображено декілька питань, заголовок формується узагальнено. Наприклад: «Про інвентаризацію каси».
Заголовок розміщується посередині або в лівому верхньому куті наказу над текстом. Заголовок допомагає правильному включенню наказу до справ і полегшує пошук потрібного наказу в справі.
Зауважимо, що окремі накази можуть мати додатки. Як додаток до наказів наводяться документи, які цими наказами або затверджені, або вводяться в дію. Такими документами є, наприклад, інструкції, правила, штатні розклади тощо.