Організація обліку та контролю в Біловодському районному центрі зайнятості (стр. 7 из 12)

Про рух матеріалів щорічно складається “Звіт про рух матеріалів” за формою № 6.

Для обліку інформації про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків в установі проводиться інвентаризація.

Єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, установами й організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, встановлює Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена наказом Державного казначейства України від 30 жовтня 1998 року № 90 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16 листопада 1998 року за № 728/3168, зі змінами.

Терміни щодо обов’язкового проведення інвентаризації встановлюються згідно з Порядком подання фінансової звітності, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2008 року № 419.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Інвентаризації підлягає все майно установи. Незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансової звітності.

Основними завданнями інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, поточних рахунків;

- виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;

- дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатацію матеріальних цінностей;

- перевірка реальної вартості облікованих на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі заборгованості, термін позовної давності якої минув, та інших статей балансу.

Установа проводить інвентаризацію:

- будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів – не менше разу на три роки;

- бібліотечних фондів – раз на п’ять років;

- інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів – не менше разу на рік.

Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше першого жовтня

- грошових коштів, грошових документів, цінностей і бланків суворої звітності – не менше разу на квартал;

- розрахунків платежів до бюджету – не менше разу на квартал;

- розрахунків установи з вищою організацією – не менше разу на квартал;

- розрахунків із дебіторами та кредиторами – не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів із депонентами – не менше разу на місяць.

Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, включаючи цінності, на предмет наявності яких проведено позапланові перевірки впродовж року. Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна та зобов’язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи – крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім випадків обов’язкової інвентаризації;

- у разі зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання передачі справи);

- у разі встановлення фактичних крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

- після пожежі або стихійного лиха – терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

- у разі ліквідації установи;

- згідно з розпорядженням судових і слідчих органів;

- у разі передачі майна установи в оренду;

- у разі передачі підприємством, установ, організацій або їхніх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідає за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення керівник установи. Головний бухгалтер, разом із керівниками відповідних підрозділів і служби, зобов’язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов’язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник. Наказом також установлюється термін початку та кінця робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів у обліку.

Інвентаризаційна комісія відображає:

- своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів;

- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризації комісії за внесення в опис неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою проведення недостач або лишки матеріальних цінностей відповідають у встановленому законом порядку. Забороняється проводити інвентаризацію цінностей за неповного складу інвентаризаційної комісії у проведенні інвентаризації є підставою для визначення результатів інвентаризації недійсними.

До початку інвентаризації бухгалтерія закінчує опрацювання всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, проводить відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначає залишки на день інвентаризації.

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записують в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їхнє зберігання.

Ці описи складаються в двох примірниках. У разі зміни матеріально відповідальних осіб складеться три примірники опису. Описи підписують голова та всі члени інвентаризаційної комісії. Жодні виправлення і підчистки неприпустимі.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:

- правильність розрахунків із банками, фінансовими податковими органами, позабюджетними фондами, з вищою установою, іншими установами;

- заборгованість підзвітних осіб, а також правильність і обгрунтованність сум заборгованості;

- правильність та обгрунтованність сум дебіторської, кредиторської заборгованості.

Результати інвентаризації розрахунків оформляють актом. В акті зазначають найменування про інвентаризованих субконтів.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. Не пізніше за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Термін затвердження документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційної комісій) в установах становить три роки за умови завершення ревізій, згідно з ”Переліком типових документів що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

Інших установ, організацій та підприємств, з вказуванням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31 березня 1997 року № 11а.

5. Складання фінансової звітності та кошторису видатків в бюджетній установі

Звітність бюджетної установи досить різноманітна і глибоко деталізована. Це мас своє об'єктивне пояснення, адже на її підставі контролюється виконання бюджетів за видатками, перевіряється доцільність витрачання бюджетних коштів відповідно до кошторисних передбачень, аналізується повнота і доцільність використання майна, своєчасність і повнота платежів, стан розрахунків і т. ін. Цим можна пояснити і те, що бухгалтерська звітність бюджетних установ суворо регламентована як зазмістом, так і за термінами подання.

Для загального уявлення про склад звітності бюджетних установ розглянемо її класифікацію за складом та суб'єктами використання.

На підставі даних бухгалтерського обліку бюджетні установи зобов'язані скласти бухгалтерську звітність. Складання звітності є завершальним етапом облікового процесу. Бухгалтерська звітність повинна ґрунтуватись на даних синтетичного та аналітичного обліків і відображати майнове та фінансове становище бюджетної установи, результати господарської діяльності та виконання кошторису доходів та видатків за звітний період (місяць, квартал, рік).

Установа веде заключні розрахунки з підприємствами, дебіторами, кредиторами, по утриманню та забезпечення діяльності робочих фондів, а також розрахунки матеріального забезпечення, та надання соціальних послуг.

Вся діяльність по цим напрямкам видеться в Мемориальному ордеру № 4,6,15.Меморіальний ордер № 6 (Рис. 5.1).

Схема 5.1. Класифікація звітності бюджетніх установ Меморіальний ордер № 4.

У накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є дебіторами бюджетної установи. Відомість складається за субрахунком 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" окремо за кожним дебітором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи в ній здійснюються позиційним методом - за кожною операцією, що підтверджується документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо).