Документ — це безперечне письмове свідчення про здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Термін «документ» походить від латинського documentum і буквально означає свідоцтво, доказ. У теорії і практиці під документом розуміють матеріальний носій, на якому зафіксована інформація за допомогою різних засобів і способів.
Бухгалтерський документ — це документ певної форми і змісту, що містить інформацію про господарську операцію та юридично підтверджує факт її здійснення або розпорядження на право її проведення.
Первинний документ — це документ, який складено безпосередньо в процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.
Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації, а первинна документація — першим етапом облікового процесу.
Зведений обліковий документ — це документ, складений на підставі декількох первинних документів для використання їх для контролю та впорядкування оброблення даних.
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:
o назву документа (форми);
o дату і місце складання;
o назву підприємства, від імені якого складено документ;
o зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
o посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
o особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.
Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути недокументальною — не закріпленою, та документальною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі.
Матеріальний об’єкт, спеціально призначений для запису, зберігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації.
Нижче наведено перелік типових форм які використовують на ВАТ “Рівненський ЦУМ’’для документації господарських явищ і процесів (табл.2.1.).
Таблиця 2.1
Перелік форм первинної облікової документації ВАТ “Рівненський ЦУМ”
| Код форми | Назва форми |
| 1 | 2 |
| 1) ОБЛІК ОСОБОВОГО СКЛАДУ ПІДПРИЄМСТВА | |
| Ф № П-1 | Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу |
| Ф № П-2 | Особова картка |
| Ф № П-5 | Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу |
| Ф № П-6 | Наказ (розпорядження) про надання відпустки |
| Ф № П-13 | Табель обліку використання робочого часу |
| 2) ОБЛІК НАРАХУВАННЯ ТА ВИПЛАТИ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ | |
| Ф № П-53 | Платіжна відомість |
| 3) ОБЛІК КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ | |
| Ф № КО-1 | Прибутковий касовий ордер |
| Ф № КО-2 | Видатковий касовий ордер |
| Ф № КО-3 | Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів |
| Ф № КО-4 | Касова книга |
| 4) ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ ІЗ ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ | |
| Ф № 807 | Авансовий звіт |
| 5) ОБЛІК БАНКІВСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ | |
| Код 0401002 | Платіжне доручення |
| 6) ОБЛІК МАТЕРІАЛІВ | |
| Ф № М-2 | Доручення |
| Ф № М-3 | Журнал реєстрації виданих доручень |
| Ф № М-4 | Прибутковий ордер |
| Ф № М-8 | Лімітно-забірна картка (на одне найменування матеріалу та багаторазовий відпуск) |
| Ф № М-9 | Лімітно-забірна картка (для багаторазового відпуску двох-п’яти найменувань матеріалів ) |
| Ф № М-11 | Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів |
| Ф № М-12 | Картка складського обліку матеріалів |
| Ф № М-14 | Відомість обліку залишків матеріалів на складі |
| Ф № М-19 | Матеріальний звіт |
| Ф № М-21 | Інвентаризаційний опис |
| Ф № М-22 | Акт №_на списання матеріалів відкритого зберігання |
| Ф № 28а | Лімітно-забірна картка №_ |
| 7) ОБЛІК МАЛОЦІННИХ І ШВИДКОЗНОШУВАНИХ ПРЕДМЕТІВ | |
| Ф № МШ-2 | Картка обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів |
| Ф № МШ-4 | Акт вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів |
| 8) ОБЛІК ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ | |
| Ф № ОЗ-1 | Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів |
| Ф № ОЗ-3 | Акт на списання основних засобів |
| Ф № ОЗ-4 | Акт на списання автотранспортних засобів |
| Ф № ОЗ-8 | Картка обліку руху основних засобів |
| Ф № ОЗ-14 | Розрахунок амортизації основних засобів |
| Ф № ОЗ-16 | Розрахунок амортизації автотранспорту |
Класифікація документів
Бухгалтерські документи, що використовуються для оформлення господарських операцій, на практиці класифікують за різними ознаками: за ступенем узагальнення господарських операцій; за способом використання; за місцем складання; за призначенням; за характером задокументованих операцій; за кількістю позицій (записів); за технікою складання та опрацювання.
За ступенем узагальнення господарських операцій документи поділяються на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення. Прикладом первинних документів є прибуткові й видаткові касові ордери, накладні, приймальні квитанції, вимоги, наряди тощо. Зведені документи складають на підставі первинних документів, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах. Прикладом зведених документів є звіти касира, звіти про рух виробничих запасів, авансові звіти та ін. Застосування в обліку зведених документів значно зменшує обсяг облікових записів на синтетичних та аналітичних рахунках.
За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (вимоги, накладні, акти, чеки, касові ордери, приймальні квитанції тощо). Накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення (лімітно-забірні картки, особисті картки працівників, бригадні наряди, відомості випуску готової продукції).
За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні — це такі документи, які складають на самому підприємстві (вимоги, прибуткові ордери, звіти матеріально відповідальних осіб та ін.). Зовнішні — це такі документи, які надходять від інших підприємств і організацій (рахунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення тощо).
За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.
До розпорядчих відносять документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції. До них належать накази, письмові розпорядження, доручення, чеки на одержання грошових коштів у банку тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів.
Виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад, виписки банку з поточного рахунка, прибутковий ордер, акти, квитанції, авансові звіти та ін.
На ВАТ “Рівненський ЦУМ” документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. До них належать бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції тощо.
На практиці документи часто поєднують у собі ознаки всіх перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), тому їх називають комбінованими. Прикладом комбінованих документів є прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, лімітно-забірні картки, наряди на виконання робіт та ін.
Суттєве значення має побудова первинних документів за кількістю позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються на однорядкові (однопозиційні) та багаторядкові (багатопозиційні).
За способом складання документи поділяються на документи, що складаються вручну, і документи, що складаються за допомогою ЕОМ.
Порядок прийняття, перевірки та обробки документів
Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.