Однак правильність здійснення багатьох господарських операцій не завжди можна перевірити прийомами документального контролю. Часто виникає необхідність перевірки наявності виробленої продукції, прийнятої покупцями в натурі. З цією метою разом з прийомами документального контролю в ході перевірки застосовують прийоми фактичного контролю.
Огляд – один із самих масових методичних прийомів фактичного контролю.
Контрольне придбання – це прийом фактичного контролю, який дозволяє визначити правильність і законність відпуску продукції покупцям, розрахунків з ними в умовах безпосереднього вказання господарських операцій. Контрольне придбання покликане сприяти виявленню і документальній фіксації фактів обману покупців, порушення продавцями ліцензійних правил торгівлі.
Контрольний обмір виконаних робіт допоміжних виробництв – проводять безпосередньо на об’єкті.
Контрольний запуск сировини проводять з метою визначення достовірності діючих норм і нормативів витрат сировини на виробництво продукції.
Контрольне приймання продукції за якістю і кількістю слід проводити при визначенні достовірних даних відділу технічного контролю в кількості і якості продукції. Цей прийом перевірки необхідно використовувати у випадках виявлення приписок за даними про відпуск та реалізацію продукції.
Лабораторний аналіз якості готової продукції проводять на вимогу ревізорів, коли треба визначити якісні ознаки сировини.
Перевірка операції в натурі здійснюється з метою перевірки операцій із придбанням сировини.
Експертну оцінку застосовують при дослідженні документів, господарських операцій, якості прийнятих основних засобів.
Дослідження операцій на місці здійснюють у випадках перевірки якості готовності продукції до відпуску покупцям.
Отримання письмових пояснень і довідок: при інвентаризації, огляді, обстеженні, контрольному придбанні, випуску контрольної партії продукції і контрольному запуску сировини у виробництво, експертній оцінці і лабораторному аналізі якості продукції.
Однак в теперішній час в господарстві відсутні організаційно-методичні забезпечення контролю по основним засобам. Для більш ефективної організації роботи контрольного апарату необхідно використовувати розроблені контрольно-аналітичні таблиці.
При отриманні в бухгалтерію товарно-транспортних накладних, приймальних квитанцій, платіжних доручень їх дані повинні заноситися у відповідні накопичувальні відомості реєстраційного журналу і кожен день визначати суму додаткової виручки або збитку. Накопичувальні відомості можливо вести наростаючим підсумком за місяць і з початку року.
Для якісної перевірки та скорочення проведення ревізії та перевірок наперед заготовляють бланки описів порушень і інвентаризації розрахунків з покупцями та замовниками.
В господарстві здійснюється постійний внутрішній контроль за наявністю та рухом основних засобів. Але в організації контролю і ревізії по господарству було намічено багато недоліків. Спробуємо накреслити основні шляхи по вдосконаленню контролю. Так важливою умовою забезпечення майна застереження фактів крадіжок, нестач, псування втрат є створення належних умов збереження основних засобів у виробничих підрозділах і на об’єктах господарювання. Тому одним з головних завдань внутрішньогосподарського контролю і діяльності ревізійної комісії є контроль за станом збереження основних засобів та дотримання відповідних правил і вимог з цього питання.
Для покращення контролю за основними засобами в місцях зберігання і експлуатації ми пропонуємо проведення періодичної паспортизації стану збереження основних засобів. Суть цього заходу полягає в складанні і заповненні спеціального паспорту, в якому наведені правила збереження та відомості про фактичну відповідність умов збереження цим правилам. Тобто за допомогою цих паспортів, так би мовити, атестують об’єкти основних засобів на предмет їх відповідності основним правилам і вимогам збереження. Головним завданням паспортизації стану збереження основних засобів є завчасно в ході періодичних планових перевірок виявляти факти порушення правил збереження цінностей, які можуть зумовити випадки крадіжок, нестач, псування та інших втрат основних засобів та інформування керівника підприємства для негайного вжиття ним заходів щодо усунення згаданих фактів. Так як в господарстві значну частину основних засобів становить техніка, то ми пропонуємо здійснювати паспортизацію умов збереження техніки, зокрема по автомобільному парку – за паспортом умов збереження автомобілів та по машинно-тракторному парку за паспортом умов збереження техніки. Паспортизацію доцільно буде провести по всіх господарських об’єктах та ділянках, де зберігають техніку. В паспортах фактичні дані про стан чи умови збереження основних засобів можна проставляти однозначно "так" (відповідають вимогам та правилам) "ні" (не відповідають вимогам та правилам) або конкретно коротко і лаконічно зазначити, що і на скільки не відповідає вимогам. А правила і вимоги до збереження тих чи інших видів основних засобів доцільно сформувати на основі положень, технічних і технологічних умов, стандартів типових правил та інших нормативних актів, а також можуть бути складені спеціалістами підприємства і затверджені на загальних зборах. Фактичні умови і стан збереження майна будуть виявлені фактичним оглядом об’єкта основних засобів та вивченням відповідних документів.
Більше уваги в господарстві слід приділити і проведенню інвентаризації основних засобів, яка є одним з важливих етапів контролю, оскільки за допомогою інвентаризації контролюється робота матеріально-відповідальних осіб за збереженням інвентарних об’єктів. Так ревізійній комісії в першу чергу необхідно потурбуватися про проведення не тільки повних, а й при потребі часткових контрольних або вибіркових інвентаризацій об’єктів основних засобів. Це потрібно організувати таким чином, щоб матеріально-відповідальні особи не змогли підготуватися до інвентаризації з метою приховання можливих нестач і розкрадань. Для ефективного проведення інвентаризації основних засобів треба підібрати і укомплектувати інвентаризаційні комісії досвідченими спеціалістами, саме з основних засобів (агрономами, інженерами, працівниками бухгалтерської служби, представниками виконавчої влади).
На початку інвентаризації комісія на своєму об’єкті повинна перевірити достовірність документів, складених перед інвентаризацією, здійснити зустрічну перевірку і контроль на порівняння цих документів, перевірити внутрішнє переміщення засобів між окремими об’єктами (що на сучасному етапі в господарстві здійснюється не завжди).
При контролю за наявністю основних засобів, тобто в процесі інвентаризації, доцільно окремо проводити перевірку відповідності даних аналітичного і синтетичного обліку та фактичної наявності цінностей за результатами інвентаризації. Дані такої перевірки можна оформити контрольно-аналітичною таблицею перевірки відповідності залишків основних засобів, де по кожному об’єкту зазначають ціну, фактичні залишки за даними інвентаризації, залишки за даними первинного та аналітичного обліку, а також відхилення між обліковими та фактичними залишками. А потім таблицю прикласти до основного акта ревізії.
При послідуючих ревізіях ревізійним комісіям можна проводити вибіркові інвентаризації. Вибіркова інвентаризація може здійснюватися разом з працівниками обліку. Тоді комісії необхідно розділити на дві частини: одна перевіряє достовірність руху цінностей і їх залишки за бухгалтерськими документами, а друга – наявність цих цінностей в натурі. Це дає можливість зразу ж після інвентаризації здійснити порівняння фактичної наявності з даними обліку і оцінити результати інвентаризації. Під час ревізії доцільно буде здійснювати і так звані контрольні інвентаризації, які повинні забезпечити не тільки контрольну перевірку окремих інвентарних об’єктів, але й перевірку правильності ведення та оформлення документами операцій, пов’язаних з рухом цінностей.
Незайвим у досліджуваному господарстві буде і запровадити перевірки проведених інвентаризацій ревізійною комісією. І з цією метою вести книгу реєстрації контрольних перевірок інвентаризації, яку відкривають на рік і зазначають ім’я працівника, що провів перевірку матеріально-відповідальної особи, назву складу, дату проведення перевірки, наявність засобів за результатами інвентаризації та перевірки, відхилення рішення керівництва про проведену перевірку та підпис особи, що проводила перевірку.
Під час перевірки основних засобів ревізійної комісії необхідно звернути увагу на правильність відображення вартості основних засобів в обліку, контролювати відповідність майна якості державним стандартам, технічним паспортам при постачанні. У випадку пошкодження тари, невідповідності кількості і якості супровідним документам оформляти акт, в якому слід зазначити причину і пред’явити претензії постачальнику. Для визначення правильності первісної вартості об’єктів комісії необхідно вивчити записи по рахунках 15,10 та 63 та провести зустрічну перевірку цих записів та даних у постачальників (що в господарстві не практикується). А при перевірці списання основних засобів рекомендуємо ревізії звернути увагу на списання об’єктів культурно-побутового призначення та видачу їх у підзвіт (чи не замінені вони іншими об’єктами так чи не використовуються в особистих цілях). І взагалі при проведенні ревізії основних засобів слід застосовувати всі прийоми фактичного і документального контролю в сукупності, так як саме комплексне їх застосування забезпечить високу ефективність контролю. Так як успішна реалізація результатів ревізій значною мірою залежить від правильності оформлення матеріалів, то пропонуємо в господарстві змінити форму акта проведених ревізій. На нашу думку більш ефективним буде акт ревізії прикладеними до нього проміжними актами, відомостями, контрольно-аналітичними таблицями основних засобів. Цей акт дасть інформацію про результати проведеної ревізії в цілому по господарству, а прикладені додатки – при необхідності виявити конкретні результати проведених перевірок основних засобів за місцями їх збереження.