Новомосковское производственное
объединение «Азот» Детский сад № 2
СПРАВКА
10.08.2000 № 113
г. Новосибирск
Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.
Оклад — 600 рублей в месяц.
Начальник отдела кадров Подпись А.В. Иванов
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или^факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Пример оформления внутренней докладной записки:
Общий отдел Генеральному директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА объединения
10.05.2000 №36 Н.К. Иванову
г. Новосибирск
О замене пишущих машин
Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав. машбюро Подпись Г.Н. Колбина
Пример оформления внешней докладной записки:
| Министерствообразования РФ Новосибирское областное управление народного образованияОктябрьский отделнародного образования | Генеральному директоруЗавода точногомашиностроения И.И. Петрову |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2000 № 15
г. Новосибирск
О проверке технического
состояния жилых помещений
базы, отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.
Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.
Зав. районо Подпись Н.И. Пирогова
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Приведем образцы оформления объяснительных записок:
| ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 10.04.2000 №34 | Директору центра «Кадры» Н.И. Иванову |
О срыве занятий в группе
секретарей-референтов
09.04.2000 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.
В результате этого занятия пришлось отменить.
Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева
| Наименование организацииПроизводственный отдел | Генеральному директору объединения А.А.Зуеву |
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12.01.2000 №46
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1999 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин
| Производственное объединение по добыче железной руды «Крымчермет» шахта «Юзовская» | Начальнику шахтыК.Е. Матвееву |
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
24.01.2000 №87
О нарушении производственной дисциплины
11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.
Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С.К.
Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.
Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.
Горный мастер Подпись П.Г. Потапов
Акт —документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия [11], актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел [12] и т.п.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель_____________________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии:
Члены комиссии: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
2.
3.
Присутствовали: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
2. ….
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например: