Алгоритм внедрения управленческого абсолюта (стр. 2 из 4)

Итак, если вы решили перейти к регулярному менеджменту, то не тратьте время на определение стратегии, потому что вы её уже определили. Ваша стратегия на ближайшие полгода - год, а может и больше: Построение регулярного менеджмента на тех продуктах, которые этого достойны.

Всё значит - ничего

Второй и более опасный тупиковый путь при построении регулярного менеджмента, заключается в попытке тотальной и быстрой регламентации, по принципу "сразу и всё". На этом пути встречаются два крайних варианта: "опора на собственные силы" и "призыв варягов". В первом варианте директор дает команду: "Так все сели и написали себе должностные инструкции, к послезавтра". Во втором - нанимаются консультанты, которые в лучшем случае берут заготовки должностных обязанностей из базы данных (западные), аналогичных проектов (продвинутые) или из справочника. Есть ещё промежуточный вариант, когда консультанты учат сотрудников писать должностные инструкции и пишут вместе с ними.

Нам нередко приходится видеть в небольших компаниях толстые папки с должностными инструкциями и положениями о подразделениях, на разработку которых затрачено много времени сотрудников и консультантов. Только в реальной работе эти документы, увы, не используются! Потому что всё в них вроде бы правильно, но "страшно далеки они от народа", т.е. реально выполняемой сотрудниками работы. Такая оторванность связана с тем, что на этапе "личного энтузиазма" у сотрудников мало постоянно выполняемых обязанностей, задач или функций. Сегодня он нашел клиента, провел переговоры и оформил договор на продажу сам, а через месяц - работу по оформлению перепоручили другому. Поэтому в должностной инструкции появляются либо общие фразы, например: "Организация продаж", а они мало чего дают для регулярности управления, либо появляются точные формулировки ("Оформляет договор на продажу и подписывает его у директора"), но они очень скоро перестают соответствовать реальности.

Регламентировать редко выполняемые обязанности в постоянно действующих регламентирующих документах (должностных инструкциях или положениях о подразделениях) - занятие неблагодарное. Во-первых, редко выполняемых обязанностей очень много и сложно охватить сразу все. Во-вторых, нет смысла привязывать такие обязанности навсегда к конкретному рабочему месту или сотруднику его занимающему. Вообще-то для регламентации редко выполняемых работ наиболее эффективно использовать специальное средство регламентации - Планы, но о средствах регламентации мы расскажем чуть позже.

Дело в том, что регулярный менеджмент - это весьма продолжительный этап, который предполагает длительное, успешное развитие компании. На пике этого развития будет регламентирована деятельность всех сотрудников компании, во всех направлениях и почти по всем задачам и функциям. Однако если поставить себе такую цель (тотальная регламентация всей деятельности каждого сотрудника) при начале построения регулярного менеджмента, то получится псевдорегламентация, которая только съест ваше время и деньги.

Итак, построение регулярного менеджмента нельзя начинать с тотальной регламентации, но прежде чем рассмотреть вопрос с чего его надо начинать - давайте подумаем, а что и как вообще может и должно быть регламентировано, т.е. рассмотрим объекты и средства регламентации.

Объекты и средства регламентации деятельности

"А чего тут рассматривать - надо людей регламентировать!" - такой ответ кажется очевидным для любителей должностных инструкций, но только на первый взгляд. Потому, что регламентировать надо не людей, т.е. сотрудников компании, а их работу (деятельность). Если принять первую точку зрения, то можно ограничиться только должностными инструкциями. Если - вторую, то надо разобраться из чего деятельность состоит. На эту тему проведено множество исследований и написано много научных трудов и даже учебных пособий. Мы постараемся не грузить читателя лишней информацией, но основные понятия вынуждены ввести, так как в противном случае будет непонятна технология постановки регулярного менеджмента.

Для того чтобы деятельность коммерческой организации была управляемой надо регламентировать три типа объектов: субъектов деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для успешного выполнения деятельности.

С субъектами деятельности всё просто - это те, кто выполняет работу. Они могут быть индивидуальными, в таком случае говорится о должностях (синонимы: должностные позиции или рабочие места). Могут быть и коллективные субъекты - подразделения, смысл выделять их появляется в связи с тем, что распределение работ внутри коллективного субъекта может быть ситуативным, но содержание и объем работ подразделения в целом - четко очерчен. Для регламентации деятельности субъектов традиционно используются организационные документы: должностные инструкции и положения о подразделениях или должностных лицах.

Ресурсы - это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Их распределение естественно необходимо регламентировать и наиболее удобно такая регламентация производится через планово-учетные документы: планы продаж, производства, финансовые планы (бюджеты), а также нормативные справочники, содержащие нормативы расходования средств. Планы включают конкретные управляющие воздействия по распределению людей денег, материалов, работ и т.п., а также данные о фактическом выполнении (хороший план - тот, который работает по принципу "план-факт"). Справочники содержат правила и конкретные показатели расходования ресурсов на выполнение различных типовых задач, например, на ремонт оборудования или производство продукции.

С процессами ситуация несколько сложнее. Процессы - это части деятельности компании, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Из-за того, что деятельность компании очень сложная при регламентации деятельности выделяется несколько уровней процессов. На нижнем уровне отдельный сотрудник выполняет свою работу, совершая определенную последовательность действий, например, оформляет документы на отгрузку. В данном случае регламентация нужна, если действия сложные или требуют особой точности. В качестве регламентирующих документов обычно используются технологические инструкции или карты.

На среднем уровне регламентируется взаимодействие между должностными лицами (сотрудниками). Регламентация идет по схеме: взял, сделал, отдал. В один процесс среднего уровня чаще всего объединяется последовательность взаимодействия, проходящая без разветвлений.

Например, процесс продажи заканчивается оформлением документов на отгрузку, а затем начинается несколько разветвляющихся процессов: отгрузка для самовывоза, доставка автотранспортом и доставка по железной дороге. В качестве регламентирующих документов используются "Процедуры" (от английского термина Procedure используемого для такого рода документов) или производственные инструкции.

На верхнем уровне регламентируется взаимодействие между процессами и принципы организации работ. Данный уровень регламентации необходим, когда процессов много и есть необходимость отслеживать связи между многими Процедурами. В качестве регламентирующих документов используют Положения о направлениях деятельности или "Политики" (от аналогичного английского термина).

Общепринятого названия для документов, регламентирующих процессы, нет, но давайте далее их называть нормативными. Схема, иллюстрирующая различные типы нормативных документов приводится на рисунке.

Как видно из схемы, есть ещё один тип регламентирующих документов - распорядительные (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т.п.). Данные документы могут регламентировать и процессы, и субъектов, и ресурсы. Только используются они для передачи краткосрочных управляющих воздействий, когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия или надо срочно передать управленческое воздействие.

На этапе "развитого" регулярного менеджмента и последующих этапах развития используются все типы регламентирующих документов, и охват регламентации по объектам приближается к 100%. Там, куда не добрались организационные, нормативные или планово учетные документы - используются распорядительные. Однако объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал и когда мы говорим о регламентации - то имеем в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.

Что надо регламентировать в первую очередь?

Рассмотрим для примера компанию, которая, продает осветительные приборы и системы освещения. Штат - около 75 человек. Может продать Вам 10 лампочек, а может осветить весь Ваш загородный дом или офис. Для того, чтобы полностью (!!!) регламентировать деятельность данного предприятия, необходимо разработать приблизительно следующие документы:

не менее 25 Процедур (10 основных бизнес-процессов и 15-20 вспомогательных)

около 50 должностных инструкций и до 10 положений о подразделениях

планово-бюджетные формы.

Как говорится, итого: несколько десятков тысяч долларов и три месяца работы хороших консультантов совместно с лучшими менеджерами с отрывом их от производства. Для такой организации это похоже на финансовый приговор.

Конечно, заманчиво написать Процедуру стратегического планирования, бюджетирования или подбора персонала, но проку от таких документов на этапе постановки будет мало. Регламентировать то, что выполняется редко - достаточно бессмысленно, все равно в следующий раз процесс пойдет по другому пути (либо изменится ситуация, либо мы учтем ошибки предыдущего раза). Для таких случаев лучше составлять разовый план проведения работ и утверждать его приказом, то есть регламентировать через распорядительные документы.