Светлана Прусская, директор по персоналу холдинга «Невская Палитра»
Компании, финансовое положение которых ухудшилось, могут получить необходимые для выживания средства из внешних или внутренних источников. К первым относят, например, банковские кредиты. Во втором случае речь идет о снижении издержек, то есть о банальной экономии. Если фирма решила прибегнуть к ней, руководству необходимо тщательно продумать, какие расходы можно сократить, а от каких нужно совсем отказаться. Получить ответы на эти вопросы будет проще, если привлечь к экономии весь персонал компании. Тем более, что сотрудники так или иначе ощутят ее на себе.
Снижать материальные затраты обычно начинают с их «заморозки». Простейший способ профилактики роста расходов – создать на пути предложений об изменении бюджета и дополнительных трат множество бюрократических препон. Как говорят, «проверим, очень ли это нужно». Ленивые и неуверенные бросят начинание на полпути, изобретательные достанут деньги из другого источника. За действительно необходимыми средствами упорный сотрудник дойдет-таки до президентской двери. Разумеется, это не единственно возможный путь и далеко не самый эффективный. В статье мы расскажем, как снизить расходы фирмы с помощью персонала.
Где спрятаны затраты?
Очень условно расходы можно разделить на две категории – материальные и нематериальные.
Первые легко выделить, но не всегда просто решить, какую их часть можно снизить без ущерба для бизнеса и как это лучше сделать. Нужно заметить, что стремление сотрудников сократить плановые затраты стоит всячески поддерживать. Ведь более дешевый путь может оказаться убыточным, а, на первый взгляд, бессмысленное мероприятие – наоборот, принести пользу компании.
Вторые (недополученная выгода, простои в работе сотрудников, оборудования, транспорта, потеря репутации и так далее) труднее обнаружить, легко решить, от каких из них стоит отказаться, но найти способ их уменьшить непросто. Именно здесь компании крайне необходима забота сотрудников – ведь за снижение или хотя бы обнаружение этих затрат их редко благодарят, еще реже премируют, а обычно считают, что «это их работа».
Очень много расходов можно выявить при ревизии бизнес-процессов. В общем виде это длительная и сложная процедура. Поэтому в данном случае ее нужно проводить в минимальном объеме. Такое экспресс-исследование поможет определить «проблемные места» в организации труда персонала. В результате хаотичной работы определенных специалистов или даже целых отделов могут «уплыть» дополнительные средства. Особенно важно проследить, как взаимодействуют между собой подразделения. На этом этапе можно выявить не только лишние материальные затраты, но и факторы, влияющие на качество конечного продукта фирмы.
Пример
Отдел маркетинга разработал акцию для розничных клиентов. Фирма выпустила нужное количество рекламных материалов и разместила краткую информацию о правилах акции в СМИ. Департамент продаж получил все наработки и товар под акцию. Исполнители активно взялись за ее проведение. Количество участников постоянно росло. Поэтому сотрудникам фирмы пришлось несколько раз срочно готовить дополнительные тиражи рекламных материалов и доставлять товар. Отделы маркетинга, продаж, склад и закупщики продолжительное время работали в состоянии цейтнота. В некоторые моменты это тормозило работу всей фирмы.
Результаты акции оказались такими. Бюджет был превышен, а рекламный эффект среди целевой аудитории достигнут лишь на 45 процентов. Четких цифровых данных по мероприятию собрать не удалось. Соответствие организаторов акции занимаемым должностям оказалось под вопросом.
После анализа причин провала стало ясно, что нужная информация «утекла в песок» при передаче ее в отдел продаж. Обратной связи исполнителей проекта с отделом маркетинга попросту не существовало, а закупщики и склад вообще были не готовы к возможным неурядицам с определенной группой товаров. Проблема взаимодействия подразделений стала очевидной.
«Наверху» нужны деньги: что делать?
Допустим, руководитель решил вовлечь весь персонал в процесс снижения издержек. Начать ему стоит с объективной оценки системы организации труда в компании.
Заметим, по должности лишь некоторые сотрудники обязаны помогать руководству в этом вопросе. Перед другими могут стоять противоположные задачи – например, увеличивать «свои» статьи бюджета.
Если директор готов просить поддержки сотрудников, которая потребует от них дополнительных усилий (по сути, помощи), то ему надо быть уверенным в позитивном отношении подчиненных. Не за каждым управляющим работники пойдут «в огонь и в воду». Чтобы сплотить команду и создать необходимую мотивацию, надо будет потратить время, силы и эмоции. Поэтому из всех путей этот самый «дорогой» лично для руководителя.
Если на фирме необходимо провести обширное исследование, к предстоящей работе можно привлечь внешних специалистов по персоналу и сразу «сделать все правильно».
Однако если компания определила конкретную цель и решила ее достичь, она, как правило, в состоянии обойтись собственными ресурсами. Для этого фирме нужно подключить к решению задачи свой персонал.
Можно начать с общих совещаний, на которых у каждого работника должна быть возможность высказать свое мнение об организации рабочего процесса: что бы он хотел изменить, чего не хватает, а что мешает. Затем, руководство должно показать, что оно готово менять устройство компании для достижения большего удобства работы. Чтобы подтвердить это стремление, можно провести показательные улучшения условий или усовершенствование процесса труда. В дальнейших реформах должны активно участвовать назначенные в процессе обсуждения сотрудники.
Действуя таким образом, руководитель получит не только информацию «из первых рук», но и заручится поддержкой персонала. Ведь каждый из участников совещаний будет уверен, что именно он – «двигатель прогресса» в компании (или хотя бы самая важная его «гайка»). В результате, изменения, которые иначе пришлось бы насаждать силой, коллектив, скорее всего, примет благосклонно. Идеальным вариантом будет, если сотрудники привыкнут к разворачиванию и закрытию таких проектов. Они станут выглядеть для них буднями компании, которые дают возможность самореализации.
Снижать расходы – только вместе
К открытию нового проекта чаще всего нужно активно привлекать интерес работников. А если он вдруг будет приостановлен, и без зова «слетится» масса возмущенных или просто любопытных. Например, редко можно с точностью предугадать, каким слухом обернется сокращение расходов на транспорт или рекламу.
Как избежать роста напряженности среди сотрудников? Во-первых, надо решить, будет ли организация платить за экономию; во-вторых, готово ли руководство снижать расходы за счет персонала.
Платить за экономию можно как привлеченным специалистам, так и своим. Последний вариант требует времени и большого управленческого мастерства. Но часто именно он оказывается самым выгодным. Среди его плюсов не только отсутствие трат на внешних консультантов, но и разрешение внутренних вопросов коллектива. Например, новые обязанности могут оправдать карьерные ожидания одних сотрудников, разнообразить работу других или раскрыть таланты у третьих.
Смысл экономии на сотрудниках очевиден – это тотальные увольнения, сокращения управленческого штата и т. п. Кроме этого, организация может «урезать» расходы на социальную сферу (но не гарантии по Трудовому Кодексу), отказаться от некоторых премиальных выплат и т. п.
Даже при таком способе экономии сотрудники фирмы могут помочь руководителю принять правильные решения. Конечно, вряд ли можно ожидать предложений «снизу» сократить кого-нибудь. Но совет, например, закрыть плохую столовую, вполне может поступить.
Понятно, почему подобные радикальные решения HR-специалисты относят к разряду «непопулярных». Однако эти меры могут быть весьма действенными и сразу отказываться от них не нужно. В первую очередь стоит сравнить выгоды и риски подобных мероприятий, а также оценить затраты на них. Чтобы провести массовые увольнения, обычно требуется больше двух месяцев. Не менее длительной будет и акция по замене специалистов. Нужно также учитывать, что кроме времени фирма потратит и деньги – на оплату выходных пособий, подбор нового персонала и другие нужды.
Руководителю, который решил снижать затраты за счет персонала, необходимо тщательно взвесить возможные последствия. Например, если новая система не устроит директора филиала, он может покинуть компанию. Тут же потребуются средства на адаптацию нового менеджера. Но самое главное, что с прежним управляющим может «уйти» часть деловых контактов. Существует опасность, что в итоге фирма потеряет больше, чем сэкономит.
Экономия – одна на всех
Политика снижения расходов будет выглядеть простой ширмой, если руководитель сам не будет ей следовать. Ведь это, в первую очередь, его бизнес. Нельзя допускать исключений из правил и для кого-либо из «избранных». Даже если все сэкономленные ресурсы идут на поддержку одного подразделения, не стоит отправлять «группу товарищей» из него в заграничные командировки, пока для всех отменен Интернет.
Слухи – враг компании
Если администрация решит сократить или вовсе отменить социальный пакет для рядовых служащих, то избежать волнений в коллективе будет практически невозможно. Большинство сотрудников начнет активно развивать и проверять три гипотезы:
«они» нас используют и хотят еще больше обокрасть («они» – любое гипотетическое руководство; если непосредственный начальник заслужил не лучшую репутацию, то он – не только проводник, но и идеолог «использования»);
наше подразделение закрывают;