Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
1. В течение какого срока должны храниться по месту формирования законченные делопроизводством дела?
2. Каковы сроки хранения дел, подлежащих передаче в ведомственный архив организации?
3. Что предусматривает полное оформление дела при подготовке его к передаче на хранение в ведомственный архив?
160
4. В каких случаях составление внутренней описи дела обязательно?
5. Что означает пересистематизация документов в деле и почему она проводится только при подготовке дела к передаче на хранение?
6. Как нумеруются листы дела?
7. Всегда ли составляется заверительная надпись дела? Что в нее входит?
8. Каким образом подшиваются документы постоянного срока хранения в твердую обложку? Всегда ли дела переплетаются?
9. Как должны храниться особо ценные документы?
10. С какими целями производится полное оформление дел при их подготовке к передаче на хранение в архив организации?
Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством РФ сроками - в зависимости от категории организации и вида документов:
для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств, республик в составе Российской Федерации, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе Российской Федерации) подчинения - 15 лет;
для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел -75 лет;
для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более 25 лет;
для кинофильмов, киножурналов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, не более 3 лет;
для фотодокументов - 3 года;
для машинно-ориентированных документов - 5 лет.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральной архивной службой России (Росархивом) по согласованию с соответствующей организацией.
В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
Документы перечисленных выше организаций входят в государственную часть Архивного фонда России. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июня 1993 г. совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, образует Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.
Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.
Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевыми фондами). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Федеральную архивную службу. Подготовка и передача документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.
При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения формы собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в государственные архивы.
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:
общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации;
религиозных объединений и организаций;
негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.
Федеральная архивная служба должна иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения и условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой.
В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.
Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 под архивом понимается совокупность архивных документов, а также «организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования».
Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения - архива, в штатном расписании нет должности архивного работника (архивариуса, архивиста, зав. архивом), архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации. Если есть такое подразделение, то чаще всего употребляется термин «ведомственный архив».
Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:
центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;
центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;
объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например архив Главмосстроя;
объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно продолжительны («до минования надобности», «до ликвидации организации»).
Ведомственные архивы передают документы, подлежащие государственному хранению, в государственные архивы - центральные, республиканские, областные (краевые), окружные городские и районные.
Федеральная архивная служба России в соответствии с Положением «О Федеральной архивной службе России», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562, «является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации».
Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:
организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;
анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;