К достоинствам мемориально-ордерной формы учета следует отнести строгую последовательность учетных процедур, простоту и доступность учетной техники, возможность разделения учетной информации между сотрудниками, обладающими разной квалификацией.
Недостатки мемориально-ордерной формы состоят в ее значительной трудоемкости.
Для журнально-ордерной формы бухгалтерского учета характерно использование в качестве основных регистров журналов-ордеров и вспомогательных к ним накопительных ведомостей.
В целом учетные регистры журнально-ордерной формы удобны для контроля, анализа и составления отчетов. В то же время эта форма бухгалтерского учета имеет недостатки, к которым относят сложную и громоздкую структуру журналов-ордеров, которые заполняются вручную [5].
Отличительной особенностью машиноориентированных форм бухгалтерского учета является возможность составления на основе компьютерных программ в автоматическом режиме регистров, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления установленной бухгалтерской отчетности.
Одним из обязательных условий автоматизации учетно-вычислительных работ являются программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки учетной информации, в том числе: первичные документы, приспособленные к автоматизированной обработке; документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах; коды; отчетные разработки, получаемые автоматически; программы работ вычислительной техники; технологические и инструкционные карты, формализирующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса автоматизированной машинной обработки учетной информации, включая работу учетного персонала и персонала других функциональных служб организации по сбору и передаче первичной учетной информации на обработку и по использованию полученных отчетных разработок.
Организации самостоятельно выбирают регистры, формы и методы бухгалтерского учета исходи из объема учетных работ, наличие вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои оригинальные, соблюдая при этом общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных [15].
2.2 Учетная политика предприятия
Одним из первых стандартов по ведению бухгалтерского учета является ПБУ 1/98 «Учетная политика организаций». Этот документ внутреннего пользования, устанавливающий границы применяемых организацией правил ведения бухгалтерского учета, если они имеют многовариантный состав.
Под учетной политикой организации понимается выбранная ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной (уставной и иной) деятельности.
К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.
Учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
При этом утверждаются:
1) рабочий план счетов бухгалтерского учета;
2) формы первичных учетных документов;
3) методы оценки активов и обязательств;
4) порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;
5) правила документооборота и технология обработки учетной информации;
6) порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Среди элементов учетной политики необходимо также указать установленные в операции методы контроля за совершением хозяйственных операций, их оформлением сотрудниками организации, формы и способы контроля за их действиями. К таковым можно отнести разделение функций сотрудников, составление форм внутренней отчетности отдельными подразделениями, проведение периодических проверок профессиональных качеств сотрудников, создание службы внутреннего аудита или привлечение аудиторских форм не только для подтверждения годовой отчетности, но и для проведения проверки правильности совершаемых операций как с юридических, так и финансовой точек зрения независимым аудитором по инициативе организации [11].
Как известно, учетная политика организации принимается на ряд лет и не должна ежегодно меняться. Изменения в учетную политику могут вноситься в случаях:
- изменения законодательств Российской Федерации или нормативных актов, влияющих на постановку бухгалтерского учета;
- разработки организацией новых способов бухгалтерского учет, применение которых позволит более достоверно отражать факты хозяйственной деятельности или уменьшить трудоемкость учетного процесса;
- существенного изменения условий деятельности, которое может быть связано с реорганизацией, сменой собственников, изменением видов деятельности и т.п.
Изменения учетной политики должно быть обоснованным и оформляться в порядке, предусмотренном в ПБУ 1/98. Они должны вводиться с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. Это изменения учетной политики объявляется в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организации [6].
2.3 Функции и структура бухгалтерского аппарата
Организацией (акционерным обществом, иным хозяйствующим субъектом, государственным унитарным или муниципальным предприятием и т. д.) руководит директор (совет директоров, управляющий), назначаемый учредителями, собственником, или сам собственник. Оперативное руководство административно-хозяйственной, коммерческой деятельностью осуществляется, как правило, через аппарат управления, который организует всю работу, координирует и контролирует деятельность внутренних звеньев организации, ведет бухгалтерский учет, составляет установленную отчетность и представляет ее соответствующим органам.
При наличии в составе аппарата управления организации самостоятельного учетного аппарата – бухгалтерии, возглавляемой главным бухгалтером, на нее возлагаются ведение своевременного и достоверного бухгалтерского учета, формирование полной и достоверной информации о ее деятельности и имущественном положении, необходимой также для контроля за соблюдением действующего законодательства, за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов (в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами), предотвращение негативных явлений в деятельности организации, осуществление строжайшего режима экономии.
Учетный аппарат тесно связан со всеми структурными подразделениями организации, со службами и отделами аппарата управления и отдельными исполнителями. Представляемые в бухгалтерию всеми подразделениями и службами организации необходимые для учета и контроля документы, отчетные сведения, а также плановые, сметные и нормативные данные обрабатываются и группируются по определенным признакам, и на их основе готовится информация о деятельности отдельных подразделений и организации в целом. Практическая ценность этой информации заключается в том, что она позволяет глубоко анализировать экономические показатели работы, систематически контролировать хозяйственные процессы и явления, делать на их основе нужные выводы и принимать меры по улучшению работы организаций, ее подразделений и служб.
Особое внимание бухгалтерского аппарата должно быть обращено на функции контроля даже при наличии в организации службы внутреннего аудита. Контроль, осуществляемый бухгалтерским аппаратом, можно подразделить на предварительный, текущий и последующий.
При наличии в организации бухгалтерской службы большое внимание обычно уделяется структуре бухгалтерского аппарата. Под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать его подразделение на составные части на основе принципов разделения труда, то есть специализации работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий [5].
Структура бухгалтерии, как правило, состоит из:
- расчетной группы, работники который на основании первичных документов выполняют все расчеты по заработной плате и удержаниям из нее, осуществляют контроль за использованием фонда оплаты труда, ведут учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды и др.;
- производственно-калькуляционной группы, работники которой ведут учет затрат на все виды производств, калькулируют фактическую себестоимость выпускаемой продукции и составляют отчетность; определяют состав затрат на незавершенное производство;
- общее группы, работники которой осуществляют учет остальных операций, ведут Главную книгу и составляют бухгалтерскую отчетность.
В крупных организациях выделяется финансовая группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с дебиторами кредиторами, юридическими и физическими лицами;
Материальная группа, работники которой ведут учет приобретения материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов в разрезе мест их хранения и использования и т. д.
Бухгалтерия представляет систематическую информацию о работе организации и отдельных его подразделений руководству и совету директоров (правлению) организации [3].
Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
Права и обязанности руководителя бухгалтерской службы организации определены законодательными актами Российской Федерации, в первую очередь Федеральным законом «О бухгалтерском учете».