Дон Tэппинг (Don Tapping), руководитель консультационной компании MCS Inc.
Вам не нужно изобретать собственный подход к проведению совещаний. Все необходимые инструменты и приемы уже найдены и доказали свою эффективность. Они опробованы многими успешными компаниями по всему миру. Далее мы рассмотрим все основные этапы и приведем все необходимые рекомендации для их успешной реализации.
Что такое результативное совещание. Людям необходимо встречаться, чтобы обмениваться знаниями и опытом. Несмотря на то что многие решения можно принимать по телефону, посредством электронной почты или в коридоре, если руководство компании хочет в полной мере задействовать способности своих сотрудников, им необходимо встречаться и обсуждать текущее положение дел.
Результативное совещание предполагает рациональное использование рабочего времени сотрудников: ведь они собираются вместе для получения определенного результата. Существуют три ключевых условия, без которых совещание не может быть результативным:
Необходимо четко определить цель совещания, так же как перед реализацией любой инициативы по совершенствованию бизнес-процессов необходимо определить ее цели.
При проведении совещания необходимо следовать определенным правилам и рекомендациям (т.е. стандартам).
Чтобы совещание было результативным, каждый присутствующий должен активно в нем участвовать.
Чтобы сделать совещания в своей организации результативными, отнеситесь к ним как к бизнес-процессам: разработайте правила их проведения и следуйте этим правилам.
Основные правила проведения совещаний:
определите цель и повестку дня;
определите участников совещания и сообщите каждому о нем заранее;
распределите роли и обязанности;
на совещании придерживайтесь правил хорошего тона;
ведите протокол и по завершении совещания составьте план дальнейших действий;
составьте повестку дня для следующего совещания;
оцените совещание;
раздайте протокол совещания его участникам.
У каждого совещания должны быть четкие цели и повестка дня. Цель — это то, чего вы хотите достичь по итогам совещания. Повестка дня — это то, как вы будете этого добиваться.
Таблица 1.
| Тип цели | Пример |
| Информирование | Обсудить виды потерь и привести примеры потерь каждого вида при обработке заказов на покупку |
| Развитие навыков | Научиться вносить изменения в схему процесса по мере его совершенствования |
| Внедрение процесса | Разработать новую форму заказа на покупку для новых клиентов |
| Распределение обязанностей | Просмотреть показатели лояльности покупателей и обсудить план действий, принятый по итогам совещания на прошлой неделе |
| Решение проблем | Найти причину, по которой 4 клиента остались недовольны сроком выполнения заказа |
Цели совещания определяют его тип. Все цели можно разбить на несколько типов в зависимости от того, на что они направлены:
информирование сотрудников;
развитие навыков;
внедрение какого-либо процесса или процедуры;
распределение обязанностей или заданий;
решение проблем.
Цели совещания должны быть краткими и понятными. В конце совещания участникам должно быть легко определить, достигли они поставленных целей или нет.
В повестку дня следует включить следующую информацию:
рассматриваемые темы (в том числе краткое описание каждого пункта);
докладчика по каждой теме;
время, отведенное на каждую тему / для каждого докладчика.
Повестка дня обычно состоит из следующих пунктов:
вводной части (короткой части, призванной сфокусировать внимание присутствующих на совещании);
краткого обзора целей совещания и повестки дня (впишите или вычеркните несколько пунктов, чтобы вовлечь присутствующих в обсуждение);
перерывов, если совещание длится более 90 минут;
обсуждения плана действий;
оценки совещания.
Заранее всех проинформируйте. Каждый участник совещания должен знать, что ему ожидать на совещании. Расскажите всем, как будет проходить совещание, кому будет отведена какая роль и сколько все будет длиться.
Выберите участников. Сколько совещаний в вашей организации прошло в отсутствии человека, который мог бы принять нужное решение, или без людей, которые располагали бы важными фактами? Из-за этого слишком часто во время совещания:
участники ждут, пока кто-то из сотрудников найдет и приведет на совещание нужного человека (если его вообще можно найти).
принимается ошибочное решение, которое затем отменяют.
на совещании не принимается никаких решений, поскольку на нем не было нужных людей.
Чтобы совещания проходили продуктивно, на них должны присутствовать нужные люди. Для этого необходимо четко сформулировать его цели. Следует пригласить менеджеров, имеющих право принимать решения и богатый опыт. Также важно, чтобы на совещании присутствовали сотрудники, которые располагают достоверными фактами о рассматриваемых процессах.
Распределите роли и обязанности. На каждом совещании должны присутствовать по крайней мере четыре человека: руководитель проекта, лидер команды / координатор, хронометрист и секретарь.
Секретарь:
записывает основные моменты совещания. Эти обязанности не следует возлагать на координатора.
Руководитель проекта:
постоянно задействован в проекте и регулярно общается с членами команды;
принимает решения по выделению команде требуемых ресурсов;
контролирует, чтобы работа команды соответствовала стратегическим целям организации;
назначает лидера команды;
решает вопросы, которые не может решить лидер;
оказывает поддержку, когда команда испытывает трудности.
Лидер команды:
способен воплотить требуемые перемены в жизнь;
наделен полномочиями руководителя или старшего сотрудника;
полностью заинтересован и активно участвует в проекте;
готовит повестку дня совещания;
выбирает новых членов команды;
хорошо понимает этапы развития команды.
Координатор команды:
следит за тем. чтобы обсуждение не уходило в сторону от основной темы;
вмешивается в ход совещания, когда говорить начинают сразу несколько человек;
следит за тем, чтобы ни один участник не доминировал над остальными;
способствует взаимодействию присутствующих друг с другом и их активному участию в совещании;
подводит обсуждение к логичному завершению.
Хронометрист:
следит за соблюдением регламента в соответствии с повесткой дня;
сообщает членам команды, когда они выбиваются из графика;
сообщает об оставшемся времени, отведенном на совещание;
помогает определить время, необходимое для следующего совещания.
Придерживайтесь правил проведения совещаний. В каждой компании своя культура. Поэтому правила хорошего тона, принятые в отношении совещаний, могут сильно отличаться в разных организациях. Ниже перечислены несколько наиболее важных правил, которые вам следует установить:
Посещаемость. Следует четко сформулировать причины, по которым сотрудникам разрешается отсутствовать, и разработать порядок информирования лидера команды, если кто-то не может прийти. Лучший способ обеспечить высокую посещаемость — проводить совещания правильно.
Продолжительность. Совещания должны вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет избежать пустой траты времени и помогает каждому сотруднику вписать совещание в собственный график. Когда это правило выполняется, большинство совещаний становится короче.
Участие. Каждый участник способен внести в обсуждение ценный вклад. Подчеркните, насколько для вас важно, чтобы все присутствующие свободно выражали свое мнение и внимательно слушали других. Если члены команды принимают в совещаниях неодинаковое участие, координатор должен структурировать обсуждение так, чтобы в нем были задействованы все.
Элементарные правила вежливости. Каждый участник, независимо от занимаемой должности, должен соблюдать элементарные правила вежливости при общении. Внимательно слушайте остальных, не перебивайте, не говорите одновременно с другими, проявляйте уважение к коллегам.
Курение и перерывы. Заранее решите, когда сотрудникам можно и когда нельзя делать перерывы, выходить курить, звонить по телефону и т.п.
Другие правила. Решите, какие еще правила необходимо установить в отношении совещаний.
Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме.
Составьте план действий. Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения.
Составьте повестку дня для следующего совещания. В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня. Это займет всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания.
Оцените прошедшее совещание. По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи (и что способствовало или мешало этому), и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно.