Microsoft Project в управлении проектами (стр. 1 из 4)

РЕФЕРАТ

ТЕМА: "Microsoft Project в управлении проектами"

Общие характеристики

Microsoft Project стал фактически стандартом среди средств автоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов. Свою популярность он заслужил благодаря удачному сочетанию простоты использования, дружеского интерфейса и наиболее необходимых инструментов управления проектами.

Microsoft Project рассчитан, в первую очередь, на пользователей, которые не являются профессионалами в управлении проектами. Таким образом, его можно отнести к «непрофессиональным системам» управления проектами. с другой стороны, с помощью Microsoft Project можно управлять проектами со значительным количеством работ и ресурсов.

Microsoft Project входит в семейство Microsoft Office, что подтверждается следующими его свойствами:

· построение интерфейса и справочной системы на единственных с Microsoft Office принципах;

· возможность сохранения данных проектов в базе данных Access;

· двусторонний обмен данными с Outlook;

Подавляющее большинство менеджеров, которые пользуются Microsoft Project, использует его для планирования небольших задач. По оценкам, половина пользователей планирует проекты объемом до 50 работ, и только от 10% до 20% – проекты, в которых более 100 работ. Однако, современные версии Microsoft Project вполне пригодные для использования управления и больших проектов. По мнению западных экспертов, Microsoft Project 2002 способный делать расчет расписаний и управления сложными проектами, размер которых достигает как минимум 10000 задач. Он хорошо подходит для управления проектами, которые охватывают несколько отделов, и в которых ключевым требованием является автоматическая разработка графиков работ, прогнозирования хода работ и отслеживания их выполнения.

Среди преимуществ Microsoft Project также можно назвать усовершенствованные средства групповой работы, что позволяют одному менеджеру одновременно управлять несколькими проектами с большим числом участников. По мнению Gartner Group, Microsoft Project – лучший выбор для организаций, где используется матричная схема управления, то есть проектные команды допускают взаимодействие сотрудников из разных департаментов.

К недостаткам системы можно отнести ограниченные средства управления бюджетом и отсутствие средств для управления рисками проекта.

Для расширения функциональности системы разработанные дополнительные модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet. Кроме того, существует web-сервис Microsoft ProjectCentral.com, предназначенный для организации совместной работы над проектами для групп, распределенных территориально. ProjectCentral.com предоставляет членам рабочей группы и всем заинтересованным лицам веб-страницы для работы с информацией проекта.

Запуск проекта

Перед началом работы над проектом необходимо разбить проект его задачи, описать их связки, оценить трудоемкость задач и описать ресурсы, необходимые для реализации проекта. Это является исходной информацией для работы Microsoft Project, и, как правило, эту работу выполняет менеджер. На основе этой информации система автоматически составляет подробный календарный план хода выполнения работ, определяет критические пути, выполняет расчеты бюджетных расходов, предоставляет членам команды всю необходимую информацию и отображает ее в удобном для анализа виде (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Окно программы Microsoft Project

После того как исходный план сложен, но до того, как начать разработку структуры проекта, необходимо создать файл проекта, ввести предыдущие данные, а также прибавить в проект документы, которые относятся к его планированию (табл. 13.2).

Таблица 13.2. Действия при создании нового проекта

Действие	Содержание
Создание нового проекта	Новый файл проекта может быть создан «из нуля» или на основе существующего файла или шаблона. Можно также воспользоваться мастером создания проектов, в котором выполняются действия по настройке нового проекта.
Открытие существующего проекта или шаблона	Можно создать новый проект, используя уже имеющийся файл проекта, похожего на текущий проект. Для создания проекта можно также воспользоваться шаблоном. При использовании существующего файла или шаблона не нужно вводить в проект ведомости, общие с другими аналогичными проектами.
Введение свойств файла	Свойства файла, такие как название проекта или организации, тема, имя руководителя и комментарии, в будущем может облегчить идентификацию и поиск этого файла.
Выбор способа планирования проекта	Большинство проектов планируется от определенной даты начала. Даже если известная дата, к которой проект повинный быть законченный, планирование из даты начала является более гибким.Однако Но в некоторых случаях возникает необходимость планировать проекту от даты окончания.
Связывание или сохранение касательных к проекту документов в Microsoft Project	Создав файл проекта, можно связать с ним документы, которые непосредственно касаются проекта, например, план управления областью охватывания или план управления рисками.
Установление рабочего времени для календаря проекта	За замовченням в Microsoft Project используется рабочее время с 9:00 до 18:00 в рабочие дни с часовым обеденным перерывом. Можно изменить рабочие часы для всех рабочих дней, для определенных дней недели, например для вторника, или для определенных дат, таких как праздничные дни.
Настройка рабочей группы проекта	Перед началом работы необходимо наладить способ обмена данными с членами рабочей группы и обновления проекта в ходе его выполнения. Для передачи сводок можно использовать средства интерактивной совместной работы, такие, как Microsoft Project Server, систему корпоративной электронной почты, файловый сервер.
Сохранение проекта.	Время от времени необходимо хранить проект, чтобы внесенные изменения набрали с, чтобы создать резервную копию текущего проекта или шаблон, которому можно использовать для другого проекта. В Microsoft Project можно сберечь файл проекта несколькими способами, в том числе как веб-страницу, базу данных Microsoft Access или книгу Microsoft Excel, а также как шаблон проекта.

Введение задач. Календарный план проекта в Microsoft Project складывается на основании введенных пользователем данных о проекте в целом, об отдельных его элементах – задачах, при необходимости – о ресурсах (рабочую силу, оборудование и материалы), которые нужны для выполнения этих задач. Если какие-то данные по проекту изменяются после создания календарного плана, можно обновить задачи или ресурсы, после чего Microsoft Project скорректирует календарный план.

За умолчанием структура задач проекта Microsoft Project представлена в виде перечня задач и диаграммы Ганта. Более для удобной для пользователя настройки представлений используют «Мастер Диаграмм Ганта» (рис. 13.2).

Рис. 13.2.Настройка представления с помощью «Мастера диаграм Ганта»

В Microsoft Project можно вводить задачи двух видов: задачи, которые выполняются одноразово, и задачи, которые повторяются (с заданными параметрами повторения).

Для всех задач нужно ввести значение длительности, зависимости задач и ограничения, после чего Microsoft Project рассчитывает дату начала и дату окончания каждой задачи. Также можно ввести в проект ресурсы и назначить их задачам, чтобы указать, какой ресурс является ответственным за завершение каждого назначения, и рассчитать, какое оборудование будет нужно или сколько материала будет потрачено. Если вводятся ресурсы, то календарные планы задач становятся более детальными за счет данных о затратах труда, единицы измерения и рабочее время, которые вводятся в календаре. На планирование могут повлиять и другие элементы, такие как время опережения и время опоздания, типы задач, доступность ресурсов.

Создание структуры проекта. Для систематизации календарного плана в Microsoft Project можно использовать структуру, которую можно задавать по ходу введения задач или проекта после того, как все задачи введены. Структуризация позволяет организовать задачи в виде иерархии суммарных задач и подзадач. За умолчанием все суммарные задачи выделяются полужирным шрифтом и располагаются с выступлением, а подзадачи отображаются под ними с отступлением.

Суммарные задачи помогают выделить основные и промежуточные этапы проекту. Они подытоживают данные подзадач, сгруппированных в структуре под соответствующей суммарной задачей. В структуре можно установить любое количество уровней, необходимое для воссоздания схемы организации проекта.

Для обозначения важного события, например, завершение большого этапа, в календарном плане используют вехи – задачи с нулевой длительностью.

Кодировка задач. Структуру проекта в Microsoft Project можно задать и отобразить несколькими способами. Кроме суммарных задач и вех для этого также используют коды структурной декомпозиции работ (СДР) или коды структуры.

Структурная декомпозиция работ (СДР) – это иерархия задач в проекте, которая отражается последовательностями цифр, литер и их комбинациями. Microsoft Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР.

Код структурной декомпозиции работ (СДР) – это литерно-цифровой код, что однозначно определяет место расположения каждой задачи в общей структуре проекта. Коды СДР можно использовать для описания календарного плана и отслеживания расходов.

В Microsoft Project применяются коды СДР двух типов. Первый тип кодов – номер в структуре. Он автоматически вычисляется для каждой задачи на основе структуры перечня задач. Номер в структуре является только числовым; его нельзя изменить, но он автоматически корректируется при перемещении задачи вверх или вниз за перечнем задач или при изменении уровня задачи.