Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.
Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) По каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.
Затем в графе 3 «Содержание операций» записывается месяц и в хронологической последовательности позиционным способом, на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.
При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.
В течение месяца на счете 20 «Основное производство» в графе «Затраты на производство - дебет» собираются затраты на производство продукции (работ, услуг). По завершении месяца данные затраты в сумме, приходящейся на реализованную в течение месяца продукцию (работы, услуги), списываются в дебет счета 90 «Продажи» с отражением соответственно в графах Книги «Затраты на производство - кредит» и «Продажи - дебет», при этом в графе 3 Книги «Содержание операции» делается запись - «Списаны затраты на производство проданной продукции».
Финансовый результат от реализации продукции (работ, услуг) выявляется как разница между оборотом, показанным по графе «Продажи - кредит», и оборотом по графе «Продажи - дебет».
Выявленный результат отражается в Книге отдельной строкой:
в графе 3 делается запись «Финансовый результат за месяц»
в графах «Сумма», «Продажи - дебет» (если получена прибыль) и «Прибыль и ее использование - кредит» или «Продажи - кредит» (если получен убыток) и «Прибыль и ее использование - дебет» показывается сумма финансового результата за месяц.
По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе 4.
После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому их виду (счету) на 1-е число следующего месяца.
Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово-хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета:
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, - форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство - форма № 3;
Ведомость учета денежных средств и фондов - форма № 4;
Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5;
Ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата);
Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-6;
Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7;
Ведомость учета оплаты труда - форма № В-8;
Ведомость (шахматная) - форма № В-9.
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях в графах «Содержание операции» (или характеризующих операцию) делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции, либо пояснения, шифры и др.
Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).
Данная оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.
Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в регистрах бухгалтерского учета отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов - красной).
Обе формы лишь условно считаются простыми. Их заполнения является достаточно трудоемким процессом при ведении учета ручным (не автоматизированным) способом.
Все организации обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность.
В настоящее время общие требования к порядку составления бухгалтерской отчетности и представления ее пользователям установлены Федеральным законом от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.1998 г. N 34н, Положением по бухгалтерскому учету 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденным приказом Минфина РФ от 06.07.1999 г. N 43н, а также Приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организации".
В соответствии с перечисленными актами бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), состоит из:
а) бухгалтерского баланса (форма N 1);
б) отчета о прибылях и убытках (форма N 2);
в) приложений к ним, в частности отчета об изменениях капитала (форма N 3), отчета о движении денежных средств (форма N 4), приложения к бухгалтерскому балансу (форма N 5);
г) аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
д) пояснительной записки.
Согласно п. 3 Указаний об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. N 67н, субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации, могут принять решение о представлении бухгалтерской отчетности в объеме показателей по группам статей Бухгалтерского баланса и статьям Отчета о прибылях и убытках без дополнительных расшифровок в указанных формах и имеют право не представлять в составе бухгалтерской отчетности Отчет об изменениях капитала (форма N 3), Отчет о движении денежных средств (форма N 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5), пояснительную записку.
Субъекты малого предпринимательства, обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеют право не представлять в составе бухгалтерской отчетности Отчет об изменениях капитала (форма N 3), Отчет о движении денежных средств (форма N 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5) при отсутствии соответствующих данных.
Кроме того, как правило, субъекты малого предпринимательства не относятся к числу лиц, которые должны ежегодно подвергаться обязательному аудиту в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 г. N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности". Поэтому малые предприятия обычно предоставляют только бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках.
Следует иметь в виду, что малые предприятия, получающие бюджетные средства, в составе бухгалтерской отчетности обязаны представлять отчетную информацию о характере использования бюджетных средств по формам, установленным Министерством финансов Российской Федерации.[4]
В настоящее время вопросы, связанные со статистической отчетностью малых предприятий, урегулированы Постановлением Федеральной службы государственной статистики от 24.01.2006 г. N 4 "Об утверждении Порядка заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения N ПМ "Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия".
Названная форма введена в действие с отчета за 1 квартал 2006 года в отношении коммерческих организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства.
Для малых предприятий, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок представления статистической отчетности (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Данные предприятия представляют форму N ПМ на общих основаниях.
Физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, форму федерального государственного статистического наблюдения N ПМ не представляют. Форма федерального государственного статистического наблюдения N ПМ служит только для получения сводной статистической информации и не может быть предоставлена третьим лицам без согласия организации, представившей статистическую информацию по указанной форме.