Организацией процесса закупки сырья и ресурсов для производства продукции на предприятии занимаются заместитель директора по снабжению и сбыту и начальник отдела снабжения.
Для более полного представления о степени выполнения функций коммерческой деятельности по закупкам, рассмотрим, кто какие функции выполняет:
Заместитель директора по снабжению и сбыту занимается: исследованием рынка закупок, исследованием рынка потребителей, определением потребностей в сырье.
Начальник отдела снабжения помогает зам. директору по снабжению и сбыту в осуществление функций: исследование рынка закупок, исследование рынка потребителей, определение потребностей в сырье. А так же самостоятельно выполняет ряд других функций: анализ цены закупок, поиск и выбор поставщика, заключение и оформление договоров на поставку сырья и материалов, организация доставки сырья и материалов.
Вспомогательные функции по закупкам на предприятии выполняют: водители-экспедиторы: своевременное оформление отгрузочных документов, организация доставки сырья и материалов, организация отгрузки закупленных ресурсов; бухгалтер, кассир: своевременное оформление расчетных и платежных документов, обеспечение своевременного поступления средств за приобретенное сырье и материалы; кладовщики: организация отгрузки закупленного сырья.
Поиск поставщика осуществляется через деловую переписку, прайс-листы, рекламные буклеты, торговые справочники, периодику, кроме того, налажены постоянные контакты с предприятиями - производителями некоторых видов товарного сырья, заключены долгосрочные договора.
При выборе поставщика начальник отдела снабжения ЗАО "Август" руководствуется следующими критериями:
цена и качество поставляемой продукции;
надежность поставок;
качество обслуживания;
удаленность поставщика;
сроки выполнения заказов;
финансовое положение поставщика;
деловая репутация поставщика.
На основе этих критериев ЗАО "Август" выбрало ряд поставщиков и заключило с ними договора. Многие из ни являются постоянными и с ними у предприятия длительные договорные отношения.
Поставщиков сырья и материалов можно разделить на постоянных и непостоянных. Постоянные поставщики - это в основном те, которые обеспечивают основную деятельность предприятия. К ним относятся:
ООО "Аммофос";
ОАО "Апатит";
ОАО "Череповецкий Азот";
ООО "ФосАгро-Транс".
Все эти организации существуют не один год, имеют отработанные схемы поставки. За время сотрудничества с ЗАО "Август" значительных срывов в поставках не наблюдалось. Расторжение договоров с поставщиками возможно только по причине несогласованности в ценах, тогда предприятие вынуждено заключать договора на одноразовые поставки.
Основные поставщики ЗАО "Август" представлены в таблице 2.10
Таблица 2.10
Основные поставщики ЗАО "Август"
| Поставщики | Приобретено сырья | |||
| 2006г | 2007г | |||
| Сумма (млн. руб) | Уд. вес в% | Сумма (млн. руб) | Уд. вес в% | |
| ООО "ФосАгро-Транс" | 196,7 | 43,33 | 257,1 | 39,91 |
| ОАО "Апатит" | 85,3 | 18,79 | 134,6 | 20,89 |
| ОАО "Череповецкий Азот" | 104,2 | 22,95 | 112,1 | 17,40 |
| ООО "Аммофос" | 67,8 | 14,93 | 140,4 | 21,79 |
| Итого | 454 | 100 | 644,2 | 100 |
Из таблицы видно, что география закупок довольно обширна, предприятие сотрудничает с поставщиками, ведущими деятельность во всех регионах страны. Наибольший удельный вес среди основных поставщиков, в анализируемых годах, занимает предприятие-поставщик ООО "ФосАгро-Транс", в 2006 году удельный вес закупаемых товаров у этого поставщика составил 40,3% или 412,4 млн. руб., а в 2007 году 44,5% или 687,2 млн. руб. К 2007 году сумма, потраченная на приобретение сырья у основных поставщиков увеличилась по сравнению с 2006 годом на 190,2 млн. руб. и составила 644,2 тыс. руб.
Важную роль в закупочной деятельности играет приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.
При получении товара, в первую очередь представители ЗАО "Август" удостоверяются, что получен товар нужного качества и в нужном количестве. В целях экономии времени, усилий и соответственно денег предприятие позаботилось о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составлен график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры позволяет, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта. Предприятие позаботилось так же о том, чтобы основные товары поставлялись в строго определенные дни, а другие виды - по мере необходимости.
Таблица 2.11
Матрица выполняемых функций коммерческой деятельности по сбыту в ЗАО "Август"
| Функции сбыта | Директор | Зам. директора по снабжению и сбыту | Начальник отдела сбыта | Отдел по работе с клиентами | Бухгалтерия | Водители-экспедиторы | ||||
| 1. Заключение и оформление договоров на поставку продукции покупателям | + | + | + | - | - | - | ||||
| 2. Участие в подготовке планов по реализации продукции | + | + | + | - | - | - | ||||
| 3. Прием заказов на товары | - | - | - | + | - | - | ||||
| 4. Контроль за выполнением заказов, соблюдением сроков и условий поставки и т.д. в соответствии с договором | - | + | + | - | - | - | ||||
| 5. Своевременное оформление отгрузочных расчетных и платежных документов и сдача их в бухгалтерию | - | - | - | - | + | + | ||||
| 6. Организация отгрузки товаров | - | - | + | - | - | + | ||||
| 7. Организация поставки товаров потребителям | - | + | + | - | - | - | ||||
| 8. Обеспечение своевременного поступления средств за реализованные товары | - | + | + | - | - | - | ||||
| 9. Подготовка ответов на претензии покупателей заказчикам за несоблюдение условий договоров | - | - | - | - | - | - | ||||
| 10. Учет поставки заказов, договоров и соблюдение отчетности по сбытовой деятельности | - | - | + | - | + | - | ||||
| 11. Исследование рынка сбыта, поиск и выбор оптимальных каналов сбыта | - | + | + | - | - | - | ||||
| 12. Осуществление рекламной деятельности | - | + | + | - | - | - | ||||
| 13. Исследование продукции и цен конкурентов | - | + | + | - | - | - | ||||
Сбытом производимой продукции на предприятии занимаются: начальник отдела сбыта, заместитель директора по снабжению и сбыту, их деятельность координирует директор.
Для более полного представления о степени выполнения функций коммерческой деятельности по сбыту составим матрицу выполняемых функций, представленную в таблице 2.11
Судя по таблице, мы можем сделать вывод, что в сбытовой деятельности, основная нагрузка лежит на заместителе директора по снабжению и сбыту, начальнике отдела сбыта - всеми основными сбытовыми функциями занимается именно они. Не малая доля нагрузки в сбытовой деятельности приходится и на директора предприятия. Помогают им в этом процессе водители-экспедиторы, отдел по работе с клиентами, бухгалтерия.
Сбыт продукции в ЗАО "Август" в основном через трейдеров, основными из которых являются: Ameropa (Ameropa.com), Maketrade BV Geneva, Helm Dungemittel GMBH.
S (Сильные стороны)
Среди сильных сторон ЗАО "Август" можно отметить следующие:
Известность компании на рынке минеральных удобрений
Высокий уровень профессиональной подготовки сотрудников
Наличие внутренней базы данных с возможностью автоматизации бизнес-процессов
Расположение офиса в деловом и одновременно историческом центре Москвы
Постоянная реализация рекламной капании в Internet
W (Слабые стороны)
Слабые стороны выражаются в таких категориях, как:
Длительность выполнения заказов клиентов
Высокая себестоимость производимой продукции
В большинстве случаев, невозможность личного контакта менеджера по работе с клиентами и представителя компании клиента
Недостаточный уровень технического обеспечения
Отсутствие системы ценообразования
Ветхое состояние офиса
Не определена ответственность
Отсутствие отдела маркетинга
Отсутствие системы учета персональных требований клиентов
O (Возможности)
Рассматриваемое предприятие обладает высоким потенциалом в области развития бизнеса и отношений с клиентами.
Развитие отношений с клиентами, представляющими наибольший интерес для компании
Разработка отраслевого подхода в работе с клиентами
Согласование наиболее выгодных условий работы с заказчиками
Увеличение доли рынка
Разработка и реализация PR-мероприятий
T (Угрозы)
Угрозами для ЗАО "Август" являются:
Высокий уровень конкуренции в данном сегменте рынка
Изменение законодательства в области производства минеральных удобрений (его ужесточение)
Промышленный шпионаж
Так как наибольшую долю в структуре себестоимости занимают запасы, то необходимо внедрение системы управления запасами, что позволит в ближайшее время снизить эту часть расходов в себестоимости производимой продукции.