Каждый сотрудник Администрации исполняет свои обязанности строго по Должностному регламенту.
Ведущийспециалист по жилищным вопросам, благоустройству и его обязанности, непосредственно подчиняется главе администрации:
Ведет работу по тарифам на коммунальные услуги (ЖКХ), совместно с обслуживающими организациями, выдает справки различных форм на основании данных лицевых cчетов в похозяйственных книгах;
- О наличии состава семьи;
- О наличии личного подсобного хозяйства и сельхоз транспорта;
- На момент приватизации жилья.
Заключает договора жилого найма муниципального жилья.
Согласно закону о дачной амнистии в упрощенном порядке оформляется право на земельные участки для ведения личного подсобного хозяйства, садоводства, огородничества.
Отсутствие электронной сетевой базы в администрации усложняет процесс поиска, выдачи запрашиваемой информации, выдачи необходимых документов. Порождает необходимость обращаться населению по одному и тому же вопросу к разным специалистам.
Ведущий специалист по организационной и кадровой работе и его обязанности, непосредственно подчиняется главе администрации.
Проводит работу по формированию личных дел работников администрации. Все личные дела заведены своевременно, правильно в соответствии с принятым Положением в Администрации кожууна, пронумерованы, прошнурованы, имеется внутренняя опись документов.
Обеспечивает учет, регистрацию входящей корреспонденции, общий порядок прохождения документов поступающих из судебных органов, порядок оформления исходящих документов. Следит за своевременной печатью газет.
Специалист по регистрации граждан Российской Федерации непосредственно подчиняется главе администрации.
Специалист военно-учетного стола непосредственно подчиняется главе администрации.
Ставит по месту жительства на воинский учет граждан пребывающих в запасе (далее ГПЗ) при их личном присутствии, согласно Постановления Правительства Российской Федерации № 719 от 27.11.2006г. Снимает с воинского учета ГПЗ при переезде на новое место жительства.
Специалист опеки и попечительства непосредственно подчиняется главе администрации.в его обязанности входит оказывает помощь в устройстве детей, оставшихся без попечения родителей, в детские дома, в школы–интернаты.
Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления несут ответственность перед населением муниципального образования, государством, физическими и юридическими лицами в соответствии с федеральными законами.
Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления перед государством наступает на основании решения соответствующего суда в случае нарушения ими Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законодательства РТ, Устава.
Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления перед физическими и юридическими лицами наступает в порядке, установленном федеральными законами.
8. Мотивация и оценка труда работников
Основным мотивирующим фактором в администрации кожууна является предоставление полного социального пакета. Все работники являются муниципальными служащими, что дает им определенный статус.
Рассматриваемой организации присущи такие мероприятия по рекреации:
- право на продолжительный отпуск до 1 года, при условии, что сотрудник не был в отпуске в течение 10 лет.
- длительность отпуска– 42 дня;
9. Система информационного обеспечения
Рабочие отношения в администрации кожууна определены следующими документами:
1.Устав.
2.Правила внутреннего трудового распорядка.
3.Инструкция по делопроизводству.
4. Положение о муниципальной службе.
5.Положение об утверждении наименования должностей муниципальных служащих.
6.Положение об оплате труда муниципальных служащих.
7. Положение о предоставлении отпусков муниципальным служащим.
8.Положение о поощрении и дисциплинарной ответственности.
9.Положение об аттестации муниципальных служащих.
10. Положение о ведении реестра муниципальных служащих.
11.Должностные инструкции для обслуживающего персонала.
12.Положение об оплате труда обслуживающего персонала.
13.Положение о предоставлении отпусков обслуживающему персоналу.
Кадровая документация:
1.Аттестационные документы.
2.Декларации о доходах.
3.Личные дела формируются согласно внутренней описи вложенной в личное дело.
Все документы организации представлены двумя большими группами:
- получаемые извне, от других организаций (входящие документы);
- созданные в самой организации.
Входящие документыклассифицируются по корреспондентам:
- от вышестоящих инстанций, в том числе от органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения, и т.п.);
- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией;
- частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы.
По видам документы классифицируются:
- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);
-информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);
- учетно-отчетные и др.
По характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос самой организации.
Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:
- внутренние, созданные для нужд самой организации, и циркулирующие внутри ее;
- исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.
Исходящие документы так же, как входящие, можно классифицировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения.
В администрации кожууна внутренний поток документов предусматривает выполнение записей в соответствующих журналах с установленными параметрами:
-Журнал регистрации входящей корреспонденции (дата и индекс документа, корреспондент, краткое содержание, отметка об исполнении документа);
-Журнал регистрации исходящей документации (входящий № документа, дата регистрации, от кого поступил с датой и № документа, по вопросу (краткое содержание) документа, резолюция руководства (кому и когда передан документ для исполнения), отметка об исполнении и отправке ответа, номер дела, где находится документ или копия документа).
-Журнал учета обращений граждан Российской Федерации (№ п/п, дата получения обращения, ФИО направившего обращение, краткое содержание обращения, ФИО должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения, результат рассмотрения обращения (исх., дата ответа)).
-Журнал регистрации приказов по администрации (№ приказа, дата, содержание приказа);
-Журнал регистрации приказов по кадрам (№ приказа, дата, содержание);
-Журнал регистрации трудовых договоров работников (№ п/п, дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, ФИО владельца трудовой книжки, серия и № трудовой книжки, профессия и категория работника, наименование места предприятия (с указанием структурного подразделения), куда принят работник, дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника, расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них, дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора), расписка работника в получении трудовой книжки).
10.Техническое обеспечение
По результатам проведенного анализа имеющегося парка техники, выяснилось, что никакого прикладного ПО, кроме Microsoft Office, в большинстве случаев не использовалось. Дорогостоящие многофункциональные компьютеры использовались фактически как пишущие машинки.
Притом даже этот смешной процент вычислительных ресурсов использовался крайне неэффективно — например, принтеров было всего несколько на все компьютеры, а так как они не были объединены в единую сеть, для печати с некоторых компьютеров приходилось сохранять документы на внешних носителях и распечатывать их на компьютерах с подключенными к ним локально принтерами, что приводило к потерям времени как сотрудников, выполняющих эти функции, так и тех, для кого эти документы печатались.
В бухгалтерии использовался пакет прикладного ПО 1С:Бухгалтерия 7.7 с бюджетной конфигурацией. Договора на информационное сопровождение данного пакета не было, поэтому за годы использования программа потеряла актуальность, появились несоответствия с вышедшими после установки многочисленными нормативными актами. Это приводило к увеличению загрузки бухгалтерии в связи с появлением большого количества рутинных задач, как то: заполнение вручную изменившихся форм регламентированной отчетности, выделение некоторых участков учета для ведения либо в программы сторонних разработчиков, в электронные таблицы и даже для расчета вручную.
На всех компьютерах были установлены различные операционные системы Microsoft — Windows XP, Windows 2000, Windows 98 и даже Windows 95, а также разные версии пакета Microsoft Office (95, 97, 2000, XP, 2003) что вызывало проблемы совместимости документов, подготовленных на разных компьютерах.
Легитимность использования части ПО, установленного на компьютерах, вызывала весьма серьезные опасения. После детального анализа выяснилось, что большая часть компьютеров имеет предустановленные лицензионные операционные системы Wi№dows XP. Но ни одной лицензии на Microsoft Office не было, что, учитывая стоимость этого пакета и количество установленных копий, является хищением в особо крупных размерах в соответствии со статьёй 146 часть 3 пункт В Уголовного кодекса РФ.