Анализ и оценка эффективности системы управления торговым предприятием (стр. 3 из 13)
Другие общественные системы создали иные системы управления, имеющие свои принципы, методы, цели. Все блоки системы управления и все элементы в блоках между собой взаимосвязаны, изменение одного элемента обязательно приведет в движение все остальные элементы.
Многие закономерности управления являются универсальными и действуют в конкретных условиях разных стран. В работе выделены именно такие, повсеместно применяемые достижения американской управленческой мысли.
Механизм управления включает миссию, цель, задачи, принципы, функции и методы управления. Управление рассматривается на торговом предприятии - объекте управления.
Торговое предприятие представляет собой организацию - группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Все организации в мире создаются с определенной целью и миссией.
Миссия – это то ради чего создана организация. У миссии есть финишная черта – это период времени, если миссия выполнена, организация прекращает свое существование.
Рис. 1.8. Компонентный состав системы управления
Содержание миссии: 1) описание продукта или услуги; 2) характеристика рынка и потребителей; 3) цели организации; 4) технология производства; 5) философия организации (взгляды, ценности); 6) внутренние концепции (представление о себе); 7) имидж и внешний образ.
На основе миссии формируется цель.
Цель – описание объекта и будущее его состояние, является фундаментом для процесса управления, лежит в основе принятия любого решения и служит руководством для формирования финансовых показателей предприятия.
Цели в организации, – «это конкретные конечные состояния или искомые результаты, которых хотела добиться группа, работая вместе».
Цели, стоящие перед торговой фирмой определены на рис. 1.9. Генеральная цель торгового предприятия – обеспечение оптимального функционирования торговой системы. А это значит, обеспечить выживание организации в сложных условиях и ее развитие – ежегодный прирост всех основных показателей хозяйственной деятельности. Генеральная цель достигается посредством достижения подцелей:
- коммерческих, направленных на получение наибольшей прибыли;
- экономических, направленных на разработку задач и проверку результатов;
- социальных, направленных на кадры и социальное развитие коллектива;
- хозяйственных направленных на материально - техническое обеспечение торговых процессов.
Подцели являются целями подразделений, то есть функциональных областей торговой организации: коммерческой фирмы, экономического отдела и бухгалтерии, отдела кадров и отдела по общим вопросам.
Каждое подразделение обеспечивает достижение системы частных целей. Целевой подход в управление позволяет достигать генеральную цель организации через подцель, достигаемые посредством достижения частных целей. Целевое управление – процесс, состоящий из четырех независимых этапов: разработка ясной сжатой формулировки целей; разработка реалистических планов их достижения; систематический контроль и изменение качества работы и результатов; принятие корректирующих мер по достижению планируемых результатов.
Все элементы цели это мероприятия, которые ежегодно обновляются.
Задачи организации – это должностные инструкции, т.е. предписанная работа.
Функции управления отражают содержание процесса управления, вид управленческой деятельности.
Рис. 1.9. Целевой подход к управлению организацией
Функция – это особый вид управленческой деятельности, с помощью кого субъект управления воздействует на объект. Выделяют две группы функций: основные и специфические. Основные функции, не прописываются в учредительных документах, но исполняются на практике:1. Планирование – разработка целей, задач, предвидение результатов.2. Организация – это организация деятельности предприятия, работы персонала и внешних связей.3. Мотивация – обеспечение заинтересованности работника в повышении результатов его труда.
4. Контроль – за деятельностью персонала и финансовыми показателями. Все функции между собой взаимосвязаны, не выполнение одной приводит срыву процесса управления. Последовательность выполнения функций представляет собой замкнутый цикл и не может быть изменена (рис. 1.10).
Рис. 1.10 Управленческий круг
Специфические или торгово-хозяйственные функции, они воздействуют на отдельные стороны хозяйственной жизни (реализация товаров, воздействие на потребителей и формирование потребительского спроса, обеспечение высокой культуры обслуживания, подбор, расстановка и воспитание кадров, закупка и зазвоз товаров, контроль за качеством товаров).
Управление предприятием складывается из совокупности основных и мифических функций управления это и является функциональным подходом в управлении.
За свою историю управленческая мысль обогащалась различными теориями и сейчас представляет сплав различных подходов (принципов управления), которые руководителю необходимо учитывать:
Принцип – это фундаментальная истина, объясняющая связи между разными величинами. Принцип управления – это основополагающая идея закономерность и правило поведения руководителя по выполнению управленческих функций.
1. Разделение труда – специализация, которая считается эффективной для выполнения поставленной цели и распределения рабочей силы.
2. Власть и ответственность – человек взявший власть в свои руки должен ответственен перед персоналом за свое управление.
3. Дисциплина – уважение договорных соглашений (график, режим работы, сроки исполнения, объем оплаты).
4. Единоначалие.
5. Единство руководства – руководители подразделений должны поддерживать руководство и доводить до сведения подчиненных.
6. Подчинение личных интересов общественными.
7 Вознаграждение должно быть адекватным и не обидным.
8. Централизация – в период кризиса на предприятии вся власть должна сосредотачиваться у ТОП-менеджеров, в период расцвета идет децентрализация власти.
9. Скалярная цепь начальников – их должно быть столько, сколько необходимо для эффективного управления.
10. Порядок – все и всё в организации должны находиться на своих местах.
11. Лояльность (справедливость) – преданность персонала, должна быть вознаграждена добрым и справедливым отношением со стороны администрации.
12. Стабильность пребывания в должности – излишняя текучесть кадров причина и следствие плохого управления и финансовых махинаций руководства.
13. Инициатива – менеджер должен поступиться личным тщеславием, чтобы подчиненные могли получить возможность проявить личную инициативу.
14.Корпоративный дух – приверженность идеям организации и гордость за организацию.
В управлении используются методы:
1. Экономико-математические.
2. Организационно-распределительные и правовые (правовые акты, нормативы, инструкции, для регулирования экономических, трудовых и организационных отношений).
3. Социально-психологические (методы мотивации).
Кроме того, руководитель использует в своей работе многочисленные средства и методы при планировании, принятии решений, прогнозировании.
Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных обязанностей.
Перед менеджером стоит задача – выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации.
Основу линейно-функциональной структуры составляет «шахтный» принцип построения и специализация управленческого персонала по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая всю организацию сверху донизу (рис. 1.11).
Рис.1.11 Линейно-функциональная структура управления
Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством – показателями выполнения графика выпуска продукции, затрат ресурсов, производительности труда, качества, использования производственных мощностей. Для оценки служб, осуществляющих управление персоналам, используются такие параметры, как текучесть кадров, дисциплина труда и другие. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников, ориентированная, прежде всего, на достижение высоких показателей каждой службой. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, ибо считается, что все службы в той или иной мере работают на его достижение.
Для более наглядного сравнения, представим достоинства и недостатки такой структуры, сгруппированные в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Преимущества и недостатки линейной структуры управления
| Преимущества линейной структуры | Недостатки линейной структуры |
| · четкая система взаимных связей функций и подразделений; | · отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; |
| · четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель· ясно выраженная ответственность· быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих. | · в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими· тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений· малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации· критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом – разные· тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности· большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;· перегрузка управленцев верхнего уровня;· повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев |
В настоящее время классические линейно-функциональные структуры присущи лишь мелким и части средних компаний. Они редко используются на уровне транснациональных корпораций, чаще – на уровне их подразделений за рубежом. Для крупных компаний доминирующим стал дивизиональный подход к построению организационных структур управления.