При этом в должностных инструкциях руководителям необходимо четко указать, какие решения по функциям управления: планированию, организации, координации, регулированию, мотивации, контролю и анализу - он принимает и оценивает исполнение.
Для специалистов определяется круг обязанностей по подготовке решений по соответствующим перечисленным функциям, т.е. это работы, связанные с расчетами, обоснованиями и т.д. Для технических исполнителей определяется круг обязанностей по оформлению решений и сбору исходной информации, рассылке и другой работе, связанной с доведением управленческих решении до исполнителей.
Должностные инструкции периодически пересматриваются. Порядок пересмотра и внесения изменений тот же, что и при разработке новых.
Разработанные должностные инструкции основных работников управления ООО «Газпромнефть-Хантос» представлены в Приложении 11.
Основные направления по совершенствованию организационной структуры управления в организациях следует устанавливать с учетом наметившихся тенденций в развитии современных организаций, в получении экономической самостоятельности в условиях перехода к рыночным отношениям.
При формировании организационной структуры управления на предприятии следует руководствоваться следующими основными принципами: полнота охвата всех функций аппарата управления в организациях; отсутствие дублирования задач на всех уровнях управления; соблюдение рациональных норм управляемости; минимизация расходов на управление; выделение самостоятельных подразделений в организациях, с учетом рационального сочетания административных и экономических методов и форм управления.
Оценка эффективности того или иного решения по структуре управляемой системы должна приниматься с учетом установленного критерия экономической эффективности совершенствования структуры управления в организациях. Оптимизация организационной структуры управления на предприятии направлена на получение дополнительной прибыли, связанной с сокращением непроизводительных расходов, улучшением методов взаимодействия между структурными подразделениями и получением дополнительной прибыли.
В ряде случаев оптимизация организационной структуры управления может вызвать и рост текущих затрат за счет перераспределения функций, а увеличение загрузки персонала в организациях связано, как правило, с ростом стимулирующих факторов.
На практике достижение идеальной эффективности почти невозможно. Она может быть достигнута на этапе внедрения новой техники и технологий. И в этом случае внедрение должно сопровождаться некоторым снижением эффективности, с последующей ее адаптацией и стабилизацией.
Изменение организационной структуры управления на предприятии связано с частичным изменением отдельных структурных подразделений. Другим направлением повышения эффективности организационной структуры являются оптимизация информационных технологий, внедрение автоматизации в систему планирования и управления. Во всех случаях принятие того или иного решения по оптимизации организационной структуры требует достаточных обоснований. Разнообразие подходов к разработке показателей эффективности систем управления свидетельствует об отсутствии единой точки зрения на рассматриваемую проблему о недостаточной разработанности ее методических основ.
Для оценки экономической эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры управления в организациях следует использовать традиционный метод расчета эффективности, широко применяемый в экономической литературе. Это отношение годового экономического эффекта к затратам на совершенствование управления. Аналитически это отношение можно определить по формуле:
Кэф=Зээ / Зс. у.,
где Кэф– коэффициент эффективности совершенствования управления;
Зээ–годовой экономический эффект, полученный в результате проведения мероприятий;
Зс. у. –затраты на мероприятия по совершенствованию управления.
Зс. у. =Э-Эс. у. ∙ Нк,
где Э–годовая экономия от мероприятий по совершенствованию управления;
Нк–отраслевой нормативный коэффициент эффективности
Методической основой оценки экономической эффективности совершенствования организационной структуры на различных уровнях управления в организациях может служить сравнение получаемого при этом экономического эффекта с затратами на совершенствование структуры управления. При этом следует учитывать не только экономию от совершенствования организационной структуры управления, но и от повышения эффективности функционирования всех организации. Нельзя так же не учитывать социально-экономический эффект от совершенствования обслуживания пайщиков, сокращения затрат времени покупателей на приобретение товаров, увеличения объемов и расширения ассортимента торговых услуг, повышения качества обслуживания потребителей и т.д.
Величину экономии, получаемой в сфере управления (Эу) можно определить по формуле:
Эу=Збаз – Зотч,
где Збаз и Зотч – годовая величина управленческих расходов соответственно до и после проведения мероприятий по совершенствованию структуры управления.
Аналогично этому может быть рассчитана экономия от совершенствования торговли или улучшения качества обслуживания на различных уровнях деятельности предприятия.
Процесс производства, исходя из содержания стадий кругооборота фондов, слагается из трех фаз: подготовки условий производства, производства продукции, ее реализации. Каждая фаза организационно оформлена, имеет цель, степень достижения которой определяет эффективность ее функционирования и уровень управления.
Процесс управления связан со стадиями производства, распределения и использования продукции. Эффективность управленческого труда следует оценивать дифференцировано, исходя из содержания функций конкретных руководителей.
Наиболее обобщающим показателем эффективности работы руководителей является показатель выполнения плана с учетом его напряженности, то есть плана, отражающего возможности хозяйства в соответствии и имеющимся производственным потенциалом.
При оценке эффективности управления используются также показатели экономичности управления – отношение экономических показателей (валовая продукция, прибыль, валовой доход) к затратам на содержание аппарата управления. Состояние и эффективность структур управления, а также эффективность деятельности аппарата управления анализируемого предприятия оценим по следующим показателям, определенным для действующей и модернизируемой структур управления (табл.7).
Таблица 7
Показатели эффективности управления организацией
| Показатель | Расчет | Действующая структура управления | Модерни-зируемая структура управле-ния | ||
| 2005 г. | 2006 г. | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 1. Сумма балансовой прибыли, приходящейся на одного работника аппарата управления, тыс. р. | Кбп = Пб / ЧауПб - балансовая прибыль; Чау - численность аппарата управления | ||||
| Сумма чистой прибыли, приходящейся на одного работника аппарата управления, тыс. р. | Кчп = Пч / ЧауПч - чистая прибыль | ||||
| 3. Рентабельность производства | Кр = Пб / (Фосг + Оссг+Фзп) Фосг - среднегодовая стоимость основных производственных фондов; Оссг - среднегодовая стоимость оборотных средств; Фзп - фонд заработной платы промышленно-производственного персонала | ||||
| 4. Коэффициенты насышенности, определяемые отношением численности работников аппарата управления на 1 тыс. р. стоимости продукции, услуг | Кфо = Чау/Ст | ||||
| на 1 тыс. р. стоимости основных производст-венных фондов | Ст - стоимость продукции, услугКфо=Чау/ФОсг | ||||
| 5. Удельный вес работников аппарата управления в общей численности промышленно-производственного персонала | Кч = Чау/ЧпппЧппп - численность промышленно-производственного персонала | ||||
| 6. Удельный вес затрат на управление в себестоимости продукции | Кз = Сау/СсСау - сумма затрат на управлениеСс - затраты на производство и реализацию продукции | ||||
| 7. Удельный вес заработной платы работников аппарата управления в себестоимости продукции | К1зп = Фзпау/СсФзпау - фонд заработной платы работников аппарата управления | ||||
| 8. Удельный вес заработной платы работников аппарата управления в общем объеме зарплаты промышленно-производственного персонала | К2зп = Фзпау / Фзп | ||||
| 9. Степень оснащенности управления техническими средствами (отношение стоимости вычислительной техники, оргтехники и средств связи) в общей сумме затрат на управление | Ктс = (Свт+Сот+Ссс) /СупСвт - стоимость вычислительной техникиСот - стоимость оргтехникиСсс - стоимость средств связи | ||||
| 10. Интервальный показатель оргструктуры | Кинт= 1-(С`упКч) /(Фв х Фо) С`упКч - затраты на управление, приходящиеся на одного работника управленияФв - фондо-вооруженностьФо - фондоотдача | ||||
| 11. Показатель эффективности управления (отношение экономичности управления к экономичности производства) | Эу = Эс/Эп =(СупК) /(ОучпЧппп) К - совокупная стоимость основных и оборотных фондовОучп - объем условно чистой продукции | ||||
Анализируя результаты эффективности действующей и модернизируемой структур управления следует отметить следующее.
Основные показатели эффективности структуры управления имеют тендженцию к росту в 2006 г. по сравнению с 2005 г. При введении модернизируемой структуры управления планируется улучшить показатели эффективности структуры управления.