Анализ информационной составляющей системы управления на примере ООО "Радуга" (стр. 2 из 4)
2.2 Описание документопотоков
Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 01 и 02). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.
2.2.1. Отдел кадров — бухгалтерия
Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:
– приказы о приеме на работу;
– приказы о кадровом перемещении;
| бухгалтерия |
 | |
 | |
Рисунок 2. Основные документы, входящие в отдел кадров
– приказы об увольнении;
– приказы по отпуску;
– больничные листы.
В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.
2.2.2 Отдел кадров – Пенсионный фонд
Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).
Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– анкета застрахованного лица;
– заявление об обмене Страхового свидетельства;
– заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;
– листок исправлений;
– запрос об уточнении сведений;
– справка о смерти;
– опись документов, передаваемых работодателем;
– сопроводительная ведомость;
– справка о соответствии;
– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.
Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".
2.2.3 Отдел кадров – руководство
Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.
Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:
– индивидуальные сведения по сотруднику;
– списки сотрудников;
– события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);
– штатное расписание.
2.2.4 Отдел кадров – органы статистики
С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т.д.
3. SWOT - анализ информационной инфраструктуры фирмы
Для составления матрицы SWOT составим таблицу факторов внешней среды (Таблица 01)
Таблица 01. Внешние факторы
| Группа факторов | Фактор | Проявление | Вер-ть | Влияние | Реакция |
| Экономи-ческие | Высокие темпы инфляции | Обесценение денежных накоплений предприятия | 70 % | Рост цен на товары, снижение объемов продаж, банкротство | Создание накоплений слабо подверженных влиянию инфляции |
| Повышение налоговой ставки | Отток свободных денежных средств | 29 % | Рост цены на товары, снижение объемов продаж | Поднятие цены либо уменьшение прибыли за счет снижения наценки на товар | |
| Постав-щики | Поставщики продукции | Появление новых поставщиков | 20 % | Получение дополнительной прибыли из-за снижения цен, вследствие конкуренции среди поставщиков | Заключение договоров с новыми, если они более выгодны, поставщиками, |
| Потреби-тели | Отечеств. рынки | Увеличение спроса | 70 % | Увеличение прибыли | Увеличить объем продаваемого товара, поднять цену |
| Падение спроса | 31 % | Уменьшение прибыли | Уменьшение объемов продаваемого товара, поиск альтернативных или иных товаров с большим спросом | ||
| Социаль-ные | Социальная нестабиль-ность | Падение спроса, массовые беспорядки | 12 % | Разлад в фирме, снижение товарооборота, прибыли | На фирме ведется политика по защите от социального фактора |
| Конку-рентные | Действия конкурен-тов | Падение цен, уменьшение доли рынка, уменьшение спроса | 55 % | Уменьшение получаемого дохода, снижение объемов продаж, | Рекламные акции, проведение ценовой политики направленной на установление нужной цены |
Составим матрицы возможностей и угроз.
Таблица 02. Матрица возможностей
| Влияние возможностей | ||||
| Вероятность реализации | Сильное | Умеренное | Малое | |
| Высокая | Высокий объем продаж | 1. Низкие цены2. Следит за изменениями спроса и предпочтений потребителя | ||
| Средняя | Наличие филиалов в других городах | Наличие розничной торговли | ||
| Низкая | Отсутствие иностранных фирм конкурентов | |||
Основными сторонами для рассмотрения являются ячейки возможностей ВС, ВУ, СС. Корректно используя данные возможности, предприятие может в случае возникновения неблагоприятных факторов, снизить убытки до минимума. Также используя эти «плюсы», можно говорить о развитии предприятия в дальнейшем.
Таблица 03. Матрица угроз
| Влияние угроз | |||||
| Вероятность реализации | Разрушение | Критическое | Тяжелое | Легкие ушибы | |
| Высокая | Большое число конкурентов | ||||
| Средняя | Несовершенство налогового законодательства | Нестабильная политическая ситуация | Опасная криминогенная ситуация | ||
| Низкая | Гиперинфляция | ||||
Самой опасной угрозой для предприятия является присутствие на рынке высокого числа конкурентов, что не может не беспокоить руководство, так как если не ее учитывать, возможны различные серьезные последствия:
- потеря доли рынка
- падение цен
- сокращение спроса
- уменьшение дохода
- и другие.
С помощью имеющихся матриц возможностей и угроз, можно составить матрицу SWOT, которая позволяет выяснить: какую угрозу можно перекрыть какой сильной стороной, и какие слабые стороны – возможностями.
3 SWOT-анализ информационной инфраструктуры
3.1 Пути исправления положений. И мероприятия,
минимизирующие риски
3.1.1 Угрозы-Сильные стороны
Из данной матрицы видно, что сильные стороны не могут перекрыть угрозу со стороны криминогенной ситуации и гиперинфляции.
Криминогенная ситуация – предприятие должно обеспечить как охрану фирмы, так и обезопасить работников.
Гиперинфляция – данная угроза представляет собой самую опасный внешний фактор, единственная из всех угроз способная привести фирму к банкротству, то есть разрушению. Хотя вероятность возникновения таковой очень мала, не стоит не принимать ее в серьез, поэтому предприятию следует заранее позаботится о вложении средств в какие-либо активы, способные приносить доход, и слабо подверженных инфляции.
Судя по остальным угрозам можно сказать, что еще одной и уже последней, практически неперекрываемой сильными сторонами, угрозой является налоговое законодательство, о чем следует задуматься руководству. Так в случае повышении налоговой ставки возрастет цена на услугу, а значит снизятся объем продаж и получаемая прибыль.
Говоря о первой, как правило одной из самой опасной и реальной угрозе – конкуренции, то пожалуй можно заметить, что ООО «Радуга» обеспечило себе защиту довольно весомыми факторами, которые не могут не играть важную роль в конкурентоспособности, но в данный момент, предприятие находится на пути «следования за лидером», поэтому, нельзя, имея даже такие весомые стороны, не считаться с шагами конкурентов, которые могут быть вполне неожиданными, что может привести к серьезным последствиям для фирмы: разлад деятельности, снижение оборота, изменение цен, ведущее к ликвидации предприятия и множество других, и вполне опасных действий со стороны конкурентов. Поэтому руководство должно стараться создавать новые сильные стороны, повышающие защиту предприятия от внешних угроз.
Что же касается политической угрозы, руководство фирмы своей политикой «благожелательности» «убивают двух зайцев» – укрепляют фирму изнутри, и создают мощную защиту социальным факторам.
3.1.2 Возможности – Слабые стороны
Можно было бы сказать что не имение маркетингового отдела – существенный недостаток, но все же ведь услуги предоставляются одними из самых потребляемых услуг - вода, а значит исследование рынка не обязательно, или говоря другими словами – для данного рынка не требуется глубокого исследования, а к тому же, информацию о потребляемой услуге может доставить обычный служащий, поэтому надобность в данном отделе отпадает сама собой.