Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
1. Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003
3. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005
6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2005
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004
8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.
9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2003.
10. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2004
11. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003
12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2003
13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003
14. http://www.termika.ru
Минимальный перечень сведений о документе
| 1. Автор (корреспондент) | Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. |
| 2. Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. |
| 3. Дата документа | Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа. |
| 4. Регистрационный номер документа | Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. |
| 5. Дата поступления | Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 6. Регистрационный номер поступления | Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) | Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. |
| 8. Резолюция | Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. |
| 9. Срок исполнения | Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. |
| 10. Отметка об исполнении документа | Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. |
| 11. Номер дела | Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. |
СВОДКА
об исполнении документов по состоянию на _____________________________
| Наименованиеподразделения | Документы на контроле | Из них | ||||
| Всего | Поступилов предыдущеммесяце | Исполненные в срок | Исполняемые в срок | С продленным сроком исполнения | Не исполненные в срок | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
СВОДКА
документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)
по состоянию на _____________________________
| Вид,№ и дата документа | Кроткоесодержание документа | Срокисполнения | Фамилия исполнителя | Причины неисполненияв срок | Состояние исполнения | Когда будет исполнено |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.