Затраты рабочего времени представлены в таблице 1.
Таблица 1 Сводка затрат рабочего времени секретарем
| № п/п | Вид работы и затраты времени | Мин |
| 1 | Подготовка рабочего места | 15 |
| 2 | Совещание по текущим вопросам | 15 |
| 3 | Деловые контакты с вышестоящим руководством | 30 |
| 4 | Прием и общение с посетителями | 45 |
| 5 | Просмотр документации, работа с внутренними документами | 80 |
| 6 | Подготовка приказов, распоряжений | 25 |
| 7 | Работа с личными делами | 15 |
| 8 | Служебные разговоры по телефону | 70 |
| 9 | Составление отчетной документации | 35 |
| 10 | Занесение необходимой информации в компьютер | 85 |
| 11 | Отдых и личные надобности | 40 |
| 12 | Обеденный перерыв | 60 |
| 13 | Потери рабочего времени | 25 |
| Всего | 540 |
Общие требования к работнику:
- умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),
- хорошее знание иностранного языка,
- блестящие навыки общения с людьми,
- умение планировать и организовывать исполнение поручений руководства.
Основными делопроизводственными функциями являются:
- своевременная обработка поступающей кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
- контроль за исполнением требований документов;
- размножение документов по кадровым вопросам и др.
Секретарь должен знать:
- организацию делопроизводства в организации (см. выше);
- формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу;
- структуру организации;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;
- действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;
- порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины;
- порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Деловые качества:
- ответственность;
- исполнительность;
- оперативность;
- самостоятельность;
- дисциплинированность;
- добросовестность.
Индивидуально-психологические и личностны качества:
- коммуникабельность;
- открытость;
- усидчивость;
- внимательность;
- высокая работоспособность.
Психофизиологические качества:
- хорошее состояние здоровья;
- хорошее зрение;
- усидчивость;
- отсутствие болезней, связанных с моторным аппаратом.
Требования к квалификации секретаря: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
Успех работы секретаря в значительной мере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда.
Сидячая продолжительная работа вредна человеку в принципе: секретарь сутулится или подается вперед и позвоночник деформируется, травмируя диски. При работе на компьютере поднимаются плечи и сгибаются руки, держа их в напряжении – и естественно, они начинают болеть. Пережимая сосуды, перегружается сердце. Поза, а, следовательно, и здоровье зависят от размеров и дизайна рабочего места.
Рабочее место секретаря должно обеспечить максимальные удобства для выполнения возложенных на него обязанностей и быть образцом правильной организации. В приемной оно обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.
В помещении должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей должна стоять в зале, хорошо просматриваемом секретарем.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность свободно вставать и свободно вытянуть ноги. Для организации отдыха стоит создать зону для перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводить стоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но и размяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство, но может значительно сэкономить время - сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса.
Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом максимальной эффективности. Они должны быть доступны для подхода и кратковременного пользования, и быть под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться оргтехникой другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к поломке аппаратуры, а также к размножению посторонней информации.
Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
При работе необходимо соблюдать правила внутреннего распорядка, техники безопасности и электробезопастности.
Еще один важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека, - это освещение. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание.
Самым здоровым светом остается естественный дневной. Чтобы его использовать, глубина офисных помещений не должна превышать 6 м. Кроме того, хорошим решением здесь будут стеклянные перегородки, обеспечивающие зрительную и звуковую изоляцию, но в то же время, не препятствующие проникновению естественного света. Это позволяет максимально эффективно использовать естественное освещение, хотя между этим помещением и окнами располагается еще и рабочая зона.
Оптимальным вариантом искусственного освещения является комбинированная система, сочетающая в себе прямой и рассеянный свет. Причем, обычным лампам "дневного света" (вредное влияние их мерцания с частотой 50 Гц давно известно) стоит предпочесть галогенные. Их свет более естественен и гораздо меньше утомляет глаза и нервную систему.
Психологически человек за рабочим столом как бы отделяется от остального пространства световым полем, получая необходимую яркость в те точки, где это необходимо. На этом основана целая система мебели и света.
Ее суть в следующем: два светильника с разной световой направленностью интегрируются в корпус стола и образуют цельную и легко перемещаемую конструкцию. Другое модное направление - легкие перегородки со встроенным освещением, позволяющие сразу моделировать пространство и свет.
Важно учесть, что свет, как и цвет, - это очень мощный инструмент, влияющий и на психическое, и на физическое состояние людей. Ведь свет имеет еще ряд важных особенностей - к примеру, теплоотдачу. Иногда в офисе невозможно находиться из-за жара, исходящего от ламп. Поэтому очень важно выбрать правильный тип лампы для каждого отдельного случая.
При таком обилии тонкостей и условий важно не ограничиваться лишь красотой, но и учитывать функциональность проекта. Для этого необходимо понять индивидуальность данного пространства и найти в нем единственно верный баланс. Как уже было сказано выше, основную часть рабочего времени секретарь проводит за компьютером, поэтому большое значение имеет правильная установка клавиатуры и монитора, что является необходимым условием для полноценного выполнения своих обязанностей.
Неправильное положение рук при печатании на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку, сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу. Клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более "мясистую" часть локтя. Глубина стола позволяет полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору. Рабочая площадь для работы с компьютером должна соответствовать стандартам ANSI на ширину и глубину рабочих поверхностей.