Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.
Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от окружающей среды.
Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся; она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.
Все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.
Крупные составляющие сложных систем часто сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы - это важное понятие в управлении. Посредством разделения организации на отделы, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.
Подсистемы, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.
Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что, внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют, какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.
Модель организации как открытой системы представляет собой упрощенное изображение организации.
На входе организация получает из окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования создается добавочная стоимость входов, и в результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т. д.
Теория систем сама по себе еще не говорит управляющим, какие именно элементы организации как системы наиболее важны, и конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результаты деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления.
В 80-е годы одной из наиболее популярных теорий системного подхода стала концепция «7-S», разработанная Э. Атосом, Р. Паскалем, Т. Питерсом, Р. Уотерменом (модель Мак-Кинси «7-S»). Ее название идет от семи взаимосвязанных переменных, названия которых в английском языке начинаются с буквы «S»: стратегия ( strategy), структура (structure), система управления (systems), персонал (staff), квалификация сотрудников (skill), организационные ценности (sharedvalues), стиль (style).
В рамках системного подхода распространялись также многочисленные количественные теории управления, возникшие под влиянием кибернетики и различных математических методов. Их сторонники, опираясь на формализованные описания различных ситуаций, пытались с помощью моделирования найти оптимальные решения стоящих перед организацией проблем.
Параллельно углублялось осмысление и изучение организаций как социальных систем. Весьма сильное влияние на мышление управляющих оказали в 50-60-х годах сначала идеи «постбюрократических организаций», «организованного гуманизма», а затем в 70-90-х годах представления о предприятии как открытой системе, активно взаимодействующей со всей сложной и многообразной внешней средой и, в конечном счете, приспосабливающей внутреннюю организационную структуру к состоянию внешней среды.
Ситуационный подход.
С развитием и усложнением рынка задачи организации управления предприятием становятся все более сложными и противоречивыми. В таких условиях разработка управленческих решений требует анализа конкретных ситуаций по всем переменным факторам, оценки их воздействия на деятельность предприятия и результатов его функционирования. Так возникла необходимость в разработке ситуационного подхода, основанного на общей схеме, содержащей следующие этапы:
· диагноз ситуации для определения главных проблем;
· формулировка управленческих целей и выявление принципиального пути их достижения;
· изучение характеристик ситуации с выделением факторов, влияющих на принятие решений;
· разработка альтернативных курсов действий;
· оценка каждой альтернативы и определение наилучшей из них в соответствующей ситуации;
· действенность плана в конкретной ситуации, который будет эффективен с точки зрения целей предприятия, фирмы, корпорации.
Однако, суть ситуационного подхода сводится не столько к этой процедуре, сколько к попытке теоретически сформулировать, эмпирически проверить и затем практически рекомендовать различные типовые решения в области организации производства и управления, систем внутрифирменного планирования и бухгалтерского учета, информационно-вычислительных систем, в подборе кадров применительно к каждой из типовых управленческих ситуаций.
В последние десятилетия широкую популярность завоевали именно идеи «ситуационного подхода», в рамках которого доказывается правомочность различных типов систем управления (как жестко регламентированных, так и основанных на внутренней свободе) в зависимости от конкретных характеристик организации.
Используя ситуационный подход, менеджеры могут определить, какие методы и средства будут наилучшим образом способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации. Системный и ситуационный подходы являются методами, позволяющими сочетать, приводить в соответствие, взаимоувязывать части целого и поэтому служат методическим аппаратом организации управления.
Основные положения теории ситуационного подхода разработаны Питером Друкером (профессор менеджмента Высшей школы бизнеса при Нью-Йоркском университете) - наиболее выдающемся современным ученым в отрасли менеджмента. П. Друкеру (1909 г. рождения) в 1967 году Общество развития менеджмента вручило высшую награду - ключ Ф. Тейлора.
По мнению П. Друкера, корни менеджмента можно проследить более 200 лет назад. Но менеджмент остался непонятным фактором для А. Смита(1723-1790 г.), Д. Рикардо (1772-1823), Джона Стюарта Миля (1806-1873), К.Маркса (1818-1883); А.Маршала (1842-1924).
П. Друкер писал, что форма собственности - это не определяющий момент относительно того, кто имеет власть. Он называл ошибочным утверждение, что менеджмент только приспосабливает бизнес к рыночным силам. Менеджмент не только заблаговременно выявляет эти силы, а и сам формирует их. По его мнению, управление есть первопричиной, а развитие - последствием. Использование одних и тех же экономических факторов, в частности капитала, не приводит к развитию. Поэтому управление стало главным ресурсом и основной потребностью развития.
В 50-х годах П. Друкер сформулировал концепцию целевого управления - метод полной ориентации на сформулированную цель (цели), что позволяет менеджерам и подчиненным добиться своих собственных целей. Его идея состоит в том, что инновация может ускоряться определенной организацией менеджмента, является краеугольным камнем современной концепции предприятия.
Считает, что основная задача менеджмента следующая: сделать людей пригодными для совместных действий путем постановки им общих целей, правильной структуры организации, воспитания необходимых трудовых навыков и обеспечения роста квалификации.
Исследуя профессионализм менеджеров, П. Друкер характеризует их двумя категориями - продуктивностью и эффективностью. Под продуктивностью автор понимает достижение целей при минимуме затрат и усилий. То есть продуктивный менеджер использует человеческие и материальные ресурсы с наивысшим результатом. Но высокой продуктивности не достаточно, чтобы достичь успехов в предпринимательской деятельности. Более важной является способность определять правильные цели, без достижения которых продуктивность ничего не стоит. Выбор правильных целей П. Друкер называл эффективностью.
Достаточно обосновано суть ситуационного подхода раскрывает один из современных его представителей Р. Моклер. По его мнению, ситуационный подход предусматривает осуществление таких этапов:
· диагноз ситуации для определения главных проблем, формулировка управленческих целей и выявление принципиальных путей их достижения;
· характеристика ситуации и определение тех факторов, которые влияют на принятие решений;
· разработка альтернатив курса действий;
· оценка каждой альтернативы и определение, которая из них лучшим образом отвечает требованиям ситуации;
· переведение намеченного плана в конкретный курс действий, эффективных с точки зрения целей компании.
Р. Моклер и другие представители ситуационного подхода сделали попытку теоретически сформулировать, эмпирически проверить и практически рекомендовать разные типовые решения в сфере менеджмента, внутрифирмовом планировании, бухгалтерском учете, информационном обеспечении, подборе кадров и т.п. Представители ситуационного подхода основное внимание сосредотачивают на выявлении конкретных особенностей организационных, информационных и других систем и ставят требование принимать решения с расчетом конкретной ситуации.