Кроме этого на Директора возложена ответственность по приему и увольнению сотрудников; является ответственным за имущество фирмы; своевременное и полное отчисление налогов; осуществляет общий контроль по функционированию Уралметаллэкспорта.
Необходимо отметить, что Директор представляет собой лицо, которое только внешне, поверхностно управляет организацией, главный он потому, что в его руках сконцентрирован главный пакет документов на фирму.
Вторым лицом в компании, но по сути, основным управленцем является Главный менеджер. Вся работа по эффективной или не эффективной реализации металлопроката за рубеж осуществляется благодаря ему.
Главный менеджер ведет и контролирует всю работу – по технической характеристике металлопроката; по текущим налогам; по отгрузкам; по документальной организации; по переговорам с заводами-изготовителями и многое другое. В его компетенцию входят практически все функции, которыми заняты руководители подразделений и отдельные исполнители. Это вносит в работу некоторый хаос, так как владея всей информацией сразу, он ее не всегда доносит до нужного подразделения или исполнителя. Отсюда происходит застой в работе на некоторых этапах функционирования. Это наглядно видно во время частых командировок, когда сотрудники сталкиваются с ситуацией, когда не знают на каком этапе работы находится вся компания целиком. Этого не знает даже Директор. Поэтому рекомендуется освободить Главного менеджера от таких обязанностей и посадить его на строго одно направление, например поиск рынков сбыта или отгрузку металлопроката.
Большим плюсом Главного менеджера является то, что он может владеть большим количеством информации одновременно, но не способность умело распределить ее между подчиненными, накладывает своеобразный не эффективный отпечаток на всю деятельность Уралметаллэкспорта.
Руководитель по технике. В его обязанности входит прием заказа по технической характеристике металлопроката от заказчика и согласование ее с заводами-изготовителями. Если заводы-партнеры не изготавливают металл соответствующего класса и качества ведется поиск по России заводов, которые имеют возможность такого производства. Руководитель согласует технику с заводом, дает добро заказчикам. Составляет тех. договор с заказчиками, с заводом, контролирует подписку договора. На основе согласованной технике заключается договор на поставку металлопроката. В подчинении руководителя по технике является специалист по сбыту, офис-менеджер, переводчик, в исключительных случаях бухгалтер – все они в той или иной ситуации подчиняются ему.
Руководитель по сбыту. В его компетенцию входит: заказ машины, согласование даты поставки и выбор автомашины с заказчиком; включение на заводе-изготовителе заказа в реестр на отгрузку; непосредственная отгрузка металлопроката; оформление документов для таможни, для заказчика; затамаживание автомашин; контроль доставки груза и соответствующего пакета документов заказчику. На определенных этапах работы ему также подчиняются: специалисты по сбыту офис-менеджер, бухгалтер и переводчик.
В обязанности главного бухгалтера входит: ведение текущей документации по реализации металлопроката, начисление налогов, оформление договоров различного плана и др. В его подчинение входит бухгалтер и офис-менеджер.
5. Система управления
Система управления представляет собой совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей. Направленность системы управления всегда одна и та же – они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности.
Главным на всех этапах развития предприятия в Уралметаллэкспорте присутствовал организационно-административный метод управления. Данный метод в основном опирается на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Главный менеджер представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право.
В Уралметаллэкспорте организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержании трудовой дисциплины и т.д. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда.
В рамках Уралметаллэкспорта организационно-административные методы проявлялись через:
1) обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);
2) согласительные (консультация);
3) рекомендации, пожелания (разъяснение, предложение, общение т.п.).
Как правило, это прямые задания и распоряжения вышестоящих органов управления (Директора, Главного менеджера, Руководителей), которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений руководителей в целях оптимизации производственных процессов. Организационно-административные методы в Уралметаллэкспорте отличает четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды на протяжении всего времени работы Уралметаллэкспорт были обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.
В целом можно подвести итог, что в Уралметаллэкспорте присутствующие организационно-административные методы являются методами принуждения, которые сохраняют свою силу до тех пор, пока труд не превратится в первую жизненную потребность.
Одним из первых до недавнего времени методов управления в Уралметаллэкпорте было отведено экономическим методам. Так как отношения управления определяются в первую очередь экономическими отношениями и лежащими в их основе объективными потребностями и интересами людей. Наиболее активно применялись: премии от объемов продаж; премии к праздникам; поощрительные поездки в дома отдыха, профилактории, базы отдыха; сезонные подарки и денежные поощрения.
Все перечисленное эффективно влияло на деятельность сотрудников, стимулировало их к деятельности, дополнительном труду, творчеству. В последние полгода экономические методы управления практически перестали действовать в Уралметаллэкспорте, из-за снижения прибыли.
В Уралметаллэкпорте приведенная система управления служит средством прямого воздействия на процесс функционирования и труд работников, что позволяет координировать выполнение ими отдельных функций или решения общей задачи. Это создает благоприятнее условия для существования и развития управляемой системы, оказывает целенаправленное воздействие на объект управления. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственная связь руководителя и подчиненного. Однако в целом прямые воздействия в конечном счете ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий в Уралметаллэкспорте.
6. Форма контроля
В ходе управления организацией было выявлено, что в приоритете присутствуют административно-организационные системы управления, которые оформляются в виде приказов или распоряжений, после чего они приобретают силу закона. Однако великое множество решений мигрируют в Уралметаллэкспорте в виде устных указаний, заданий, пожеланий и т.п. управляющих директив. Главная задача менеджера и состоит в том, чтобы организовать исполнение такого решения, обеспечить координацию и контроль выполнения.
Контроль является заключительной стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения, достижении организацией поставленных целей.
Главное назначение контроля в Уралметаллэкспорте состоит в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели Уралметаллэкспорта могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. В связи с тем, что за последний год не проводился эффективный контроль за распределением прибыли, за деятельностью сотрудников – все это привело к снижению рентабельности, уменьшению общего количества заказчиков и мн. другое.
Контроль как таковой стал проводиться в последние два месяца. При этом контроль не только стал выявлять отклонения от заданий, но и определять причины этих отклонений. Сегодня в Уралметаллэкспорте можно выделить и другие функции, которые решаются с помощью контроля исполнения:
| -диагностическая функция – главная, ведущая функция контроля. Кто бы ни проверял, какие бы задачи не ставились, в лбом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, т.е. поставить диагноз. |
-функция обратной связи – отсутствующая в течении года, привела к тому, что
Директор выпустил из рук бразды правления, лишив себя возможности оказать влияние на ход работы.
-ориентирующая функция контроля – проявляется в том, что те вопросы, которые чаще контролируются Директором, Главным менеджером, как бы сами собой приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект внимания руководителя. Вопросы, которые выпадают из поля зрения руководителя, не решаются подчиненными.
-стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процессе труда всех неиспользованных резервов и в первую очередь резервов человеческого фактора.