При расчетах наличными деньгами предприятие руководствуется действующими нормативными актами, предусматривающими ограничение, а именно предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 тыс. руб. Однако, единственный раз имел место платеж в адрес одного юридического лица в течение одного дня разными расходными ордерами. Этот платеж проверяющими обслуживающего банка был расценен как один платеж, поэтому его величина превысила сумму установленного ограничения (60 000 руб.). Из – за нарушения правила расчета наличными денежными средствами с ОАО «Славгородская пивоварня» был взыскан штраф в двукратном размере от суммы произведенного платежа.
Особо можно отметить поступление в кассу ОАО «Славгородская пивоварня» наличных денежных средств от юридических лиц и частных предпринимателей с образованием юридического лица, основанием которых является договор займа краткосрочного или долгосрочного характера, который заключается по соглашению сторон. В зависимости от характера операции займа по согласованию сторон определяются различные пакеты документов: копии учредительских документов, договор аренды, документы, подтверждающие право собственности ОАО «Славгородская пивоварня» на имущество, которое передается в залог в целях обеспечения обязательства и т.п.
Для безналичных расчетов с другими юридическими лицами ОАО «Славгородская пивоварня» открыт расчетный счет в банке. Для документального оформления безналичных расчетов предприятие использует такие расчетные документы, как:
- платежные поручения, используемые для расчета с поставщиками и подрядчиками, с государственными внебюджетными фондами, с работниками ОАО «Славгородская пивоварня» при перечислении заработной платы на их счета в сбербанке, при платежах налогов и сборов, при уплате банку комиссионных и т.д.; если платежная сумма подлежит обложению НДС, то указывается сумма НДС; если вид платежа не подлежит обложению НДС, то бухгалтером в тексте поручения делается отметка «НДС не облагается»;
- инкассовое поручение, используемое в отношении ОАО «Славгородская пивоварня» для списания денежных средств с его счета в бесспорном порядке при взыскании денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; для взыскания по исполнительным документам; для списания денежных средств за оказываемые кредитными учреждениями услуги согласно договора;
- платежное требование, используемое для расчетов за оказанные услуги по переработке сырья и производству пива, газированных безалкогольных напитков в соответствии с договором ( см. Приложение 3 ).
Взнос наличными денежных средств на расчетный счет в ОАО «Славгородская пивоварня» оформляется объявлением на взнос наличными. Используется оно при сдаче выручки на расчетный счет, оплате банковских услуг наличными деньгами, при взносе уставного капитала в соответствии с учредительными документами, при внесении депонентских сумм и др. В бухгалтерском учете производятся записи: Дт 51 «Расчетный счет», Кт 50 «Касса».
Получение денежных средств с расчетного счета в кассу ОАО «Славгородская пивоварня» на определенные цели (выдача заработной платы, на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и т.п.) оформляется денежным чеком с указанием цели данной операции. В учете оформляются бухгалтерские записи: Дт 50 «Касса», Кт 51 «Расчетный счет». Использование наличных денег с расчетного счета предусматривается кассовым планом, подписанным руководителем и главным бухгалтером предприятия. Этот план сдается в банк в установленные сроки. Кроме того, выдача наличных денег на хозяйственные нужды и командировочные расходы с расчетного счета в кассу ОАО «Славгородская пивоварня» осуществляется в пределах существующих норм.
Таким образом, денежные средства со счета ОАО «Славгородская пивоварня» списываются банком на основе распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера предприятия и только в отдельных случаях – в бесспорном порядке. Основанием для этого являются: решение суда на списание по исполнительным листам; за услуги коммунальных, энергетических и водопроводно-канализационных предприятий; за банковское обслуживание согласно договора.
Сведения о движении денежных средств на расчетном счете ОАО «Славгородская пивоварня» содержатся в выписке с расчетного счета, которая является копией записей по расчетному счету данного предприятия. Выписка имеет приложение – это документы, на основании которых произошло списание или зачисление денежных средств на расчетный счет ОАО «Славгородская пивоварня». На основании выписки с расчетного счета и прилагаемых документов бухгалтер производит записи по счетам бухгалтерского учета в регистрах, предназначенных для отражения движения денежных средств. После обработки выписок бухгалтер заполняет ведомость по дебету и кредиту расчетного счета.
Организация бухгалтерского учета денежных средств на ОАО «Славгородская пивоварня» закреплена приказом об учетной политике, который разработан на основании и соответствует требованиям законодательных документов, в частности: Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-Ф3, а так же ПБУ 1/98 «Учетная политика организации». На данном предприятии ведется полный и своевременный учет операций по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете; осуществляется контроль за наличием денежных средств, за сохранностью и законностью их использования; обеспечивается соблюдение кассовой и расчетно-платежной дисциплины. После однократного нарушения правил ведения наличных расчетов (величина наличного расчета по одной сделке превысила 60 тыс. руб.) повторения подобных ошибок не происходило. В двух случаях были допущены исправления в оформлении кассовой книги, которые были заверены подписями кассира, а так же главного бухгалтера и скреплены печатью.
Особенность отражения отчета о движении денежных средств на ОАО «Славгородская пивоварня» состоит в автоматизированном учете кассовых операций путем формирования ведомостей «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Кроме того, предприятию предоставляются юридическими лицами краткосрочные денежные займы, которые вносятся в кассу предприятия для дальнейшего их использования для погашения обязательств и долгов. Движение денежных средств на расчетном счете осуществляется на основании платежных поручений, инкассовых поручений, платежных требований, объявлений на взнос наличными из кассы предприятия, денежного чека. Синтетический учет движения денежных средств отражается по счету 50 «Касса» и счету 51 «Расчетный счет».
2.3 Подготовительный этап и процедуры составления отчета о движении денежных средств
Все отчетные формы, входящие в состав бухгалтерской отчетности, взаимосвязаны между собой, так как отражают одни и те же хозяйственные операции в деятельности предприятия в разных аспектах. Для обеспечения составления годовой отчетности на ОАО «Славгородская пивоварня» производят определенную подготовительную работу, последовательность и сроки выполнения которой определяются графиком работы всех подразделений бухгалтерии. Прежде всего бухгалтер устанавливает, полностью ли поступили в бухгалтерию первичные документы от подотчетных лиц, от кассира, из банка, а так же проверяет полноту отражения в учетных регистрах (журнал-ордер №1, ведомость-№1) хозяйственных операций, уточняет соответствие данных аналитического учета оборотам и остаткам синтетических счетов учета денежных средств. После этого закрывают учетные регистры: подсчитываются итоги в ведомости аналитического учета и переносятся в соответствующие журналы-ордера и производятся записи из журналов-ордеров в Главную книгу ( см. Приложение 4 ).
В ходе подготовительных работ, связанных с составлением годового отчета, бухгалтерия проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств ОАО «Славгородская пивоварня» и отражает ее результаты в бухгалтерском учете. Для соблюдения правил проведения и порядка оформления результатов инвентаризации работники бухгалтерии следуют Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.95 №49.
В случаях выявления неправильного отражения хозяйственной операции текущего периода до окончания отчетного года ошибки исправляются записями по соответствующим счетам в том месяце отчетного периода, в котором выявлены искажения. При выявлении ошибок в счетных записях в отчетном году после его завершения, но за который бухгалтерская отчетность не утверждена, исправления производятся бухгалтерскими записями декабря того периода, за который подготавливается годовая отчетность. Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый год (после утверждения) не вносятся.
После завершения подготовительных работ и отражения в бухгалтерском учете результатов проведенной инвентаризации бухгалтер приступает к составлению баланса и других форм бухгалтерской отчетности. Основой для составления бухгалтерской отчетности, в том числе отчета о движении денежных средств, являются остатки по счетам Главной книги и данные учетных регистров (журналы-ордера, ведомости), которые переносятся в отчетные формы.
В целях правильного формирования показателей отчета о движении денежных средств бухгалтерия ОАО «Славгородская пивоварня» руководствуется действующими положениями по бухгалтерскому учету, а именно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», определяющее состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности. Кроме того, формирование показателей ОАО «Славгородская пивоварня» бухгалтерия должна осуществлять в соответствии с Указанием о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденным приказом МФ РФ от 22.07.03 №67н. Однако, при составлении отчета о движении денежных средств за 2003 год бухгалтерией была применена форма, утвержденная утратившим силу приказом Минфина РФ от 13.01.2000 №4н. Несоблюдение бухгалтерией требований действующего Указания не позволяет унифицировать экономические показатели, формируемые в процессе деятельности ОАО «Славгородская пивоварня», и делает отчетную информацию в части движения денежных средств не сопоставимой с информацией отчетов, составленных другими предприятиями.