Трудовий договір (контракт) складається у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства і повинен містити наступні основні реквізити: назву виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, друк [Додаток 18]. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу заповнюється в одному екземплярі працівником відділу кадрів на всіх прийнятих, за винятком тих, що призначаються вищестоящим органом. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотній стороні проекту наказу вказується, як хто може бути прийнятий на роботу що наймається, по якому розряду або з яким окладом і тривалістю випробувального терміну. На зворотній стороні проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму і інші відмітки.
Працівник відділу кадрів на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або відповідний йому документ.
Одним з основних документів в роботі з персоналом підприємства є особова картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника, дані про стаж роботи, а
також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці [Додаток 19]. Особова картка (форма Т-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі на підставі відповідних документів, паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплому (свідоцтва).
Вільні рядки можуть при необхідності заповнюватися даними по розсуду організації. Після заповнення розділу "Загальні відомості" особа, що оформляється на роботу, підписує особисту картку і проставляє дату заповнення. Вільні рядки в п. 6 (6.3, 6.4) розділу 1 призначені для назви і дати закінчення другої освітньої установи вищої або середньої професійної освіти. У розділі III з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу і переведення на іншу постійну роботу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку в графі 11. У розділі IX "Додаткові відомості" для повноти обліку осіб, що навчаються на заочній формі навчання установ вищої і середньої професійної освіти, слід проставляти дати надходження до освітньої установи і його закінчень. Особисті картки таких працівників рекомендується зберігати окремо до закінчення ними освітніх установ.
В процесі управління персоналом керівники видаютьнакази різної форми. Наказ (розпорядження) про перехід на іншу роботу (форма Т- 5). На підставі наказу (розпорядження) про перехід на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці і інших документах.
Графіки відпусток є внутрішнім документом, в якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів і підприємства в цілому. Форма графіка відпусток містить наступні реквізити: найменування підприємства, назва виду документа, гриф твердження, місце складання, дату, текст, візи узгоджень.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6) застосовується для оформлення щорічного і інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до Кодексу законів про працю (ст. 11), чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів і графіків відпусток. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особистій картці працівника, а бухгалтерія проводить розрахунок заробітної платні, що належить за відпустку.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма Т-8) застосовується при оформленні звільнення працівників. На підставі наказу про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія проводить розрахунок з працівником.
Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати (форма Т-12) і табель обліку використання робочого часу (форма Т-13) застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій службовців, контролю за дотриманням робочими і службовцями встановленого режиму робочого часу, складання статистичної звітності по праці. Облік використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації явок і нез'явлень на роботу або реєстрації тільки відхилень (нез'явлень, запізнень).
В процесі роботи підприємства від персоналу надходять особисті заяви та доповідні записки.
Особисті заяви працівників підприємства про прийом, перехід або звільнення пишуться від руки, у вільній формі або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві слід вказувати: адресата, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, текст, дату, підпис, розшифровку підпису.
Доповідна записка - це документ, в якому міститься виклад будь-якого виробничого питання. Пишеться доповідна записка від руки на стандартному листі паперу. До складу обов'язкових реквізитів належать: адресат, найменування документа, текст, дата, підпис, розшифровка підпису.
Акт - вид документа, який підтверджує ті або інші факти, і складається декількома особами [Додатки 20, 21]. Обов'язковими реквізитами акту є: найменування документа, найменування підприємства, гриф затвердження, дата, текст, відмітка про наявність додатків, підписи і їх розшифровка.
На кожного працівника підприємства у кадровій службі формується особиста справа. До особистої справи входять: внутрішній опис документів, що знаходяться в особистій справі; заява про прийом на роботу; контракт між працівником і підприємством; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копія документа про освіту; витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення); довідки та інші документи, що стосуються даного працівника; трудова книжка.
Автобіографія — це документ, який автор складає самостійно. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника. В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім'я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.
Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує діяльність працівника, і є основою для встановлення загального, безупинного і спеціального стажу. При прийомі на роботу трудова книжка заповнюється на усіхпрацівників, незалежно від виду діяльності і форми власності підприємства. У трудову книжку вносяться: дані про працівника (П.І.Б., дата народження, освіта, професія, спеціальність), дані про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення). При звільненні усі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом керівника підприємства з печаткою.
Отже, велика кількість різних документів дають можливість здійснювати облік персоналу, слідкувати за його рухом, характеризувати переміщення персоналу на підприємстві.
На ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” сформована система управління персоналом, що об'єднує під єдиним керівництвом заступника директора по управлінню персоналом усі підрозділи, що мають відношення до роботи з кадрами.
Система управління персоналом організації – система, у якій реалізуються функції управління персоналом [25, c. 32].
Принципи побудови системи управління персоналом (ППСУП) - правила, основні положення і норми, яким повинні слідувати керівники і спеціалісти підрозділів управління персоналом при формуванні системи управління персоналом організації [Додаток 22]. Всі принципи побудови системи управління персоналом реалізуються у взаємодії. Їх сполучення залежить від конкретних умов функціонування персоналу в організації.
Наука і практика виробили інструментарій вивчення стану діючої системи управління персоналом організації, побудови, обґрунтування і реалізації нової системи – методи побудови системи управління персоналом.
Класифікація методів аналізу і побудови системи управління персоналом організації:
1. методи обстеження (збір даних) - самообслідування, інтерв'ювання, бесіда, активне спостереження робочого дня, моментне спостереження, анкетування, вивчення документів, функціонально-вартісного аналізу;
2. методи аналізу - системний аналіз (служить методичним засобом системного підходу до рішення проблем удосконалення системи управління персоналом), економічний аналіз, декомпозиція (дозволяє розчленувати складні явища на більш прості, адже чим простіші елементи, тим повніше проникнення в сутність явища і визначення його сутності), послідовної підстановки (дозволяє вивчити вплив на формування системи управління персоналом кожного фактора окремо), порівнянь (дозволяє порівняти існуючу систему управління персоналом із подібною системою передової організації, із нормативним станом або станом у минулому періоді), динамічний (передбачає розташування даних у динамічному ряду і виняток із нього випадкових відхилень), структуризації цілей (передбачає кількісне та якісне обґрунтування цілей організації в цілому і цілей системи управління персоналом із погляду їх відповідності цілям організації), моделювання, функціонально-вартісного аналізу (дозволяє виявити зайві функції управління, що по тим або іншим причинам не виконуються), головних компонент (дозволяє відбити в однім показнику (компоненті) властивості десятків показників), балансовий (дозволяє зробити балансові зіставлення), кореляційний і регресійній аналіз, дослідний (базується на досвіді попереднього періоду даної системи управління персоналом і досвіді іншої аналогічної системи), матричний;