В ходе опытной эксплуатации системы проверяется идентичность данных старой и новой системы управления. По результатам проверки информации принимается решение или о доработках технологии работы с системой, или о переводе системы в промышленную эксплуатацию (система будет оцениваться двумя способами: удовлетворенностью персонала от использования системы и функциональными возможностями системы). В случае принятия решения о доработках технологии работы с системой, выполняются все необходимые доработки (корректировки, изменения), после чего снова проверяется идентичность данных старой и новой системы управления. Этот процесс происходит итеграционно до тех пор, пока не будет достигнут приемлемый результат. Далее производится документирование отработанных технологий решения задач бизнес-процессов предприятия. Производится корректировка предварительных инструкций и получение окончательных инструкций по эксплуатации рабочих мест и на выполнение сквозных бизнес-процессов и, при необходимости, корректируются должностные инструкции пользователей системы. Структура и содержание инструкций должны удовлетворять требованиям корпоративного стандарта и должны содержать полное описание всех операций рабочего места.
Ввод системы в промышленную эксплуатацию
По результатам опытной эксплуатации системы «Галактика» составляется план поэтапного «отключения» старой системы управления и учета, в котором указываются последовательность работ и график перехода конечных пользователей на новую систему. Работы завершаются составлением и подписанием паспорта системы и акта о вводе системы «Галактика» в промышленную эксплуатацию.
Обсуждение вариантов продолжения сотрудничества, ведение переговоров относительно будущих контактов и дальнейшей работы, и, возможно, закрепление результатов переговоров в договоре о дальнейшем сотрудничестве или в договоре о намерениях. Например, согласование позиций о перспективах выполнения реинжиниринга системы управления предприятия на базе опыта использования системы «Галактика».
Этап не менее важен, чем все предыдущие. На данном этапе собирается и обобщается вся информация о позитивных и негативных фактах проведения проекта ПНР системы «Галактика» на предприятии, собирается вся документация по проекту: отчеты, технические задания, технические проекты, инструкции и т.п. документы. Вся собранная информация подвергается критическому анализу, результатом которого могут стать:
· Предложения по совершенствованию взаимодействия подразделений и служб корпорации при проведении ПНР.
· Предложения по перспективным разработкам системы «Галактика».
· Предложения по разработке или по усовершенствованию технологий ведения ПНР на предприятиях отрасли, предложения для отраслевых решений и другие предложения.
Собранные документы сдаются в архив корпорации и используются для получения различного рода справок по вопросам эксплуатации системы «Галактика» на ОАО «АНХК».
Анализ обрабатываемых документов на рабочих местах специалистов ОАО "АНХК”, позволяет сделать оценку количества необходимых подразделениям рабочих мест. Под рабочими местами будем понимать количество компьютеров, которыми должны быть оснащены соответствующие службы для обработки документооборота в среде Системы “Галактика”.
Закупку отдельных модулей Системы “Галактика“ и пуско-наладочные работы целесообразно проводить по этапам, чтобы в кратчайшие сроки окупались произведенные Заказчиком затраты.
Примерный перечень пуско-наладочных работ по вводу в эксплуатацию системы Галактика на ОАО «АНХК» приведен в плане проведения пуско-наладочных работ (таблица 3.1). Исходя из опыта проведения пуско-наладочных работ на объектах масштаба предприятия Заказчика, весь комплекс работ первого этапа может быть выполнен примерно за 22 месяца. В перечне приведена трудоемкость работ выполняемых Исполнителем. Конкретные сроки выполнения работ по каждому пункту план-графика должны быть определены Заказчиком, после проработки участвующими в них подразделениями предприятия и определения реальных затрат времени с их стороны. При этом должны быть приняты во внимание:
· трудоемкость работ;
· квалификация исполнителей;
· загрузка исполнителей по основной деятельности;
· наличие сотрудника на рабочем месте (отпуска, отгулы и т.п.).
Дату начала пусконаладочных работ необходимо согласовать со сроками обучения специалистов работе с системы «Галактика», технической готовности компьютерного парка и локальной вычислительной сети и сроком закупки лицензий на систему «Галактика».
Детальный план-график ПНР разработан совместно с группой Заказчика и Исполнителя перед проведением ПНР.(см. таблицу 3.1)
План-график проведения пуско-наладочных работ утвержден приказом Генерального директора ОАО "АНХК", в котором определимы ответственные лиц по направлениям и в общем за выполнение всех работ, предоставлены ответственным за внедрение лицам полномочия необходимые для выполнения возложенных на них задач, установлены сроки и формы периодической отчетности (еженедельно на уровне рабочей группы, ежемесячно на уровне управляющего или его заместителя).
Таблица 3.1.
Периоды пуско-наладочных работ Системы «Галактики».
| Наименование задачи | Длительность | Начало | Окончание | |||
| месяц | ||||||
| I стадия автоматизации | ||||||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Управление снабжением | 9,25 | 18.03.2007 | 29.11.2007 | |||
| 1 | АРМ МТО: Договорная деятельность | 1,25 | 25.03.2007 | 26.04.2007 | ||
| 2 | АРМ МТО: Управление движением МТР | 1 | 29.04.2007 | 24.05.2007 | ||
| 3 | АРМ МТО: Управление складскими запасами | 5,75 | 27.05.2007 | 01.11.2007 | ||
| 4 | АРМ Услуги: Потребление прочих услуг | 0,75 | 08.04.2007 | 26.04.2007 | ||
| 5 | АРМ Услуги: Потребление тепло-электроэнергии | 0,75 | 18.03.2007 | 05.04.2007 | ||
| 6 | АРМ МТО: Планирование закупок МТР | 1 | 04.11.2007 | 29.11.2007 | ||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Управление сбытом | 4,75 | 18.03.2007 | 26.07.2007 | |||
| 7 | АРМ Сбыт: Управление сбытом ТМЦ | 1,5 | 17.06.2007 | 26.07.2007 | ||
| 8 | АРМ Сбыт: Управление сбытом услуг | 1,5 | 18.03.2007 | 26.04.2007 | ||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Управление финансовыми ресурсами | 7 | 25.03.2007 | 04.10.2007 | |||
| 9 | АРМ Финансы: Банковские операции | 0,95 | 27.05.2007 | 20.06.2007 | ||
| 10 | АРМ Финансы: Ведение Актов взаимозачетов | 0,5 | 21.06.2007 | 04.07.2007 | ||
| 11 | АРМ Финансы: Ведение кассовых операций | 0,85 | 25.03.2007 | 16.04.2007 | ||
| 12 | АРМ Финансы: Вексельные операции | 1,5 | 01.04.2007 | 10.05.2007 | ||
| 13 | АРМ Финансы: Кредитные операции | 0,9 | 13.05.2007 | 05.06.2007 | ||
| 14 | АРМ Финансы: Операции по договорам цессии | 0,5 | 06.06.2007 | 19.06.2007 | ||
| 15 | АРМ Финансы: Платежный календарь | 1,5 | 15.07.2007 | 23.08.2007 | ||
| 16 | АРМ Финансы: Разработка финансового плана | 1,75 | 27.05.2007 | 12.07.2007 | ||
| 17 | АРМ Финансы: Исполнение финансового плана | 1,5 | 15.07.2007 | 23.08.2007 | ||
| 18 | АРМ Финансы: Анализ финансовых операций | 1,5 | 26.08.2007 | 04.10.2007 | ||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Бухгалтерский учет | 7,55 | 17.04.2007 | 13.11.2007 | |||
| 19 | АРМ: Учет расчетов с подотчетными лицами | 0,9 | 17.04.2007 | 10.05.2007 | ||
| 20 | АРМ: Учет кассовых операций | 0,9 | 17.04.2007 | 10.05.2007 | ||
| 21 | АРМ: Учет банковских операций | 0,9 | 21.06.2007 | 16.07.2007 | ||
| 22 | АРМ: Учет вексельных операций | 0,9 | 13.05.2007 | 05.06.2007 | ||
| 23 | АРМ: Учет расчетов с поставщиками подрядчиками | 0,9 | 27.05.2007 | 19.06.2007 | ||
| 24 | АРМ: Учет расчетов с покупателями и заказчиками | 0,9 | 29.07.2007 | 21.08.2007 | ||
| 25 | АРМ: Учет материалов | 0,9 | 17.06.2007 | 10.07.2007 | ||
| 26 | АРМ: Учет реализации | 0,9 | 29.07.2007 | 21.08.2007 | ||
| 27 | АРМ: Учет кредитов и займов | 0,9 | 06.06.2007 | 01.07.2007 | ||
| 28 | АРМ: Учет экспортно-импортных операций | 1,25 | 22.08.2007 | 25.09.2007 | ||
| 29 | АРМ: Учет финансовых вложений | 0,75 | 26.09.2007 | 16.10.2007 | ||
| 30 | АРМ: Учет спецодежды | 1 | 17.10.2007 | 13.11.2007 | ||
| 31 АРМ: Претензионно-исковая деятельность | 1,25 | 29.07.2007 | 30.08.2007 | |||
| Итого I стадия | 9,25 | 18.03.2007 | 29.11.2007 | |||
| II стадия автоматизации | ||||||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Управление Инвестиционной деятельностью | 3,85 | 02.12.2007 | 18.03.2008 | |||
| 32 | АРМ Управление капитальным строительством | 2 | 02.12.2007 | 24.01.2008 | ||
| 33 | АРМ Управление инвестиционными проектами | 2 | 22.01.2008 | 18.03.2008 | ||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Управление ремонтами | 3 | 02.12.2007 | 21.02.2008 | |||
| 34 | АРМ Ремонты: Планирование ремонтов | 1 | 02.12.2007 | 27.12.2007 | ||
| 35 | АРМ Ремонты: Управление ремонтными работами | 2 | 30.12.2007 | 21.02.2008 | ||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Управление затратами и себестоимостью | 5,75 | 03.07.2008 | 10.12.2008 | |||
| 36 | АРМ: Разработка плана реализации и затрат | 1,75 | 03.07.2008 | 20.08.2008 | ||
| 37 | АРМ: Расчет плановой себестоимости | 1,95 | 21.08.2008 | 14.10.2008 | ||
| 38 | АРМ: Ценообразование | 1 | 10.10.2008 | 06.11.2008 | ||
| 39 | АРМ: Анализ производственно- хозяйственной деятельности | 1,2 | 07.11.2008 | 10.12.2008 | ||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Управление производством | 3,8 | 19.03.2008 | 02.07.2008 | |||
| 40 | АРМ: Планирование производства | 1,75 | 19.03.2008 | 06.05.2008 | ||
| 41 | АРМ: Диспетчеризация движения МТР | 2,05 | 07.05.2008 | 02.07.2008 | ||
| 42 | АРМ: Управление автотранспортом | 3 | 24.02.2008 | 16.05.2008 | ||
| КОМПЛЕКС ЗАДАЧ Бухгалтерский учет | 8,55 | 22.01.2008 | 17.09.2008 | |||
| 43 | АРМ: Расчеты с персоналом по оплате труда | 3 | 22.01.2008 | 15.04.2008 | ||
| 44 | АРМ: Учет капитальных вложений | 1 | 27.01.2008 | 21.02.2008 | ||
| 45 | АРМ: Учет нематериальных активов | 0,6 | 24.02.2008 | 11.03.2008 | ||
| 46 | АРМ: Учет основных средств | 1 | 12.03.2008 | 08.04.2008 | ||
| 47 | АРМ: Учет драгоценных металлов | 0,4 | 09.04.2008 | 18.04.2008 | ||
| 48 | АРМ: Ведение налоговых расчетов | 0,45 | 19.05.2008 | 29.05.2008 | ||
| 49 | АРМ: Налоговый учет | 2 | 24.03.2008 | 16.05.2008 | ||
| 50 | АРМ: Учет готовой продукции | 1 | 03.07.2008 | 30.07.2008 | ||
| 51 | АРМ: Учет и расчет налогов | 1 | 24.02.2008 | 21.03.2008 | ||
| 52 | АРМ: Учет основного и вспомогательного производства | 1,5 | 03.07.2008 | 13.08.2008 | ||
| 53 | АРМ: Сводная бухгалтерская отчетность | 1,25 | 14.08.2008 | 17.09.2008 | ||
| Итого II стадия автоматизации | 13,4 | 02.12.2007 | 10.12.2008 | |||
| Итого | 22,65 | 18.03.2007 | 10.12.2008 | |||