Финансовый план (бюджет) программы содержит детальное повременное описание всех поступлений и расходов, планируемых в течение жизненного цикла программы. Он утверждает систему учета затрат и правила выполнения финансовых оценок по выполненным работам.
Финансовый план имеет две функции: функцию бюджета и функцию распределения денег во времени. Как бюджет он показывает принятый уровень затрат и структуру затрат по всем затратным элементам программы, которые обычно включают следующие категории:
- рабочие (трудовые ресурсы);
- материалы;
- оборудование;
- соисполнители;
- накладные расходы;
- другие источники затрат.
В дополнение к этим источникам затрат бюджет должен содержать некоторый управленческий резерв, необходимый для управления рисками. Его количество определяется исходя из вероятностного анализа. Любые непрямые затраты или перерасходы могут быть распределены среди категорий прямых расходов, чтобы избежать трудностей, связанных с их учетом.
Что касается распределения денег во времени, финансовый план представляет собой некоторый профиль затрат по всему жизненному циклу программы. По существу, он является планом финансового обеспечения графика работ программы. Наличие такого плана позволяет руководству планировать необходимые поступления по программе в соответствии со сроками начала и окончания работ.
Финансовый план программы обычно рассчитывается на основе стоимостей ресурсов, назначенных работ. Используя данные о стоимостях отдельных видов ресурсов и их соответствии задачам, менеджер может построить профили затрат по каждому ресурсу и по программе в целом.
Отметим, что календарь финансового обеспечения и календари ресурсов имеют разную природу. Финансирование обычно осуществляется на основе принятых в организации платежных и финансовых периодов, планирование использования человеческих ресурсов производится на основе недельных или месячных графиков рабочего времени.
Менеджер может использовать средства моделирования и отчеты для разработки финансового плана, наилучшим образом удовлетворяющего условиям программы. Например, определенного изменения профиля стоимости программы можно добиться за счет варьирования сроками начала некритических задач (календарный план программы, как уже отмечалось, содержит ранние и поздние даты окончания для каждой работы, не лежащей на критическом пути).
После начала реализации программы финансовый план является основой для выполнения различных видов анализа расходов по программе.
Менеджер должен использовать финансовые отчеты и диаграммы как на детальном, так и на обобщенном уровнях для определения текущего состояния затрат по программе. Поскольку ресурсы и затраты назначаются для работ нижнего уровня детализации, то наиболее удобной является разработка финансового плана на уровне детальных работ. Для получения суммарных стоимостных данных нужного уровня разработчик должен использовать СРР.
Методика стоимостного анализа на основе выполненного объема работ (объединяет данные из расписания, стоимостные оценки и информацию о степени завершенности работ), позволяет выполнить более точный анализ состояния работ по программе на определенную дату.
После окончательного утверждения даты начала программы и расчета на все даты можно ввести в расписание дополнительные задачи-события, отмечающие достижение промежуточных результатов, и зафиксировать даты их наступления. Такие задачи-события могут являться контрольными точками в ходе выполнения программы. Важно обратить внимание на уровень критичности программы. Если критические работы в программе превышают 20–25% от общего количества работ, то это означает, что разработан напряженный план. Любая задержка в выполнении работы, лежащей на критическом пути, повлечет за собой задержку срока окончания всей программы. Опытные разработчики в таких случаях часто предусматривают в расписании некоторый дополнительный резерв времени на непредвиденные задержки. Такой резерв может быть задан в расписании программы путем введения задач-событий с фиксированной датой, предусматривающей некоторый резерв времени, или с «пустыми» задачами определенной длительности.
Отметим, что на практике планирование временных, ресурсных и стоимостных параметров программы тесно взаимосвязано и не может быть выполнено независимо. Временной, ресурсный и стоимостной анализы проекта взаимозависимы и, следовательно, неотделимы друг от друга. Необходимость перепланирования одного из параметров, как правило, влечет изменения в остальных параметрах программы. Степень зависимости между параметрами определяются типом программы и конкретными условиями реализации. Зависимость между параметрами может носить неявный характер, однако должна быть выявлена и контролироваться менеджментом программы.
Однако рано или поздно, но процесс планирования, как правило, заканчивается разработкой приемлемого расписания. Тогда остается привязать программы к конкретным датам и зафиксировать разработанный план. После начала реализации программы принятый план является основой для выполнения различных видов анализа. Любые изменения по программе, влекущие изменение плана работ, использования ресурсов или затрат, должны быть формально рассмотрены в соответствии с процедурой менеджмента изменениями.
3. Как оценивается научный потенциал авторского коллектива?
Методика оценки трудового вклада специалиста. Ускорение процесса создания, внедрения и освоения технологических инноваций (ТИ) для коммерческих предприятий во многом предопределяется четкой и последовательной организацией оплаты труда персонала, занятого в этой сфере деятельности. Большую и важную работу в этом направлении провел Институт труда. В данном учебном пособии используются отдельные методы, разработанные им в последние годы.
В свою очередь мотивирующий эффект оплаты зависит как от применяемых в организациях форм экономического расчета, так и от сложившихся методов измерения трудового вклада подразделений и отдельных специалистов.
Такая оценка может осуществляться как по критериям, выражающим качественные и количественные параметры результата, так и по критериям, характеризующим непосредственно процесс труда (продолжительность выполнения работы, ее сложность и т.п.). Набор и тех, и других критериев, их соотношение и значимость в общей совокупности определяются конкретными условиями деятельности группы специалистов. Общий подход к формированию системы критериев предполагает реализацию трех основных требований:
1) предпочтительно, как правило, исключить одновременное применение критериев, присущих процессу труда и результатам труда;
2) в целях радикального повышения эффективности деятельности персонала целевых технологических подразделений (ЦТП) следует в максимальной мере использовать в поощрительных системах показатели, характеризующие результаты создания, внедрения и освоения технологических инноваций. Параметры процесса труда целесообразно отражать в оплате через показатели его результативности.
Отмеченное требование также относится к учету, оценке и включению в систему мотивирования труда так называемых личных качеств работника (компетентности, организованности и т.п.). Их следует преимущественно учитывать в соответствии с достижениями определенных научных и технических результатов;
3) среди критериев наиболее целесообразны те, которые характеризуют конечные результаты деятельности возможно более крупных организационных систем. Ограничением в выборе этих критериев является необходимость сохранения достаточно ощутимой связи между усилиями специалистов соответствующей квалификационно-должностной группы и конечными результатами. Так, наиболее показательными для технологических инноваций являются критерии, выражающие итоги их внедрения в производстве.
Достоверность и полнота оценки трудового вклада специалистов, занятых созданием и внедрением ТИ, обеспечиваются систематическим накоплением информации о результативности труда и периодическим подведением итогов их деятельности. Как правило, в процессе учета эффективности труда персонала ЦТП выделяют три последовательных стадии:
1) учитываются и оцениваются решенные специалистами задачи (выполненные темы, программы, их этапы, разделы, операции) после завершения каждой из них. Также оценивается значимость прогрессивных частных технологических решений (изобретений, рационализаторских предложений, рабочих гипотез и т.п.), достижения во внедренческой деятельности, количество и характер допущенных ошибок.
При этом принимаются во внимание различия, вытекающие из специфики работ. Так, оценка фундаментальной работы формируется с учетом мнения ученого (научно-технического) совета (или иного коллегиального органа); технологическая инновация должна, на наш взгляд, оцениваться с учетом сопоставления этой ТИ с лучшими отечественными и зарубежными аналогами, а также оцениваться исходя из выполнения установленного задания на эти работы и т.п.;
2) подводятся и фиксируются итоги деятельности специалиста за сравнительно короткий период. Периодичность промежуточной оценки устанавливается организациями с учетом средней продолжительности выполнения заданий специалистов данной профессионально-должностной категории. Например, для главных, ведущих, старших научных сотрудников, занятых фундаментальными исследованиями, промежуточную оценку допустимо проводить один раз в год (или даже отказаться от нее совсем). Для технологов, техников и лаборантов указанную оценку целесообразно осуществлять один раз в месяц или квартал.